Que empresário não se anima diante da possibilidade de eliminar custos, agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas?
São movidas por estes objetivos que cada vez mais organizações têm buscado implantar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.
Na mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio do BPM.
E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da alta administração.
Conheça alguns destes principais erros e saiba como evitá-los.
- Não contratar especialistas em BPM
O BPM muda a cultura das empresas, o que pode ser desafiador para equipes inexperientes. Uma boa maneira de evitar esse problema é investir em treinamentos e contratar especialistas com certificação CBPP (Certified Business Process Professional) ou que já tenham participado de processos similares para liderar a implementação, no mínimo do projeto piloto.
Dessa forma, é possível aproveitar a experiência de mercado desses especialistas para identificar erros e propor soluções de sucesso. A equipe, com isso, terá mais confiança para implementar os processos posteriores.
- Não preparar os funcionários para as mudanças
Para que as melhorias ocorram, os funcionários precisam entender a importância do processo e, assim, incorporar a ideia em suas equipes. Procure entregar os procedimentos, instruções de trabalho e fluxo de ações antecipadamente aos usuários finais. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar.
Você pode também engajar os times por meio de um workshop que explique o projeto e mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.
- Não estruturar a metodologia
Para que o processo dê certo, é preciso ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação do BPM.
- Não estabelecer metas
Sem elas, fica impossível fazer o acompanhamento do processo de implementação do BPM e avaliar os resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as consequências do seu não atingimento.
Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.
- Não fazer reuniões
Elas são fundamentais para aproximar as partes envolvidas, avaliar o progresso das ações e eliminar bloqueios e barreiras. Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o grupo de implementação, semanais entre os gestores e a equipe e mensais entre os gerentes e a alta administração.
- Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo
Se, mesmo depois de todo o progresso, a medição e o monitoramento contínuo falharem, o BPM pode acabar fracassando e o objetivo morrendo. Por isso, a alta administração deve fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como também propor ações para a correção das rotas. É possível promover treinamentos específicos para fortalecer fraquezas dos usuários e criar um histórico com o progresso das ações realizadas.
- Não ter o apoio da gestão
O envolvimento de todos é fundamental para sucesso de qualquer projeto. No caso do BPM, uma ideia que mudará toda a cultura da empresa, esse incentivo é ainda mais necessário.
A falta de apoio das áreas de alta administração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.
- Não motivar as equipes
A participação do usuário final também é fundamental para que o projeto tenha sucesso. Por isso, é necessário realizar ações de motivação, como, por exemplo, a criação de uma BPM Week, com distribuição de brindes relacionados e até crachá com identificações especiais aos envolvidos na implementação.
Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.
Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados à implementação do BPM.
- Não dar atenção aos desmotivados
Os resistentes radicais podem prejudicar todo o processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Uma forma interessante de evitar a resistência é programando uma evolução gradativa dos níveis de maturidade do BPM, evitando assim um choque muito grande.
Vale lembrar que é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.
- Não alinhar a equipe de TI com o BPM
Esse último detalhe é fundamental para a implementação ser um sucesso. A falta de alinhamento com o departamento de TI pode resultar no fracasso do projeto. Por isso, é importante ter um representante do setor do início até a conclusão do projeto.
O profissional deve participar das reuniões mensais com a alta administração e ainda ter um plano de ações de TI paralelo ao BPM. Dessa forma, ele não compromete os prazos macro do projeto de implementação.
Bruna Amaral, analista de qualidade da SML Brasil.
