Redução de custo. Aumento de produtividade. Que diretor de empresa não sonha, frequentemente, em fazer valer essas questões em sua rotina diária? Que acionista não sonha com o impacto desse cruzamento nas datas de distribuição de dividendos de seus investimentos? Se a resposta não for "todos", o que seria um contrassenso, certamente é "99% deles".
A busca por economia de recursos e por uma maior elasticidade do tempo é a realidade da grande maioria das empresas, sejam elas nacionais ou estrangeiras, pequenas, médias ou grandes. Mas tenho certeza que essa grande maioria enfrenta o famoso "fim da linha", o "não há mais onde cortar", todos os anos, no período de definir seus budgets internamente ou junto às suas matrizes.
No caso das empresas em exercício no Brasil, independente da nacionalidade, o que vemos – e muitas delas não – é uma grande margem de manobra para diminuir gastos e aumentar a produtividade, eliminando o que ninguém mais pode se dar ao luxo de perder: tempo. Mas para isso é preciso encarar um novo mundo corporativo, uma nova forma de se fazer as coisas. É preciso mexer – e todo mundo sabe o quanto isso é penoso – na cultura organizacional.
Estou falando em mudança de atitude, porque basta ela para que se adote um projeto de gestão documental, baseado nos níveis de maturidade seguidos por empresas nos Estados Unidos e na Europa, para que se chegue a níveis de economia de recursos e tempo que muitos gestores sequer conseguem imaginar. Exemplifico: é possível economizar de R$ 50 mil a R$ 250 mil, por mês, no custo operacional de uma empresa de mil funcionários. E mais: se falarmos em 10 mil funcionários, a economia pode chegar a R$ 2,5 milhões por mês. E se a empresa tiver 100 mil funcionários, essa economia chega a incríveis R$ 25 milhões.
A maturidade da gestão documental, ainda pouco adotada no Brasil, pode fazer mais do que reduzir custos. Pode gerar mais competitividade, mais produtividade, mais agilidade e maior compliance, além de minimizar riscos e, de quebra, garantir subsídios para estratégias de responsabilidade social e ambiental. A falta de uma correta – e completa – gestão da informação impacta diretamente nos resultados e no crescimento das empresas. Basta pesquisar! Lá fora, o assunto é amplamente discutido pela AIIM (Association for Information and Image Management) e pela ARMA International (Association of Records Managers and Administrators). Aqui no Brasil, a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos) também vem tentando disseminar os benefícios da adoção da prática, seguindo as determinações da política nacional de arquivos públicos e privados, e a orientação normativa de gestão documental definida pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça.
Dados das associações que citei, da PwC e do Radicati Group apontam realidades alarmantes em empresas nacionais e estrangeiras:
. Dos 12 meses do ano, 1 é perdido por gestores que precisam procurar informações, devido a armazenamento inadequado e desorganização de arquivos;
. Profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
. Funcionários podem perder 2 horas diárias procurando documentos extraviados;
. No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas, ou mesmo destruídas, por serem obsoletas;
. Companhias gastam 20 dólares para arquivar um documento, 120 dólares para achar um documento arquivado de maneira errada e 220 dólares para recriar um documento perdido;
. Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.
Além de não gerar oportunidades de contenção de gastos e de aumento de produtividade, a falta de uma política de gestão documental corretamente implantada e em vigor, por sua vez, permite que as empresas sofram prejuízos decorrentes da falta de documentos (ou dificuldade de encontrá-los), com multas aplicadas pelo Fisco e ações trabalhistas. Matéria publicada recentemente pelo jornal O Globo aponta que os processos trabalhistas crescem em ritmo acelerado e forçam as empresas a separar mais dinheiro para pagar ações judiciais. Segundo levantamento do jornal, 36 das maiores empresas de capital aberto do país reservaram R$ 24,9 bilhões para processos trabalhistas em 2012, um crescimento de 23% em relação a 2011.
Muitos de vocês devem estar lendo esse artigo e pensando: "Mas minha empresa já adota gestão documental e melhores práticas em impressão de documentos". Isso não é verdade. Não estamos falando simplesmente de um software de gestão documental. Para galgar os níveis da maturidade da gestão documental e atingir o máximo possível em redução de despesas, aumento de produtividade e economia de papel, é preciso mais do que isso. É preciso adotar os três pilares da gestão documental combinados. E esses três pilares são a Gestão do Fluxo Documental, que atua na agilidade dos processos, na produtividade dos funcionários, na redução de investimentos em servidores de redes e e-mails, de custos com ações trabalhistas e com multas do Fisco, e na recuperação de impostos; a Guarda Documental Inteligente, que diminui os gastos com empresas de custódia e economiza espaços destinados a guarda de documentos dentro das próprias empresas; e o Outsourcing de Cópias e Impressão, que reduz o volume de impressões, os equipamentos de impressão, os pontos de rede e os custos de administração.
Agora, gostaria que você fizesse a seguinte a reflexão: "Minha empresa, realmente, já adota gestão documental e melhores práticas em impressão de documentos?" Analise o quanto sua empresa imprime ou solicita em termos de equipamentos para impressão. Analise por que, a cada dia que passa, aumenta o número de caixas de documentos guardadas no depósito e por que não há um plano de descarte dessas caixas. Analise em quantas ações trabalhistas os valores acordados poderiam ter sido menores se todos os documentos necessários estivessem nos autos do processo; quantas autuações do Fisco e outros órgãos, por falta de documentos comprobatórios, poderiam ter sido evitadas; quanto poderia ser recuperado em impostos por falta de documentos; quantos e-mails duplicados são enviados ou recebidos diariamente, ocupando banda de rede e contas de e-mail; quantos arquivos duplicados e até mesmo inválidos ocupam os diretórios oficiais da sua empresa, gerando custos de storage…
Tenho certeza que uma passagem mental rápida por essas questões é capaz de te impressionar além do que você poderia imaginar. Já não está mais do que na hora de transformar alguns de nossos mais frequentes sonhos corporativos em realidade?
Francis Safi é CEO da Lowcost
