Atividades empresariais necessitam cumprir uma série de conformidades regulatórias e legislações específicas conforme o seu mercado. Isso exige muito trabalho e atenção para poder atender a esta demanda prioritária dos negócios.
Estar em dia com a conformidade é importante não apenas para cumprir uma regulamentação, mas também ajuda as empresas a ajustarem os seus processos operacionais, e não apenas evitar punições, as quais podem ser facilmente evitadas se os regulamentos forem seguidos.
Estar em conformidade reduz os riscos e minimiza a possibilidade de incidentes, fraudes e outras intercorrências imprevisíveis que podem ser prejudiciais à organização, como a perda de confiança por parte dos clientes, parceiros e investidores.
Para colocar em prática o plano para a conformidade, as empresas devem considerar várias ações prioritárias, e a gestão das informações relacionadas aos dados é uma delas. Um checklist importante a ser considerado:
1 – Analisar o inventário de dados e promover o seu mapeamento das informações relacionadas aos requisitos regulatórios, se todos estão disponíveis ou se há a necessidade de coletar novos elementos complementares. Os dados devem ser confiáveis, precisos e disponíveis para todos que necessitam deles.
2 – Construir a infraestrutura de dados – Os dados devem ser facilmente localizados. Ferramentas de análise de dados são ótimas para isso e ajudam a organização a saber onde estão as informações necessárias para o compliance, para poderem ser apresentadas prontamente quando solicitados. Ela pode ser usada para obter todas as informações necessárias para atender a uma regulação, produzindo relatórios relacionados às exigências normativas;
3 – Gerenciamento dos dados. Os dados devem ser confiáveis, precisos e disponíveis para todos que necessitam deles. É importante apurar quais sistemas e bancos de dados existentes possuem estes dados e eliminar os silos para poder consolidar e contextualizar adequadamente as informações. Devido a diversos fatores, os eventos podem sofrer alterações e, se não atualizados, podem impactar a operação do compliance
A implementação deve ser contínua
O projeto para o compliance não deve ser tratado com algo que se encerra logo que seja implementado. Os negócios são dinâmicos e os padrões regulatórios evoluem com o mercado.
O compliance deve ser acompanhado de um sistema de gerenciamento dos dados relacionados e estruturados. Como a TI opera com sistemas diversos – localmente e na nuvem – que não se conversam, é necessário pensar em promover a integração entre os sistemas que possuem os dados para garantir o acesso a eles a partir de uma interface central de fácil uso e amigável.
O que geralmente acontece é que os dados estão dispersos em sistemas diferentes que não se comunicam entre si. Neste momento, é necessário pensar na integração entre eles.
Caso o projeto leve a uma substituição dos sistemas existentes, isso não pode acontecer sem que os dados legados estejam recuperados. Uma plataforma eficiente de integração será capaz de coletar estes dados e mantê-los em uma base sólida e acessível.
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Para que a empresa consiga adotar os indicadores-chave de desempenho (KPIs), para acompanhar a sua evolução para o compliance. E isso somente será possível se o processo e a estrutura tecnológica estiverem adequados.
A base tecnológica para a conformidade
A infraestrutura de TI deve estar preparada para atender a todas as demandas gerenciais da empresa – o que inclui as necessidades de conformidade – , e deve ser capaz de garantir o funcionamento do ecossistema de aplicações e sistemas de dados. Entre os sistemas que devem fornecer os dados relacionados à conformidade, incluindo a automação, tratamento e segurança dos dados.
A tecnologia é o coração da operação de uma empresa e desempenha um papel fundamental na conformidade regulatória ao passo que ela possa ser capaz de entregar as ferramentas e soluções para automatizar processos, analisar dados, mitigar riscos e garantir o cumprimento das leis e regulamentações.
Por esta razão, escolher as tecnologias adequadas e implementá-las estrategicamente, considerando os desafios e as especificidades de cada organização, é a peça chave para que os dados possam ter qualidade e permitam atender aos requisitos regulatórios de cada indústria.
Rodney Repullo, CEO da Magic Software Brasil.
