Impulsionada pela pandemia, a sociedade enfrenta um complexo processo de transformação digital. As mudanças, por sua vez, têm ocorrido como reflexo direto do desenvolvimento de novas tecnologias e, com isso, transformando o modo de executar algumas ações. Dentro do ambiente corporativo, os benefícios são imensuráveis, uma vez que novas ferramentas tecnológicas têm otimizado toda a rotina de trabalho, trazendo mais agilidade, com menos entraves e maior segurança.
Neste sentido, as demandas relacionadas à assinatura de documentos e contratos também passaram por alterações. Com o apoio de soluções tecnológicas, esse processo, que antes era moroso e burocrático, passou a ser digitalizado. Tal inovação, é vista não apenas na etapa de assinatura dos documentos, mas também em seu processo de compartilhamento, trazendo maior efetividade em todo o gerenciamento dessa tarefa. Essa tendência tem sido um diferencial para as empresas que buscam se atualizar, deixando de lado a execução manual para elevar a eficiência e segurança na conclusão das ações contratuais.
Uma vez que o dinamismo se tornou essencial para que as empresas permaneçam ativas no mercado, coordenar todos os processos relacionados ao gerenciamento de documentos é um grande desafio para muitos negócios. Sendo assim, para otimizar as demandas, os profissionais que atuam nessa esfera devem contar com o apoio de soluções e plataformas com poder de assessorá-los, a fim de tornar o fluxo contínuo e produtivo.
Tendo em vista o potencial tecnológico, administrar manualmente toda essa gestão passa a ser uma atividade obsoleta, além de favorecer um ambiente inseguro para os colaboradores. Isso porque, em consequência da gestão tradicional, o processo tem a sua complexidade elevada, aumentando a possibilidade de erros e, principalmente, a falsificação de assinaturas, por exemplo. Portanto, explorar novos caminhos que tenham como viés a inovação, propicia ao negócio uma ampla vantagem sobre seus concorrentes.
Digitalização otimiza tempo e reduz custos
Os recursos tecnológicos revolucionaram toda a estrutura organizacional, trazendo benefícios para diversas frentes do negócio. Quando pensamos na automação do processo de gerenciamento e assinatura eletrônica, a diminuição de custos referente ao armazenamento se destaca, uma vez que todos os dados ficam retidos em uma mesma plataforma online, eximindo a necessidade de um espaço físico. Dessa forma, as pilhas de papeis se tornam dispensáveis, assegurando a proteção de todas as informações importantes em um local seguro, que resulta em um ambiente de trabalho confiável.
Além disso, o apoio da tecnologia impacta no desempenho dos colaboradores, uma vez que facilita o acesso dos materiais. Com o processo de digitalizar as etapas, a agilidade se torna presente em todas as ocasiões, desde a elaboração de um contrato até o seu vencimento. Neste contexto, o gerenciamento de assinaturas também auxilia a monitorar a vida de um contrato, ajudando no controle das obrigações e de datas importantes.
Assinatura para cada necessidade contratual
Por conta da volatilidade do âmbito empresarial, cada documento tem um protocolo que se difere dos demais, o que pode ser um problema para quem não conta com uma gestão efetiva e coordenada. Em razão disso, aqueles que tem o apoio da tecnologia nessa demanda se adaptam melhor para concluir cada rubrica conforme as diretrizes de qualquer registro.
Para finalizar, ressalto que a tecnologia é o caminho para acompanhar a necessidade do âmbito empresarial, somando inúmeros benefícios para as companhias que desejam digitalizar o gerenciamento das assinaturas. Tal estratégia torna todo o processo mais simples, seguro, ágil e, consequentemente, gera um fluxo efetivo de conclusão e monitoramento desse processo.
Regis Lima, COO na Lumen IT.
