Colaboração remota, segurança digital e tecnologia para todos moldam o futuro dos ambientes de trabalho

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No início de maio, a Reed-Smith – uma das principais empresas globais de advocacia e que emprega 1,5 mil advogados em todo o mundo – anunciou que no dia 7 de setembro de 2021 todos os seus escritórios nos Estados Unidos serão reabertos, após uma longa paralisação provocada pela pandemia1. No entanto, como em tantas outras empresas, mesmo depois de reabertos os escritórios certamente não terão mais o mesmo aspecto que tinham em 2019. Os espaços serão mais amplos, com mesas mais separadas umas das outras. Barreiras de acrílico também farão parte do novo cenário, assim como interruptores touchless em substituição aos tradicionais controles manuais – e o mais importante: não haverá mais tantas pessoas dentro de um escritório como estávamos acostumados. Isso porque, é claro, em decorrência da experiência de mais de um ano de operação remota, a empresa está implementando uma nova política de trabalho flexível que inclui três novas categorias de configuração: expediente em tempo integral no escritório físico; trabalho híbrido com presença limitada dos funcionários no escritório; modelo flexível de trabalho para atividades que podem ser realizadas remotamente em tempo integral.

Esse padrão de trabalho misto é semelhante ao que muitas outras organizações já estão implementando agora, sendo também consistente com a flexibilidade que muitos funcionários já pleiteiam há muito tempo. Como resultado dessa nova 'acomodação' dos ambientes de trabalho, e como uma pesquisa encomendada pela TeamViewer já havia revelado em março, ninguém tem pressa de voltar ao "velho normal", mesmo quando isso se torna possível. O fato é que os funcionários remotos estão usufruindo da recém-adquirida liberdade de administrar suas carreiras e tarefas profissionais sem perda de eficiência e prejuízos à produtividade, ao mesmo tempo em que conquistam mais tempo livre para a família e os afazeres de casa. Na verdade, empregadores em todo o mundo pontuam que a produtividade dos funcionários remotos aumentou e manteve-se estável, mesmo depois que a novidade de trabalhar em casa passou a não ser mais 'tão novidade' assim. Vale lembrar ainda que, embora a realização de videoconferências que conectam funcionários de vários locais do planeta tenha sido um desafio mesmo antes da pandemia, novas ferramentas e técnicas para gerenciar os e-meetings de maneira mais rápida, segura e eficiente, com menos desgaste para os funcionários, estão se tornando disponíveis a cada dia.

É preciso entender, porém, que manter acordos híbridos de forma permanente e sustentável requer mudanças correspondentes nas políticas, treinamentos, ferramentas de colaboração, tecnologias e funções de TI de uma organização, bem como em sua cultura. Gerenciamento remoto, capacitação de software em nuvem, disponibilização de segurança do trabalho e suporte aos equipamentos fornecidos aos funcionários estão entre os novos desafios enfrentados pelas empresas que optam por uma força de trabalho amplamente remota2. Os departamentos de TI, que historicamente se concentraram em equipamentos de centros de dados e estações de trabalho de apoio dedicadas a funcionários individuais, agora precisam estender seus horários, dar suporte a operações de hot desk com ocupantes que mudam a cada dia, e repensar no trabalho de TI como importante facilitador para que funcionários usem e entendam a tecnologia como muito mais que apenas uma forma de simplesmente 'consertar as coisas' em resposta aos tickets de helpdesk.

Na transição para uma força de trabalho amplamente distribuída, os líderes empresariais precisarão lidar também com a questão de equipar seus funcionários remotos com as mesmas tecnologias utilizadas em suas instalações corporativas, ou então confiar nos computadores, roteadores, telefones e outros dispositivos periféricos dos próprios funcionários. A padronização de equipamentos pode ser uma grande vantagem.  Porém, mesmo que os empregadores forneçam às suas equipes os melhores equipamentos de nível corporativo, é importante frisar que as comunicações comerciais do trabalhador remoto acabarão normalmente compartilhando a mesma conexão de Internet utilizada para entretenimento doméstico, atividades sociais e negócios pessoais, com todas as exposições de segurança e implicações de licenciamento de software que tais usos implicam.

A segurança, de fato, é o fator mais preocupante do trabalho remoto. As empresas que fizeram uma mudança repentina para o 'work-from-home' no início da pandemia podem ter feito mudanças abruptas relacionadas à segurança – mudanças essas que precisam ser revistas para determinar se ainda são apropriadas para acordos de trabalho remoto com prazos indeterminados. Ao mesmo tempo, deve-se ter o cuidado de evitar firewalls excessivamente restritivos e outras medidas de segurança para os trabalhadores em home office, uma vez que muitos deles provavelmente transferiram seu trabalho para equipamentos pessoais sem ter que se preocupar em contornar os inconvenientes recursos de segurança corporativa. Mesmo as VPNs, tão frequentemente utilizadas para proteger o tráfego de dados, estão mal equipadas para ambientes de trabalho híbridos que exigem maior escopo de capacidades para lidar com os dados comerciais, o tráfego pessoal e até mesmo o entretenimento de streaming de uma força de trabalho remota domiciliar3. Uma alternativa possível a ser considerada seria o uso de modelos de arquitetura de rede zero-trust, juntamente com ferramentas de gerenciamento de acesso privilegiado.

Ajudar os funcionários a proteger seus roteadores domésticos, instalar ferramentas anti-phishing e implantar várias formas de software de colaboração, estarão entre as principais responsabilidades do pessoal de TI no futuro. Mais do que isso, o relacionamento entre as equipes de tecnologia das empresas e de suas operações comerciais precisará se tornar cada vez mais próximo e colaborativo. Isso porque, mesmo que não pareçam iguais, tanto os escritórios do futuro quanto seus funcionários presenciais ou remotos terão a mesma missão que tinham antes da pandemia.

Lisa Agona, CMO e membro do Board de Administração da TeamViewer.

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