A Terra Investimentos, corretora que atua no mercado agrícola, ajudando investidores de todos os níveis na escolha das melhores oportunidades no Brasil e no exterior, encontrou no RPA a solução para atividades do backoffice, conquistando um ROI em cinco meses. A companhia automatizou o envio de relatórios (internos e externos), gestão das rotinas para cobrança de taxa de custódia e cobrança de corretagem e dashboard para gerenciamento de processos.
Além do rápido retorno de investimento, a corretora reduziu em 85% o tempo para a geração e envio de relatórios, diminuiu em 70% os recursos humanos no backoffice, eliminou erros de relatórios, conquistou processos escaláveis rapidamente e aumentou a gestão e controle dos processos.
Atualmente, a Terra Investimentos conta com 40 processos, entre os principais estão a companhia gera e envia relatórios diários, semanais e mensais para os clientes, consolida a cobrança de taxas, realiza operações de fechamento diário e atende requisições de clientes, totalizando em torno de 5 mil por mês, com uma oferta que contempla quatro tipos de produtos.
Diante desse cenário, as principais dificuldades identificadas estavam os reports diários, totalizando mais de 30 tipos, vários sistemas para coletar e consolidar os dados, a personalização de pacotes de relatórios por clientes, horário limite para envio e processo crítico e sensível a erros. Além disso, o processo não era escalável, uma vez que o aumento da base de clientes refletia no aumento dos custos de backoffice e, consequentemente, de funcionários. Outro desafio constante era as diferentes regras de cobrança de taxas.
"Por isso, identificamos que a melhor solução seria automatizar os processos. Mas deveríamos avaliar qual seria o melhor fornecedor, com uma solução de automação flexível às necessidades do negócio, com nível de confiabilidade em relação a estabilidade, desempenho e segurança das informações", explica Elias Matheus, diretor de Backoffice da Terra Investimentos. Ele também destaca que o parceiro deveria desenvolver uma plataforma parametrizável para facilitar a administração de novos clientes e relatórios, bem como um parceiro que possuísse um background para apoiar na melhoria dos processos e que garantisse a sustentação para suportar o crescimento, customização e velocidade de implantação.
Dessa forma, com o apoio da Sow Plusoft, o projeto contemplou 10 importantes etapas: consultoria para mapeamentos dos processos (As Is), análise e desenho da solução (To Be), validação do escopo e definição dos KPIs de sucesso, desenvolvimento, teste e homologação, treinamento, implantação em produção, operação assistida, suporte, manutenção e ajustes.
Segundo Matheus, antes a companhia contava com um profissional, que trabalhava das 18h às 21h só para ajustar taxas de corretagem. Hoje, com a automação, a empresa realiza apenas pequenos ajustes. "Nossa meta é reduzir em 20% a equipe e crescer entre 30 a 35% até o primeiro semestre de 2019", explica Matheus.
