Gerenciamento de Projetos é uma prática que vem ganhando muito destaque nos últimos anos, principalmente pelos benefícios gerados para as empresas que a adotam. A gestão de projetos não está restrita a áreas como engenharia ou desenvolvimento de softwares. Pelo contrário, se bem aplicada esta prática pode ajudar profissionais de diversas áreas e aumentar a produtividade em empresas dos mais diversos segmentos.
Como toda nova cultura implementada no meio corporativo a tarefa não é tão simples, muitos passos são necessários para implementar um gerenciamento de projetos realmente eficiente nas empresas. Inicialmente é importante avaliar a definição do que é um projeto. Segundo o PMI (Project Management Institute): “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
A partir desta definição podemos estabelecer três palavras-chaves para entender a gestão de projetos: esforço, temporário e resultado. Esforço é o conjunto de atividades ou o trabalho necessário para a execução das tarefas. Temporário é a duração do trabalho, ou seja, o projeto tem começo, meio e fim. E resultado é o que o projeto vai entregar.
Organização e planejamento são conceitos fundamentais para o sucesso do projeto. É muito importante que o esforço seja bem planejado e gerenciado, só assim é possível cumprir prazos, custos, escopo e outros requisitos necessários para satisfazer a entrega. Na maioria das vezes fica impossível controlar tudo de forma manual, por essa razão é aconselhável sempre utilizar uma ferramenta automatizada na gestão de projetos para obter controle de forma mais eficaz, abrangente e também para garantir a segurança dos dados. O mercado já oferece soluções bastante acessíveis e fáceis de usar.
Na maioria das vezes os projetos envolvem diversos colaboradores, muitas vezes de diferentes departamentos,
fornecedores e prestadores de serviços terceirizados trabalhando em numerosas atividades simultaneamente. Para que o resultado final seja alcançado de forma desejada, e entregue dentro do prazo estipulado, é necessário seguir alguns passos para auxiliar a gestão do volume de informações geradas.
Primeiramente é recomendável ao gestor descrever as informações iniciais gerais sobre o projeto como nome, descrição, categorias, justificativa, premissas, restrições e datas de início e término estimado. Estas informações documentais ajudam a equipe que participa do projeto a entender o contexto onde o mesmo está inserido.
Para tornar a gestão eficiente é preciso decompor o projeto em partes menores e dentro de cada uma delas criar as atividades necessárias para a realização daquela fração. Em cada segmento deve ser especificado o que precisa ser entregue, datas de início e fim previstos, para que seja possível acompanhar o que está atrasado ou o que está em dia, o responsável por cada atividade e o esforço previsto para a conclusão.
Por fim, os gerenciamentos da comunicação e do tempo também são imprescindíveis para o sucesso. Além de acompanhar de perto o andamento das atividades para visualizar se o trabalho previsto está sendo cumprido de forma adequada o gestor deve trabalhar colaborativamente com a sua equipe. É aconselhável também compartilhar as informações do projeto com as pessoas envolvidas, mantê-los sempre motivados e informados quanto ao andamento do projeto como um todo.
Roberto Gil Espinha é sócio diretor do Artia
