A Hela (Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH), uma das maiores indústrias da Alemanha no segmento de molhos, fundada em 1893 em Hamburgo e com presença em mais de 30 países, iniciou sua história no Brasil em 2006 com a parceria e posterior aquisição da General Ingredients, fornecedora de matéria prima e ingredientes alimentícios naturais para indústria e varejo.
Para expandir sua atuação no País adotou o software de gestão desenvolvido em FileMaker, com o qual realiza desde a administração do negócio, até as pesquisa e testes de novos produtos e de matérias-primas, incluindo os controles de estoque, demanda e qualidade, distribuição aos pontos de venda e feedback de clientes.
"Usávamos um CRM (Customer Relationship Management), algo voltado ao acompanhamento de vendas e controle de notas fiscais, mas era um sistema engessado. Trabalhávamos em função dele – e não o contrário. Era preciso mudar", diz Tarquinio Teles, consultor de TI da Hela Alimentos. "Os ERPs disponíveis no mercado eram financeiramente inviáveis e requisitos como rastreabilidade, controle de qualidade e segredo de fórmulas só seriam alcançados com módulos adicionais e incontáveis horas técnicas para adaptações".
A solução veio através da Plataforma FileMaker Inc., subsidiária da Apple para sistemas de banco de dados, com a qual a Hela desenvolveu in company um ERP totalmente customizado às demandas do negócio – e que só em 2014 teve sob sua gestão mais de 500 toneladas produzidas, com rastreabilidade e controle de qualidade online.
Dessa forma o gerenciamento da empresa, além de eficiente, permite obter detalhes de vigilância constante com a qualidade e até mesmo com a saúde do público consumidor. "É imprescindível administrar da melhor forma possível a complexidade do nosso negócio. Com o novo ERP, somos mais dinâmicos e proativos", afirma João Marcelo Teles, sócio executivo da Hela no Brasil.
O ERP da Hela Alimentos cuida de forma integrada dos processos de Compras, Vendas, Pedidos, Pesquisa e Desenvolvimento, Produção, Controle de Estoque, Projetos e Amostras. No departamento Financeiro, por exemplo, é responsável pelo gerenciamento de todas as competências, entre elas Empréstimos, Compra de Serviços e Cálculos de Tributos, com implantação prevista de Fluxo Diário de Caixa e emissão automática de Notas Fiscais Eletrônicas (independente de outros softwares ou servidores).
Atualmente, funcionários acessam diariamente a base de dados em unidades de negócios em São Paulo e Mogi das Cruzes. Além de sócios, colaboradores e vendedores, os suppliers e clientes também têm acesso, por meio de qualquer browser, às informações de compra e venda. Outro ponto forte é a interação do software com programas como o da Receita Federal, para consultas de CNPJ de potenciais compradores, e de acesso a mapas online, rotas e endereço das companhias a serem visitadas .
A ferramenta by FileMaker possibilita recalls em apenas alguns cliques. "Temos acesso em questão de minutos aos lotes de cada produto que compramos e aos que compõem cada batelada do que fabricamos. Com isso é possível iniciar um 'recall' instantaneamente", informa João Marcelo. "Esse acompanhamento é de extrema importância no nosso setor. Recentemente passamos por auditoria e fomos muito elogiados pela rapidez e desempenho da plataforma".
Ele revela ainda que a Hela Ingredientes Brasil já inclui em planos futuros o uso do ERP em iPads e iPods no setor de Produção (algo fundamental para evitar roubos de fórmulas exclusivas de produtos) e acesso remoto de qualquer computador e iPhone. O compartilhamento de arquivos, como especificações, certificados, fichas e filmes, é centralizado na biblioteca do ERP, com acesso a todos e sem intermediações demoradas.
