Digitalização de documentos e a simplificação de processos operacionais nas empresas

Atualmente, encontramos diversas soluções de tecnologia para simplificar, agilizar e modernizar os processos operacionais nas empresas. Entre as soluções que apresentam destaque no mercado, está a digitalização de documentos. Estas ferramentas geralmente são de fácil entendimento e simples manuseio, podendo ser utilizadas por qualquer usuário com conhecimentos básicos de informática.

Hoje, a tecnologia de digitalização de documentos está em diversos setores da economia e funciona tanto de forma descentralizada, em filiais e lojas, como em um único departamento da empresa, com uma gestão centralizada. Esta flexibilidade na aplicação da solução só é possível graças à sua adequação a diferentes processos e tipos de documentos.

Para cada segmento, a digitalização exerce uma função específica, mas, em todos os casos, o objetivo é melhorar o desempenho do setor. Em redes varejistas que possuem cartões private label, por exemplo, o uso da tecnologia agiliza e assegura a concessão de crédito ao consumidor. Tudo isso porque a solução entra no processo onde nasce o documento, ou seja, no momento que o cliente vai à loja física para solicitar o cartão da rede. Com a digitalização, esta etapa deve ser realizada sempre com a documentação original do cliente, que será escaneada e enviada para um portal de armazenamento seguro na web com disponibilidade full time.

Além de aumentar a segurança e reduzir em 90% o índice de ações fraudulentas na varejista, a digitalização de documentos elimina também os gastos desnecessários e promove sustentabilidade ao processo de vendas e concessão de crédito para o consumidor.

A tecnologia pode ser utilizada também como uma estratégia para automatizar a recepção, validação e processamento de Notas Fiscais de Entrada e que apoiam processos que envolvem fluxo de documentos, tornando-os 100% digitais. Neste caso, a digitalização confere agilidade no processamento, com a captura de documentos em filiais, unidades ou departamentos, eliminação da impressão e tráfego de documentos físicos.

Assim, além de organizar toda a estrutura, a digitalização permite que as empresas evitem problemas como multas por atraso no pagamento, extravios de documentos, altos custos com malotes e outras pendências relativas à documentação fiscal.

Com apenas alguns exemplos sobre o uso da tecnologia de digitalização de documentos, podemos visualizar como ela pode ser útil, simplificar e agregar eficiência aos processos empresariais. Outro ponto positivo está no custo do investimento. Uma solução de digitalização de documentos em formato de pacote de serviços, diferentemente do que muitos empresários conhecem ou imaginam, é comercializada a preço acessível para micro, pequenas e médias empresas, sendo utilizada também em projetos de grandes companhias financeiras. Sem dúvida, essa tecnologia está mudando o mercado pela flexibilidade e a interatividade nos negócios.

Jairo Duarte é gerente de Operações da Acesso DigitalBrasil