Ao deixarmos a pandemia de Covid-19 para trás, empresas de todo o mundo renovam seus esforços para melhorar a eficiência operacional e cortar custos. Os processos de folha de pagamento costumam estar no topo da lista. E com razão. Um processo de folha de pagamento desarticulado e cheio de erros pode prejudicar seriamente a velocidade de lançamento de qualquer empresa no mercado, impactar as estratégias de crescimento e dificultar o alcance de metas de receita.
A pandemia expôs problemas estruturais persistentes nas folhas de pagamento, revelando uma necessidade urgente de a função evoluir de imprevisível e reativa para orientada por dados e estratégica. Essas questões parecem se intensificar à medida que as empresas enfrentam dificuldades contínuas no recrutamento de profissionais especializados que tenham conhecimento estratégico, técnico e analítico suficiente. Os líderes de RH agora buscam recuperar o atraso e construir a resiliência essencial para garantir o bom andamento das operações de negócios.
Com a captação e retenção de talentos cada vez mais difícil, as empresas começaram a se concentrar no bem-estar dos colaboradores como uma área-chave de aprimoramento. Obviamente, a folha de pagamento pode ter uma função essencial nisso. Afinal, pagar a equipe com exatidão e pontualidade é um princípio básico do "contrato psicológico" de bem-estar do funcionário.
Os erros de folha de pagamento podem ser onerosos para uma organização, tanto financeiramente quanto em relação à confiança dos funcionários. Investir na eficiência da folha de pagamento significa reforçar a imagem de integridade da empresa e assegurar a felicidade da equipe, que garante que tudo funcione sem problemas. As organizações não devem ver isso como um custo oneroso, pois mesmo esse investimento pode ser lucrativo até para pequenas e médias empresas se comparamos com os benefícios que ele pode trazer para o crescimento de uma companhia.
Então, quais são as cinco prioridades para as empresas garantirem que a folha de pagamento seja executada da melhor maneira?
Investimento nas tecnologias certas
As empresas devem investir na tecnologia que cortará custos e reduzirá riscos. Normalmente, é possível escalar uma solução unificada e baseada na nuvem conforme a empresa cresce. Ao avaliar os méritos relativos das opções globais de tecnologia de folha de pagamento, as empresas devem fazer três perguntas básicas: como o novo sistema melhora comprovadamente a eficiência nas operações atuais de folha de pagamento? O fornecedor projetou a plataforma de folha de pagamento para acelerar o crescimento dos negócios? De que maneira a solução ajudará a empresa a se preparar para entrar em novos mercados?
Folha de pagamento otimizada e previsível
Melhorar a eficiência da folha de pagamento vai além da facilidade com que a equipe calcula com precisão os ganhos brutos para líquidos, aplica e cumpre as leis trabalhistas locais e deposita salários nas contas bancárias dos funcionários. Para ser ideal, a folha de pagamento deve ser otimizada e previsível nas suas funções.
Normalmente, uma empresa procura melhorar a eficiência diminuindo os custos da manutenção do sistema, de multas e de conectividade ad hoc, além das despesas de remuneração e gastos com a gestão da força de trabalho. O custo mais significativo (e evitável) associado a operações ineficientes de folha de pagamento são as multas regulatórias aplicadas por não conformidade com a legislação trabalhista. Ele deve ser evitado o máximo possível.
Maior visibilidade para impulsionar insights avançados
As empresas não podem controlar o que não podem ver. Para garantir visibilidade máxima, a solução de folha de pagamento deve ser integrada a todos os sistemas de informações de recursos humanos (HRIS, Human Resources Information System) e sistemas de contabilidade. Isso significa que as equipes têm todos os dados necessários na palma da mão para garantir a melhor tomada de decisões . Alguns fornecedores, como a ADP, têm parcerias de longa data com todos os principais fornecedores de tecnologia de RH, e investem continuamente em tecnologias de integração inovadoras que permitirão que as soluções mapeiem e traduzam dados de sistemas externos. Essa maior visibilidade capacita equipes financeiras e de RH a impulsionar resultados significativos.
Implantação de sistemas ágeis
É importante implantar sistemas ágeis que são preparados para realizar pagamentos perfeitamente e se adaptar a novas maneiras de trabalho conforme a empresa expande para novos mercados. Se a equipe de folha de pagamento puder fornecer rapidamente informações relacionadas ao pagamento a gerentes seniores, prever tendências de pagamento se torna muito mais simples, facilitando a tomada de decisões. Se essas informações puderem ser apresentadas visualmente para mitigar enganos, será ainda melhor. A escalabilidade também é crucial, um sistema ágil pode escalar e crescer conforme a empresa o faz, em mercados novos ou existentes.
Um painel de folha de pagamento dinâmico que detalha o desempenho por país e alerta o RH de áreas possivelmente problemáticas com antecedência significa que as equipes podem intervir para resolver os problemas antes que aumentem.
Envolvimento das equipes
Pode ser tentador focar exclusivamente no papel da tecnologia em impulsionar a eficiência do processo de folha de pagamento e os ganhos de produtividade, mas e as pessoas que estão acompanhando e implementando o processo de folha de pagamento?
Na nossa pesquisa, descobrimos que a folha de pagamento global muitas vezes não se encaixa perfeitamente em uma função de negócios. Isso significa que existem vários grupos de envolvidos responsáveis pela direção estratégica do serviço, cada um com a própria visão do que precisa ser mudado.
Independentemente de a função de pagamento ser centralizada, regionalizada ou seguir um modelo de serviços compartilhados de "centro de excelência"específico, certifique-se de que a empresa esteja pronta para o sucesso da folha de pagamento obtendo a adesão das equipes desde o início. Envolver as equipes financeira, de folha de pagamento e de RH na definição de uma folha de pagamento eficiente é chave na sua implementação. Lembre-se de que os insights obtidos com os dados da folha de pagamento serão cruciais para as estratégias futuras conforme a empresa continue a expandir.
Na nossa pesquisa com profissionais sêniores de todo o mundo no ano passado, três quartos (75%) dos respondentes admitiram não conseguir gerenciar a folha de pagamento de maneira 100% efetiva. Ao realizar as etapas acima, é possível ir contra a maré e garantir que a empresa esteja executando um processo de folha de pagamento eficiente que ajude, em vez de atrapalhar, os seus planos de crescimento.
Jeff Phipps, vice-presidente sênior da ADP.
