As implantações de projetos de alta complexidade em TI, seja com metodologia Ágil ou Waterfall, sempre contêm riscos para as empresas. As principais falhas geralmente estão associadas à insatisfação com o resultado do projeto, variação de custos (que excedem o planejado), atrasos na execução e, principalmente, dificuldades operacionais após a conclusão.
O que se percebe nesses casos é que os processos de negócio, o envolvimento das pessoas e os aspectos organizacionais são negligenciados durante a implementação, afetando o resultado geral do projeto.
A adoção de metodologia Ágil nesses casos, além de garantir a entrega de um modo evolutivo, é um modo de mitigar riscos. O MVP (Minimum Viable Product) proposto pela metodologia é um fator de mitigação de riscos, porque pode garantir uma evolução técnica e de produto consistentes.
No entanto, a simples adoção dos princípios da metodologia Ágil não garante uma implantação livre de riscos. Existem empresas que adotaram essa metodologia para o andamento de projetos complexos e que, pela ausência de um programa de mitigação de riscos abrangente e estruturado, também tiveram resultado negativo.
Pelo menos cinco pontos são importantes para que se obtenha efetividade na mitigação de riscos nos projetos:
A – Conhecer o objetivo e as características do projeto – Esse conhecimento pode ser construído a partir de perguntas como, por exemplo, que tipo de projeto está sendo implementado? O projeto é um sistema integrado, que permite um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, com uma única base de dados? É um instrumento para a melhoria de processos de negócio, tais como produção, compras ou distribuição? Isto permite conhecer os Fatores críticos de sucesso (FCSs), planejar a implantação, planejar os sprints, etc.
B – Ter domínio do conceito de riscos de um projeto: O termo risco é proveniente da palavra risicu ou riscu, em latim, que significa ousar. Costuma-se entender risco como a possibilidade de algo não dar certo. Seu conceito envolve a quantificação e qualificação da incerteza, tanto no que diz respeito às perdas quanto aos ganhos, com relação ao rumo dos acontecimentos planejados – seja por indivíduos, seja pela empresa. Riscos não são evitados, mas, sim, mitigados. O risco é um componente inevitável em qualquer situação.
C – Conhecer os Fatores Críticos de Sucesso na implementação e evolução de um projeto complexo: Fatores críticos de sucesso (FCSs) podem ser definidos como áreas de conhecimento que devem apresentar resultados minimamente satisfatórios para garantir o sucesso do desempenho competitivo organizacional. Seja através de um projeto por Waterfall ou por um projeto Ágil.
D – Saber a sequência de implementação da solução (fases do projeto) ou a sequência de sprints (na Metodologia Ágil): A implantação de um projeto complexo segue uma sequência de passos ou fases distintas – ou tem um grande número de 'sprints', com objetivos claros. Para cada fase ou 'sprint' existem FCSs mais relevantes, tornando a mitigação de riscos cada vez mais dependente de um processo de gestão estruturado.
E – Ter um processo de monitoramento contínuo e estruturado dos FCSs nas fases ou sprints do projeto, para que se estime o risco e sejam adotadas ações de mitigação: Como mencionado acima, a complexidade para mitigação de riscos passa por vários estágios. Desde a identificação dos FCSs até a aplicação de um processo que avalie a correta mitigação de um FCS para determinada fase ou sprint do projeto. Aplicar uma ação de mitigação em um momento inadequado pode ser inútil ou representar perda de energia do projeto.
Exemplos brasileiros
Pelo menos dez empresas brasileiras já administraram mitigação de riscos com esta metodologia. Em cada um desses casos, vários sinais indicaram o sucesso ou fracasso da gestão, tanto na metodologia Waterfall quanto na Ágil.
Participamos de um projeto em uma delas: empresa com aproximadamente 20.000 usuários e alta complexidade de negócios. O projeto foi dividido em duas fases. A primeira sem a mitigação estruturada de riscos. Houve inúmeras paradas operacionais antes do go live, impactando até mesmo no faturamento da empresa em um período superior a dois meses. Na segunda fase foi adotado um modelo de mitigação de riscos. Nessa etapa, os principais riscos da implementação foram mitigados, principalmente nas questões associadas a interrupções operacionais, com poucas interrupções acontecendo após o go live.
Os riscos não precisam ser temidos, mas não podem ser ignorados. Conhecê-los e administrá-los tornou-se sinônimo de desafio e oportunidade. Ou seja, em qualquer projeto ele está sempre presente. A forma de mitigá-lo pode variar. Mas ele nunca está ausente.
Paulo Silveira, sócio e consultor da TGT Consult.
