As empresas buscam cada vez mais alternativas para aumentar a eficiência da gestão de seus colaboradores. Um cenário em que todos os processos, desde o cadastro até as rescisões, sejam controlados e geridos com transparência e agilidade, é algo almejado pelos departamentos de recursos humanos. Para a CBA, empresa de soluções em benefícios de alimentação, isto já acontece.
Maior produtividade, redução de custos e controle total dos processos relacionados a milhares de empregados espalhados por todo o país, foram conquistados após a adoção da solução Benner Gestão de RH. O projeto foi realizado pela Benner e por sua parceria Ascorp, empresa de soluções tecnológicas com expertise nos segmentos de atuação da CBA e em implementações em bases de dados de grande volume.
A CBA, antes de passar por uma série de fusões e aquisições entre os anos de 2011 e 2012, era usuária da solução Benner Gestão de RH. No entanto, no momento de unificar as operações destas diferentes unidades que passaram a compor a companhia, constatou que a maioria dos novos funcionários estava sob o gerenciamento de outro sistema. Desta forma, pensando em facilitar o processo, optou por adotar esta solução concorrente como padrão.
"Erramos ao tomarmos essa decisão. Nesse período tivemos um número gigantesco de erros em nossa folha e ficamos com a nossa área de recursos humanos totalmente vulnerável", ressalta Luana Fátima de Souza, gerente corporativa de Recursos Humanos da CBA.
Os problemas ocorreram pelo fato do sistema em uso não ser capaz de apresentar cálculos consistentes e oferecer a segurança adequada para os dados. A falta de automação demandava intervenções manuais por parte dos usuários e, como as áreas e unidades não estavam integradas entre si, ocorria um índice elevado de retrabalho em determinados processos. Com isso, além dos prazos de fechamento não serem cumpridos, não existia controle, inclusive de casos específicos, como exceções de pagamento e descontos nas remunerações dos funcionários, implicando em dificuldades para adequação às normas legais e atendimento de demandas de fiscalização.
De acordo com a gerente, foi diante deste cenário e por indicação dos próprios usuários, que a CBA decidiu retornar à solução Benner Gestão de RH, adotando-a como padrão para as nove empresas do Grupo. Para fazer a migração das informações dos 15 mil colaboradores que faziam parte da estrutura da companhia na época, foram necessários cerca de oito meses. "Quando concluímos a implementação, passamos a viver um momento totalmente diferente. Foi possível até reduzir o quadro de colaboradores da área de RH, obtendo um controle muito mais eficaz dos processos", ressalta.
Atualmente, todos módulos da solução Benner Gestão de RH são utilizados na CBA e contemplam o processo completo de folha de pagamento (rescisão, férias, entre outros) e também o controle de benefícios dos colaboradores, hoje na casa dos sete mil. Com a nova estrutura, os controles realizados por meio de planilhas praticamente desapareceram, o que trouxe maior agilidade e resultou em uma redução significativa nas ocorrências de erros, uma vez que as intervenções manuais foram suprimidas. O retrabalho foi eliminado graças à adoção do workflow e outras funcionalidades trouxeram mais autonomia na criação de regras de negócios. A volta do Benner no ambiente da CBA também permitiu a descentralização de algumas rotinas para as unidades remotas, liberando assim a área corporativa para focar em processos de análise e tomada de decisão.
Além disso, com todas as informações consolidadas dentro de um sistema completo e robusto, a tarefa de extrair relatórios com as mais diversas informações tornou-se muito mais fácil de ser executada. Os ganhos de produtividade foram desta forma bastante perceptíveis. "Quem trabalha com RH, principalmente empresas com grande número de funcionários, sabe exatamente a importância das informações serem fidedignas. Isso facilita muito a tomada de decisão dos gestores das áreas", finaliza a gestora.
