Na busca pelo ganho de agilidade, organização e redução de custos, as assinaturas eletrônicas e digitais aparecem cada vez mais como fatores essenciais para empresas e escritórios. Isso porque elas eliminam a necessidade de impressões e armazenamento físico de documentos, viabilizando assim processos mais rápidos e seguros. De ponta a ponta, da redação ao envio do documento, tudo pode ser feito on-line.
Além do mais, é esperado que o mercado global de assinatura digital deva atingir US$ 20,4 bilhões até 2027, segundo a pesquisa da Global Industry Analysts, divulgada pela Market Research.com em dezembro de 2022.
O uso de assinaturas eletrônicas no Brasil vem crescendo a passos largos. De acordo com dados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), divulgados em setembro, a modalidade disponibilizada pelo governo cresceu 203% em 2023.
Para explicar de forma mais aprofundada sobre quais são os benefícios dessas assinaturas, selecionei informações e conceitos essenciais para responder as três principais dúvidas sobre o tema. Seguem abaixo:
1 – O que é assinatura eletrônica e quais são os seus tipos?
De maneira geral, a assinatura eletrônica é uma forma prática e segura de atestar um ato no meio digital. A partir da Lei nº 14.063, criada em setembro de 2020, com a finalidade de proteger as informações pessoais de todos os cidadãos, essas assinaturas passaram a ser classificadas em três categorias: simples, avançada e qualificada.
A assinatura eletrônica simples pode ser a rubrica numa tela, um login ou o simples ato de clicar em um botão "Assinar". Por confirmar a identidade de maneira mais simples, ela indicada para contratos e documentos de baixo risco, como a solicitação de serviços essenciais (água, luz e internet). Além desses, atas de reuniões, propostas comerciais, entre outros.
Já a assinatura eletrônica avançada é bastante comum nas empresas. Em algumas, esse tipo de assinatura eletrônica é gerada a partir de um certificado digital emitido pela própria companhia. Isso permite que a identidade do colaborador/signatário seja validada, permitindo que ele use a assinatura em documentos e atos pré-estabelecidos entre as partes.
A assinatura eletrônica também pode ser gerada a partir de outras tecnologias, desde que a identidade do signatário seja comprovada de maneira inequívoca.
Por fim, a assinatura eletrônica qualificada é feita a partir do uso de um certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A segurança desse método é garantida por dois fatores principais: o processo rigoroso de validação da identidade para a disponibilização do certificado e o uso da criptografia para proteger os dados e garantir a autenticidade do documento.
Aliás, as assinaturas eletrônicas qualificadas são recomendadas para documentos que exigem alta segurança, como contratos de compra e venda, prontuários médicos e laudos. Também são indicadas para notas fiscais, relatórios empresariais e operações bancárias.
2 – As assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?
Sim, mas em contextos diferentes. Isso porque, a validade jurídica da assinatura qualificada está prevista na legislação (MP 2.200-2), e, portanto, tudo o que é assinado usando um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica.
Já nos casos das assinaturas eletrônicas simples e avançada, a validade jurídica é configurada conforme as evidências colhidas no momento da formalização da transação, como a geolocalização, endereço IP do dispositivo, apresentação de documentos oficiais e, até mesmo, a assinatura manuscrita.
3 – Onde e como assinar documentos eletrônicos?
É necessário inserir o documento em questão em um portal de assinaturas, escolher o tipo de assinatura, assinar ou indicar signatários e pronto! Hoje, existem plataformas completas que permitem a criação de fluxos de assinaturas, acompanhamento de todas as etapas em tempo real e, também, a assinatura em lote de documentos. Na hora de pesquisar a melhor opção, considere tempo de mercado da empresa que oferece o serviço e funcionalidades da plataforma. Outra opção é assinar o documento diretamente de programas.
Márcio D'Avila, consultor técnico e especialista em identificação e segurança digital da CertiSign.
