Atualmente, os serviços de compartilhamento de arquivos usados por consumidores estão sendo comercializados como soluções corporativas. Com baixos custos e parcerias com grandes organizações de TI, essas ferramentas tentam convencer empresas, no mundo todo, de que seus ambientes são seguros para o gerenciamento de informações. No entanto, os serviços de compartilhamento em massa não possuem características destinadas e requeridas à proteção de conteúdo e informações corporativas, trazendo complexidade a gestão de segurança, rastreabilidade e auditoria de aceso e manuseio das mesmas.
As inteirações estão cada vez mais digitais e, com isso, as plataformas de colaboração terão que proteger as informações na forma em que são aplicadas. Deve-se levar em conta se as ferramentas introduzidas possuem os mecanismos de segurança embutidos, como acesso e permissões, recursos de auditoria de informações e armazenamento de arquivos com segurança. Isso permite aos administradores de TI manter uma ampla visibilidade dos dados que estão sendo compartilhados.
Outro ponto importante é que as empresas devem garantir que os usuários tenham controle verdadeiro sobre seu "próprio" conteúdo. Os regulamentos existem para estipular como as informações podem ser acessadas e assegurar que serão mantidas dentro de regiões geográficas específicas.
Para demonstrar a conformidade com políticas e penalidades rígidas, os líderes das corporações precisam controlar quais as jurisdições em que os dados são tratados. Antes de implantar quaisquer plataformas na nuvem, as organizações devem examinar de perto os acordos e ter certeza que os dados não poderão ser monitorados, comercializados, suspensos ou eliminados.
Os departamentos de TI também precisam considerar os sistemas de compartilhamento de arquivos como espinha dorsal de arquiteturas de informação integrados que funcionam como um sistema nervoso para a captura, acompanhamento e elaboração de relatórios sobre os requisitos regulamentares.
Recentes incidentes envolvendo aplicações em nuvem reacenderam o controle sobre segurança e o ponto de origem da informação. Como resultado, ao invés de aderir às ferramentas que facilitam a troca de conhecimentos, as organizações simplesmente bloqueiam para manter um controle rigoroso sobre o tipo de informação armazenada, onde é mantida e compartilhada.
Quando se trata de plataformas para consumidores, baseadas em nuvem e com sincronização de dados, é necessário uma nova abordagem. A segurança digital e a localização física do conteúdo são áreas críticas que necessitam ser abordadas. O que as empresas precisam são serviços de colaboração, baseados em nuvem, que sejam construídos especificamente para o meio corporativo a fim de manter a soberania dos dados e garantir que o cumprimento informações e iniciativas de compliance sejam respeitados.
Com o movimento das organizações em direção à nuvem e à adoção de novos processos de negócios digitais, há a necessidade de mais aplicações que reflitam na experiência do usuário e na produtividade com segurança, dentro dos controles da empresa. As ferramentas devem ser construídas especificamente para empresas digitais, combinando os benefícios de uma implementação de nuvem segura, com uma experiência de usuário simplificada em qualquer dispositivo – seja tablet, telefone ou navegador – para permitir aos utilizadores obter informação rápida e fácil.
Roberto Regente Jr, vice-presidente da OpenText para América Latina e Caribe.
