Como parte de um projeto amplo de automatização de processos, a Marítima Seguros buscava no mercado um fornecedor para reestruturar seu parque de impressão com uma solução que, além de imprimir e tirar cópias, fosse capaz de enviar em formato digital os documentos das 86 filiais espalhadas pelo Brasil para a matriz em São Paulo. Após um minucioso processo de homologação de fornecedores, a seguradora escolheu a Tecnoset, integradora e fornecedora de serviços de impressão, networking, segurança digital, storage e backup.
?A Tecnoset foi a única que desenvolveu o que idealizamos?, afirma Erico Tadashi Yamamoto, superintendente de TI da Marítima. ?Ela integrou aos multifuncionais Lexmark com o sistema de imagem e workflow, de forma a permitir ao usuário, na hora em que digitaliza um documento, escolher no próprio painel do equipamento o perfil de processo ao qual o documento pertence.?
Na prática, isso significa que a nota fiscal de um veículo, por exemplo, ao ser digitalizado na filial, automaticamente é enviada para a matriz e se enquadra no workflow para emissão de apólice de automóvel. ?Estamos finalizando a implantação em todas as filiais até o final do ano e prevemos em médio prazo a extinção dos malotes diários para remessa de documentos?, afirma Yamamoto.
Os ganhos com o novo processo, segundo ele, foram surpreendentes. A redução no tempo de emissão de apólices chega a 50%, já que não é mais necessário esperar o recebimento físico dos documentos exigidos. Além disso, a produtividade dos funcionários nas filiais também aumentou de forma exponencial.
Além de todos estes benefícios com a automatização, Yamamoto diz que ao contratar a Tecnoset para o outsourcing de impressão, a Marítima renovou seu parque já obsoleto sem necessidade de investimento e passou a ter gestão precisa de tudo o que se imprime. ?O simples fato dos usuários serem informados sobre a bilhetagem gerou redução de 20% do volume de impressões.? Na matriz, o volume de impressão e cópias era de aproximadamente 1 milhão e nas filiais, 340 mil. A reestruturação gerou inclusive a redução de 35% no custo das páginas impressas.
