Se você está pensando em investir em tecnologia de videoconferência esteja certo que este investimento trará melhorias para sua empresa em relação ao trabalho colaborativo, além do aumento de produtividade e da economia de custos em viagens. Reuni os principais fatores a serem considerados na adoção de videoconferência e os indico a seguir na forma de dez dicas para que uma empresa possa maximizar os benefícios de vídeocolaboração:
- Instalar um sistema de videoconferência à base mais ampla de colaboradores. Normalmente a videoconferência é configurada em locais onde ficam a diretoria da empresa ou em algumas salas especiais, mas de difícil acesso e utilização. Certifique-se que você fará com que as soluções de vídeo colaboração estejam disponíveis para a base mais ampla de colaboradores, especialmente se sua empresa está distribuída geograficamente. A melhor maneira de levar as pessoas a usar soluções e ferramentas colaborativas é tornar a tecnologia de videoconferência onipresente e acessível.
- Por que você está trazendo videoconferência para dentro da empresa? Seja para melhorar as comunicações entre regiões geográficas ou subsidiárias, para conectar equipes distribuídas, para reduzir os custos de viagens ou obter maior produtividade – você está investindo em algo que precisa ser utilizado. É preciso ter em mente que a largura de banda é um custo, mas está se tornando cada vez mais acessível. Além disso, as tecnologias mais recentes em vídeo estão oferecendo alta definição (HD) a custos muito mais baixos do que já foram um dia.
- Para realizar uma videoconferência deve-se respeitar a "hierarquia das necessidades". Áudio é a primeira necessidade – se você não consegue ouvir bem, não haverá uma reunião. Pense nisso quando você equipar salas e certifique-se que você tem o sistema de som no lugar certo para o tamanho e a forma do ambiente. Em segundo lugar está o compartilhamento de conteúdo – a maioria das soluções permite isso, mas, muitas vezes de maneiras diferentes. Deve-se saber como o conteúdo será compartilhado, levando em conta os dispositivos que são utilizados pelos colaboradores de sua empresa. Será que eles compartilham conteúdo a partir de tablets e PCs? Conectividade sem fio é uma necessidade? A última necessidade nesta hierarquia é o vídeo, porém você quer ter certeza de que terá qualidade em imagem. Se a experiência de vídeo for ruim, as pessoas simplesmente não irão utilizá-la e ficarão apenas com o áudio.
- Conhecer a base de colaboradores e onde eles estão. Algumas empresas só precisam se conectar em suas sedes, de modo que os sistemas de vídeo colaboração são muito importantes. Outras empresas precisam conectar funcionários remotos, bem como ter salas de conferências – o que requer uma solução integrada que pode conectar os vários ambientes próprios, bem como usuários de PCs, tablets ou telefones. E algumas empresas precisam fazer tudo isso através de uma base de equipamentos diferentes daquela existente.
- Tornar o uso mais fácil. As duas principais dificuldades que as empresas enfrentam no uso de videoconferência são o agendamento e a execução das chamadas. Hoje existem soluções que permitem a integração de calendário completo para agendar facilmente e iniciar as chamadas com apenas um clique. A principal consideração é a implantação de um número da sala de reuniões virtuais para cada colaborador (Virtual Meeting Room, VMR).
- Recrutar aliados. Aprender com os assistentes administrativos – eles podem ser seus melhores conselheiros. Identificar equipes que podem se beneficiar rapidamente de vídeo colaboração, como as áreas de marketing ou recursos humanos. Além disso, incentivar os executivos e suas equipes a utilizar videoconferência para agilizar sua comunicação e a tomada de decisões. Por fim, colocar as instruções em cada local, em materiais de processos de integração e na orientação de novos colaboradores. Isso parece óbvio, mas as instruções claras e simples postadas ao lado do equipamento fazem uma enorme diferença.
- A consistência é sua amiga. Tendo a mesma interface consistente de dispositivos móveis, por exemplo, em suas salas de conferências cria menos obstáculos quando as pessoas precisam iniciar uma chamada. Integração de calendário é o ideal (ver dica 4), mas se os seus colaboradores encontram vários dispositivos de controles diferentes, controles remotos, cabos ou outra complexidade, eles não vão usá-los. A inovação tecnológica deve estar focada na consistência e na experiência do usuário em relação aos dispositivos móveis, controles e aos endpoints.
- Deixar os usuários mais confortáveis com um sistema de videoconferência. Deve-se treiná-los sobre como acessar a partir da web, de sua mesa de trabalho, de seu telefone e/ou sala de conferência. Deixe seus colaboradores escolherem uma ou duas maneiras que eles prefiram para acessar a videoconferência e treine-os para que se sintam seguros e possam ser bem-sucedidos na aplicação.
- Acompanhar o progresso. Mostrar o retorno de investimento é absolutamente crítico para se certificar que você está aproveitando ao máximo o uso da plataforma de vídeo colaboração em seu ambiente corporativo.
- Compartilhar quaisquer preocupações com o seu fornecedor, pois é seu principal consultor para apoiar você a ter sucesso nas videoconferências e, mais, a obter total benefício da vídeo colaboração.
João Aguiar, diretor de Engenharia de Sistemas para América Latina e Caribe da Polycom.
