Branded content – A gestão de documentos é uma atividade que mudou drasticamente a partir da introdução dos computadores pessoais nos ambientes de trabalho. Se no passado o que era importante à organização ficava registrado em papéis guardados em pastas e armários empoeirados, no presente tudo é digital.
E a evolução não parou na transição do físico para o digital, muito pelo contrário! O arquivamento de documentos nos dispositivos eletrônicos também se modificou: primeiro com disquetes, e então com CDs. Os pendrives ainda são utilizados, mas o mais comum é guardar materiais na nuvem, na internet.
Pensando em tudo isso, é fácil perceber que a tecnologia tem papel fundamental ao auxiliar na gestão de documentos em empresas de todos os portes. Apesar da conclusão "óbvia", há formas de usar as ferramentas tecnológicas que não são amplamente conhecidas e aplicadas por gestores de negócios.
6 maneiras como a tecnologia ajuda na gestão de documentos em PDF
Abaixo nós separamos uma lista com 6 situações nas quais a tecnologia pode auxiliar na gestão de documentos, em específico aqueles no formato PDF. Documentos em PDF nada mais são do que arquivos (multimídia ou não) com possibilidade de serem abertos em dispositivos de mesa ou móveis.
1– Conversão de documentos
Documentos no formato PDF nem sempre são a extensão mais adequada para uma situação. Embora eles possuam benefícios como tamanho reduzido e compatibilidade praticamente universal, em muitos casos é necessário converter PDF em Word, algo que pode ser feito com recursos direcionados.
Conversores de PDF (e de Word) existem online e cumprem funções que vão muito além, geralmente agregando outros tipos de edições de documentos nesse formato. De toda forma, poder modificar a extensão do arquivo conforme a necessidade é uma mão na roda para a gestão de docs nas empresas.
2 – Arquivamento na nuvem
Não é incomum que empresas salvem documentos importantes em gadgets externos, como SSD ou HD. Essa é uma boa escolha, considerando os espaços disponíveis e a dispensa de uma conexão com a internet, mas há certos problemas que apontam na direção do arquivamento de dados na "nuvem".
A "nuvem" nada mais é do que a internet: serviços que fornecem armazenamento em nuvem salvam documentos importantes em seus servidores, os quais podem ser acessados pelos usuários conforme demanda. Para empresas de maior porte, esse tipo de opção é valioso na comunicação entre setores.
3 – Banco de dados para acesso coletivo
Essa dica está relacionada com a anterior, mas pode utilizar tecnologias distintas. Enquanto a nuvem cumpre papéis variados focados no armazenamento, softwares de bancos de dados conseguem ser usados para consulta frequente. Tanto documentos quanto avisos e e-mails podem se encaixar aqui.
O ideal é que um banco de dados conte com tecnologias de filtragem, permitindo que documentos em PDF sejam encontrados com maior agilidade. Orçamentos, contratos e projetos se valem de recursos para serem facilmente resgatados, caso essa necessidade apareça num momento posterior.
4 – Controle de versões de um mesmo documento
Em ambientes de trabalho coletivo, um mesmo documento passa por várias mãos, sendo visualizado e por vezes modificado. Isso é positivo, mas requer controle: quando uma alteração incorreta é feita, o ideal é que exista uma solução rápida e simples para retornar ao documento antes da modificação.
Felizmente, há tecnologias que auxiliam nesse aspecto da gestão de documentos, mesmo aqueles em PDF. Embora nem todos saibam, editores de PDF permitem que esses arquivos sejam modificados sem que precise convertê-los, o que geralmente está presente em plataformas que lidam com a extensão.
5 – Envio e recebimento de projetos
No cotidiano de uma empresa, a comunicação externa é tão importante quanto a interna. Seja no envio ou recebimento de contratos e projetos ou na simples comunicação, recursos de e-mails são um dos pilares da gestão de documentos. E isso inclui os anexos, como é o caso dos documentos em PDF.
É interessante explorar todas as funções dos e-mails, como envio programado, envios em massa, encaminhamento e resposta, assinatura e, é claro, anexo de documentos em PDF. Caso se trate de um arquivo sensível, coloque uma senha para garantir a segurança digital, a fim de que outros que vejam o e-mail não possam acessá-lo.
6 – Extração de mídias de documentos
Arquivos PDF são usados, entre outras razões, por permitirem o envio de documentos multimídia em tamanho reduzido. Isto é: inclui-se texto, imagens e hiperlinks, facilitando uma apresentação geral, mas em pouco espaço. Por outro lado, nem todos os profissionais sabem que é possível extrair mídias.
Com tecnologias de edição de PDF, existe a possibilidade de salvar fotos específicas para outras funções. Em todo caso, é preciso considerar que as mídias enviadas com PDF são comprimidas, o que significa que extraí-las resulta em um arquivo com qualidade inferior. A conversão vem mais a calhar!
