Digitalização do RH e a jornada do colaborador 100% online

Algumas etapas da jornada do colaborador dentro do RH já costumam ser realizadas de maneira online, principalmente os primeiros contatos com um candidato – como a atração de talentos e a divulgação de vagas – que são feitos em plataformas digitais há algum tempo.

Isso também já acontecia com os processos mais operacionais e burocráticos como o fechamento da folha de pagamento e entrega de obrigações acessórias que contam com o apoio de sistemas específicos e sistemas disponibilizados pelo governo para serem executados.

Mas com a pandemia de coronavírus e o distanciamento social, os profissionais de RH se viram obrigados a aderir à tecnologia nas demais etapas da jornada do colaborador, mesmo aquelas em que se dizia ser impossível realizar remotamente, como a entrevista e o onboarding.

Diante disso, é notório que as empresas não estavam preparadas para o processo de transformação digital que a crise impôs aos gestores, aliás muitas delas não deram a devida atenção ou deixaram o tema apenas na teoria. Segundo a Ace, nos últimos meses, o mundo corporativo tradicional ganhou mais agilidade que nos últimos três anos! E isso pede uma mudança comportamental e de conhecimento.

Para que essa mudança aconteça, é importante mapear todas as áreas do RH, entender as atividades que cada uma delas desenvolve e como as novas tecnologias podem automatizar os processos e apoiar a produtividade e a eficiência na jornada do colaborador online.

Etapas da Jornada do colaborador 100% online

Employer Branding

O conceito de employer branding pode ser definido como a reputação do empregador. E uma imagem positiva perante os funcionários acaba resultando não somente na percepção dos clientes, mas também na concepção que os demais stakeholders têm sobre a marca empregadora.

Não é uma tarefa fácil conquistar defensores alinhados com a cultura organizacional, principalmente quando o sucesso da empresa, nesse quesito, depende de estratégias que começam desde a atração, recrutamento e seleção passando pela retenção de talentos e chegando até a um desligamento humanizado.

E quando se fala em adaptar o employer branding para um ambiente online, é essencial reforçar a marca empregadora, ou seja, buscar parcerias, certificados e alternativas que garantam que a empresa seja atrativa para os profissionais no mercado.

• Divulgação da marca empregadora

Um aliado para isso é o selo Great Place To Work, concedido pelo Great Place To Work Institute que atesta a companhia como um excelente lugar para trabalhar. A avaliação é feita pelos colaboradores que pontuam alguns requisitos como: orgulho de fazer parte, oportunidade de crescimento, clima organizacional, confiança, benefícios, remuneração, infraestrutura, transparência na gestão e autonomia. Empresas que alcançam uma alta pontuação nesta avaliação recebem essa chancela e obtém a credibilidade do selo GPTW.

• Atração de talentos

Já para a atração de talentos em tempos de trabalho remoto, um conselho é: reforçar a cultura internamente! Esta estratégia é uma espécie de vitrine para atrair espontaneamente candidatos com perfis aderentes à empresa. Considere revisitar o trio "missão, visão e valores" e a partir daí fazer do time um multiplicador desses pilares.

Pense também em estratégias que incentivem os colaboradores a se tornarem embaixadores da marca, principalmente nas redes sociais corporativas. Depoimentos espontâneos atraem olhares de profissionais capacitados em busca de novas oportunidades para empresas que valorizam seus funcionários.

Recrutamento e Seleção

O processo de recrutamento e seleção costuma ser bem longo, pois abrange desde a divulgação das vagas, passando por um possível recrutamento interno, a análise de currículos, até chegar nas entrevistas .

Há algum tempo, a parte inicial desse processo já é executada de maneira digital. Hoje as empresas contam com plataformas para divulgação de vagas, inteligência artificial para análise de currículos, para validar perfis adequados e até aplicação de testes de conhecimento e aptidão totalmente online.

• Entrevista online

O desafio do trabalho remoto ficou mais para a parte final do processo de R&S: a entrevista online. É essa etapa que exige um pouco mais do recrutador, pois mesmo que ele esteja em home office, tudo deve ser conduzido com o mesmo profissionalismo da entrevista presencial. Além disso, o RH precisa se certificar que o candidato possui todas as ferramentas necessárias para a videoconferência, por exemplo.

Essa é a hora de abordar competências, checar a veracidade de informações e analisar a postura do profissional. Então um planejamento é bem-vindo tanto na formulação de perguntas quanto para organização do espaço para que não ocorram ruídos na comunicação.

Cabe ressaltar que não é mais uma opção, a entrevista online já é uma realidade para o novo modelo de recrutamento, inclusive ela traz muitos benefícios, principalmente durante o período da pandemia como: agilidade na avaliação, conforto para o candidato, análise precisa dos resultados, redução de custos, segurança da saúde, entre outros.

Usufrua de todas as soluções para a digitalização do RH, mude de ferramenta se for preciso, mas não esqueça do dever de casa que é mapear seus processos internos, não valerá de nada o uso de tecnologia se a empresa não cumpre os prazos de respostas aos candidatos, não é transparente ao se comunicar, esquece de encerrar vagas já preenchidas ou não dá feedback aos profissionais que não foram selecionados.

Employee Experience

O conceito de employee experience faz parte de uma estratégia na gestão de pessoas que acompanha todas as experiências durante a jornada do colaborador na empresa, desde o recrutamento e seleção até o desligamento.

Uma empresa que se preocupa com employee experience pensa justamente em como melhorar a rotina dos colaboradores, seja com uma liderança inspiradora, novas tecnologias, autonomia para tomar decisões, definição de um plano de carreira, realização de eventos internos, endomarketing, incentivos, política de benefícios, cultura organizacional, entre outros.

Isso não muda no distanciamento social, o que deve ser feito é potencializar e adaptar a abordagem e as ferramentas para a jornada online, disponibilizando o holerite em formato digital, oferecendo um canal de comunicação direto com o RH, permitindo a marcação de ponto a distância, providenciando um mural de recados online, por exemplo. É muito importante que as ações sejam pensadas para diminuir a ansiedade dos colaboradores que estão trabalhando a distância.

• Onboarding digital

Uma das primeiras experiências do funcionário com a empresa é o onboarding que, na área de RH, é o processo de integração de profissionais recém-contratados às rotinas da empresa, por meio de um alinhamento sobre dia a dia e valores, além de todos os outros aspectos cruciais para que o novo colaborador sinta-se realmente parte do time.

Agora como adaptar a recepção e o almoço de boas-vindas para uma jornada online? O legal do onboarding digital é que ele pode ser antecipado, com o envio de cartilhas contendo orientações do que o funcionário pode esperar do primeiro dia de trabalho e data e horário que os equipamentos serão enviados para sua casa.

Essa antecipação de informações pode ser feita pelo papel do Buddy, um facilitador da integração e que acompanha o novo colaborador desde o primeiro dia de trabalho até a rampagem dele em suas tarefas.

O Buddy tem a missão de transformar os primeiros contatos em experiências incríveis, principalmente no home office, mandando um e-mail se apresentando, sugerindo um horário para uma ligação, explicando o manual de cultura, alinhando as expectativas, orientando o uso das ferramentas oficiais, enfim, sendo um parceiro nessas primeiras semanas de adaptação.

Ao final do onboarding digital, peça para os novos colaboradores avaliarem o processo com uma pesquisa de e-NPS e sugerirem melhorias para que a empresa possa melhorar sempre que um novo onboarding acontecer.

• Endomarketing

Como citado anteriormente, o employee experience se estende a todas as outras experiências do colaborador e, manter o engajamento dos colaboradores, preservar a cultura organizacional da empresa e garantir a mesma performance do trabalho presencial é um dos maiores desafios dos gestores no distanciamento social.

Nesse sentido, algumas iniciativas podem ser potencializadas quando o marketing e o RH se aproximam, resultando em um conjunto de estratégias de marketing voltadas para ações internas da empresa, o chamado endomarketing.

A partir desta união, os desejos dos colaboradores são entendidos e traduzidos em iniciativas que ajudam a desenvolver uma imagem positiva da marca, a motivar colaboradores, otimizar a produtividade, reduzir turnover, estimular a competição saudável, entre tantos outros benefícios que as ações de engajamento interno proporcionam.

Algumas ações de Endomarketing no home office são: parcerias com empresas relacionadas à saúde e bem-estar; talks com especialistas; exercícios físicos online; cafés e happy hours virtuais; jogos, gincanas e desafios; c alls com o CEO e salas digitais que simulam os espaços físicos da empresa.

• Retenção de talentos

A retenção de talentos é, na verdade, resultado de todas as ações e estratégias que o RH coloca em prática nas organizações e fruto de um employee experience efetivo e positivo.

Reter talentos a distância pode começar pela empresa oferecendo o próprio home office como opção de modelo de trabalho. Essa é uma ferramenta atrativa, que possibilita um equilíbrio entre vida pessoal e profissional, proporciona horário flexível, qualidade de vida e ainda contribui para a sustentabilidade e redução de custos para a empresa.

A soma de fatores como a digitalização do RH, benefícios flexíveis, flexibilização de jornada, cultura organizacional forte, conforto no novo ambiente de trabalho, qualidade de vida, reconhecimento, plano de carreira e vários outros aspectos que vão muito além do salário, formam um conjunto de segredos para reduzir o tão temido turnover no RH e reter os profissionais mais preciosos para o empreendimento .

• Pesquisa de clima organizacional

Para que as pesquisas de clima sejam realistas, primeiro, os profissionais de RH devem considerar a mudança nas dinâmicas de trabalho, afinal o teletrabalho vem sendo estimulado e por isso estas pesquisas devem ser cada vez mais frequentes e realizadas no âmbito digital.

Já existem ferramentas que permitem que as pesquisas sejam automatizadas. Aliás, com os dados coletados a partir delas é possível entender e medir a saúde emocional, o conforto do home office, a efetividade da comunicação a distância, o relacionamento com o líder, com os pares, com os liderados e tomar as decisões na hora certa e orientadas a dados.

Políticas de Gestão de RH

Essa área do RH é a responsável pela padronização das políticas de RH da empresa, sejam de recrutamento e seleção, home office, cargos e salários, benefícios, treinamento, plano de carreira, entre outros.

• Cultura organizacional

Para que a gestão dos colaboradores esteja devidamente alinhada aos objetivos, valores e metas do negócio, a cultura organizacional deve ser o cerne de tudo. Segundo Schein, cultura organizacional é um padrão de premissas básicas compartilhadas que foram aprendidas por um grupo, na medida em que resolveram seus problemas de adaptação externa e integração interna.

Princípios e valores devem ser compartilhados para manter a cultura organizacional viva e forte em uma equipe remota, então toda e qualquer oportunidade deve ser aproveitada para reforçá-la, seja nas reuniões remotas, em um feedback, em um reconhecimento, em uma resposta de e-mail. Não é porque o contexto mudou que a cultura deve ser deixada de lado, pelo contrário, é o momento certo para fortalecer os valores e torná-los fundamentais.

Investir em encontros remotos constantes, construir pesquisas contínuas com o time, manter a cultura de feedback e uma comunicação próxima, valorizar os colaboradores a fim de gerar pertencimento, são ações que sustentam a cultura organizacional no teletrabalho.

• Políticas e normas internas

As políticas e normas internas compõem um tipo de manual de sobrevivência do colaborador que deve ter como base a cultura e os valores da organização. São regras estipuladas pela empresa para todos os tópicos que envolvem a gestão de pessoas.

Além da cultura, outros elementos como convenção coletiva, acordos com sindicatos e legislação trabalhista devem ser considerados para a elaboração dessas regras que vão desde o R&S, plano de cargos e salários, política de home office, benefícios, desligamento, etc. Tudo para dar transparência quanto aos direitos e deveres das partes envolvidas.

As políticas e normas devem ser sempre atualizadas de acordo com o contexto e estar disponíveis a qualquer momento para todos os colaboradores, então nada melhor que disponibilizar de maneira digital e em um ferramenta online oficial, assim equipes presenciais ou remotas terão acesso ao que a empresa espera de seus colaboradores em se tratando de regras e normas.

Cargos e Salários

Se a empresa ainda não estruturou um plano de cargos e salários, esse é o momento. A falta desta estruturação pode fazer com que funcionários fiquem desmotivados e descontentes com o modo que a empresa está (des) organizada.

O plano de cargos e salários alinha não somente valores de salários, mas também as funções, remuneração, benefícios, gerando transparência entre a empresa e os colaboradores quanto às condições para promoções e expectativas.

Disponibilizar esse plano para colaboradores contratados em formato de teletrabalho, já esclarece os valores que compõem sua remuneração, bem como a jornada de trabalho, a hierarquia organizacional e um plano de carreira. Além disso, estabelece para o RH uma melhor descrição para a abertura de futuras vagas.

• Pesquisas

Para elaborar um plano de cargos e salários, o RH deve começar com uma pesquisa interna profunda para entender sobre a estrutura atual. Aqui um software de RH é essencial, afinal ali já estão incluídos todos os colaboradores com seus cargos, salários, benefícios, tempo de casa. É preciso planejar também uma forma de transição para o novo modelo, além de garantir que nenhum profissional seja prejudicado com a mudança.

Realizar benchmarks via telefone ou videoconferência também facilita o entendimento do que o mercado tem praticado em determinados perfis de profissionais com relação a vale-alimentação, seguro de vida, plano de saúde , vale-alimentação, principalmente quando os colaboradores estão em teletrabalho. O que é permitido no plano de cargos e salários? O que é proibido?

• Observação da categoria e revisão salarial

As perguntas acima e algumas outras podem ser respondidas por meio das convenções coletivas que negociam pautas como banco de horas, trabalho home office, plano de cargos e salários, remuneração por produtividade, etc.

Entender o mercado, a CLT, a CCT, acordos sindicais e as bases legais que regem a categoria da empresa é primordial para não cometer erros e acabar estruturando um plano de cargos e salários que fira a lei trabalhista.

Verifique se os benefícios como vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição, cesta básica, seguro de vida e plano de saúde ficam ou não mantidos para o home office em convenção coletiva, assim possíveis problemas trabalhistas serão evitados.

Da mesma forma a revisão salarial deve estar de acordo com o piso e o teto da categoria e previsto em lei federal, convenção ou acordo coletivo de trabalho, isso não quer dizer que um salário de admissão tenha que ser o salário mínimo, mas não pode ser menor que ele.

Nada deve ser deduzido, sempre consulte a legislação e acompanhe as mudanças trabalhistas, principalmente em um tema como o teletrabalho que tem sofrido alteração constante por conta da pandemia de coronavírus.

Benefícios

A burocracia e a demanda operacional agravadas pelo acúmulo de tarefas do RH acabam tornando a gestão de benefícios uma área problemática e pouco rentável dentro das empresas.

Para contornar este problema, muitas organizações encontraram uma solução na terceirização da gestão e contratação de benefícios com empresas especializadas que fazem desde o estudo do cenário interno que identifica problemas e necessidades, passando pela avaliação de mercado que verifica quais os melhores planos, alcançando até a implantação que cuida do processo de transição ou aquisição de novos benefícios.

Em um ambiente remoto, revolucionar a gestão de benefícios corporativos é inevitável. Acompanhe a seguir as vantagens em ter uma equipe para realizar esses trâmites:

• Gestão automatizada e integrada com o RH

A partir do vínculo do funcionário, são feitas as inclusões, exclusões e a compra de benefícios quase que automaticamente.

• Canal de comunicação direto

O colaborador se comunica diretamente com o especialista em benefícios, tirando todas as dúvidas e acompanhando as demandas em um processo 100% online, além de ter acesso a todos os dados do benefício.

• Faturamento

O faturamento para os benefícios como vale-refeição, saúde, odontológico, seguro de vida, alimentação, transporte é realizado a partir da folha de pagamento e das faturas anteriores;

• Reavaliação de contrato

Como os benefícios são cíclicos e as necessidades dos colaboradores mudam, após o término do contrato é avaliada a continuação ou a troca dos fornecedores ou ainda a negociação de reajuste junto ao parceiro.

Treinamento e Desenvolvimento

Em um contexto de trabalho remoto , o treinamento a distância vem se tornando mais frequente até pela comodidade que essa modalidade oferece. À medida que as empresas contratam colaboradores de diversas regiões do país e até mesmo fora dele, o treinamento remoto quebra essa barreira geográfica e possibilita ainda mais liberdade para os funcionários aprenderem e se capacitarem.

• Desenvolvimento de programas de qualificação

Diante desse cenário, o RH precisa desenvolver programas de qualificação, elaborando treinamentos em que o conteúdo faça sentido, tal como as necessidades atuais sejam levadas em consideração.

Incluir cenários de e-learning interativos é uma boa saída para oferecer ao funcionário simuladores que tornem o conteúdo mais interativo e realista. É uma ferramenta que pode promover melhorias nas habilidades desejadas pela empresa e contribuir para uma mudança comportamental por meio de um treinamento online, sem os riscos reais que determinada situação poderia trazer.

• Sistemas de avaliação dos resultados

Existem hoje diversas plataformas para oferecer treinamentos online para a equipe e, atrelado a elas já é possível verificar os resultados alcançados. Uma das vantagens dessas plataformas é justamente acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador, entender o progresso e as dificuldades individuais dentro do que foi personalizado pela empresa.

Os resultados são detectados dentro da própria plataforma individualmente e podem, inclusive, compor algumas competências, indicadores e desempenho esperados do colaborador pela empresa.

• Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma ferramenta que quantifica o desempenho do colaborador e o impacto para os negócios por meio de metas, indicadores, competências e comportamentos em um determinado período. O fim deste ciclo culmina no feedback ao funcionário sobre os resultados atingidos, insumos para um melhor desenvolvimento, possíveis promoções, etc.

Mas existem diversos tipos de avaliações e muitas soluções digitais substitutas de planilhas, formulários avulsos e cálculos manuais que tornam a avaliação de desempenho um processo muito lento e até errôneo.

Contar com uma ferramenta onde o preenchimento é anônimo e fácil, o formulário é estruturado e adaptado às necessidades da empresa e os relatórios são em tempo real, permite que a empresa disponha de dados confiáveis para uma tomada de decisão mais assertiva e de acordo com a situação real de líderes e liderados.

Departamento Pessoal

O departamento pessoal é aquele setor que lida com as atividades burocráticas voltadas à gestão de pessoas, gerenciando admissão, folha de pagamento, férias, benefícios, atestados médicos, marcação de ponto e passivos trabalhistas.

Os profissionais realizam muitas atividades operacionais e o distanciamento social caiu como uma bomba para as empresas que ainda não automatizaram seus processos e ainda realizam suas rotinas por planilhas e controles manuais.

Pensando em todos os problemas que a falta de tecnologia traz para as empresas tais como: ineficiência e baixa produtividade, gastos com papel, falta de segurança das informações, falta de política de acesso remoto, dificuldade de implementar o home office, pouca agilidade e padronização nos processos, não há mais como fugir da digitalização dos processos na empresa.

Diante disso, acompanhe abaixo cada tarefa do departamento pessoal e como elas podem ser automatizadas a fim de trazer segurança e economia de tempo e recursos para as organizações.

• Admissão 100% online

O processo de admissão automatizado abrange desde o preenchimento, envio de documentos e assinatura de contrato totalmente online e com validade jurídica. Com um software de DP e RH, o colaborador faz o cadastro dos seus dados e entrega seus documentos digitalizados, conforme o modelo de admissão adotado pela empresa.

• Gestão de férias

Uma plataforma de RH oferece muitas vantagens na gestão de férias para os gestores, pois podem solicitar e controlar as férias da equipe, acompanhar o histórico de pedidos e receber notificações em uma painel, evitando multas e pagamento de férias em dobro.

• Fechamento da folha de pagamento

Hoje em dia existem diversos sistemas específicos para o fechamento da folha, assim como a opção de terceirização da folha de pagamento em que outra empresa é contratada e disponibiliza uma equipe especializada para essa atividade. Para o fechamento da folha é importante que todos os dados dos colaboradores estejam centralizados em uma plataforma em nuvem, que as informações sejam atualizadas em tempo real e que possam ser acessadas de qualquer lugar.

• Obrigações acessórias e recolhimento de impostos

Assim como a folha de pagamento, as obrigações e o recolhimento de impostos devem ser entregues e realizados dentro do prazo e com informações corretas e confiáveis. Isso evita multas por inconsistência de dados e por falta de informação. Neste quesito, softwares de RH centralizam os dados e minimizam os erros operacionais nos processos burocráticos.

• Distribuição de holerites

Não existe mais a possibilidade das empresas imprimirem e entregarem os holerites de mesa em mesa. Com um módulo de envio de holerites, eles são distribuídos em segundos, sem erros e com garantia de muita eficiência. Automaticamente, o colaborador recebe no seu e-mail e fica armazenado em uma área online em que o profissional tenha acesso quando quiser e de onde estiver. Assim, a economia de tempo e de papel é notória.

• Gestão de Ponto e Horas Extras

Mesmo em um contexto de trabalho remoto, as organizações ainda devem controlar a marcação das horas e as horas extras. Nesse item, é muito importante que os colaboradores tenham autonomia para marcar o ponto a distância, bem como acessar e visualizar suas batidas de ponto, pois isso minimiza as dúvidas e perguntas ao RH.

• Rescisão

A rescisão também deve ser feita a distância em muitas empresas que adotaram o modelo de teletrabalho. Por meio de um software de RH, o desligamento é feito de maneira fácil e segura. Ao solicitar a rescisão, as informações são enviadas automaticamente para o contador cadastrado, o RH deve somente fazer o checklist da rescisão no final.

A Accenture, em seu estudo "Be the new digital enterprise", estima que as empresas ganhem de 30% a 40% de produtividade a partir da digitalização. Ou seja, empresas que não automatizarem seus processos e entenderem que não há outra saída a não ser contratar softwares e soluções de gestão, estão fadadas ao fracasso, porque ficarão cada vez menos produtivas e cada vez mais cercadas por processos manuais e altos custos.

Gabriela Seho, analista de marketing na Convenia.