O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) trata-se de um conjunto de ferramentas tecnológicas que objetivam a informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. Instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, ele faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.
Seu início foi marcado pelos projetos de Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital, Nota Fiscal Eletrônica e EFD-Contribuições (antigo PIS-COFINS), e, recentemente, em 17 de Julho de 2013, a Receita Federal anunciou uma novidade, o e-Social, que tem por objetivo a informatização centralizada de todos os dados das áreas Trabalhista e Previdenciária pelo empregador, em relação aos seus empregados.
Desde o começo do projeto, o e-Social gerou muita ansiedade e chamou a atenção por sua complexidade cultural e organizacional, que é a maior de todos os projetos do SPED, prometendo grande impacto no ambiente corporativo e na sociedade.
Em geral, o e-Social transporta para o ambiente digital diversas obrigações que já são cumpridas pelas empresas atualmente, como os créditos pagos aos funcionários, as informações previdenciárias, os dados relacionados às retenções de IR, etc. Mas existem novas informações cadastrais sobre os colaboradores que passarão a ser obrigatórias, como, por exemplo, a comunicação dos eventos (ocorrências) de Atestados de Saúde Ocupacional, início e término dos períodos de Estabilidade Provisória, Aviso Prévio, e várias outras.
Em função dos prazos para enviar estes eventos para a Receita Federal se torna difícil, senão impossível, o hábito de 'dar um jeitinho' nas coisas, exigindo mais planejamento e profissionalismo por parte das organizações. O e-Social marca então uma nova era das relações de trabalho e subestimar seu impacto social é uma demonstração de amadorismo.
Antes da publicação do e-Social, muito se falava sobre a necessidade de as empresas se prepararem para a novidade, mas como a Receita Federal do Brasil ainda não havia comunicado seu conteúdo, havia dúvidas de como fazer essa preparação. Com a publicação do layout em Julho de 2013 – decretando o mês de Janeiro de 2014 como prazo final para que as empresas se adequassem, que depois foi postergado para Abril de 2014, deu-se início a uma grande busca do mercado por tecnologias que viabilizassem essa adoção.
As organizações, principalmente as de pequeno e médio porte, que muitas vezes não possuem uma equipe interna de RH e que necessitam enviar suas ocorrências de pessoal (Admissões, Aviso Prévio, Férias, etc.) para seus escritórios de contabilidade, têm pela frente um grande desafio. Por isso, é fundamental que essas empresas possam contar com a tecnologia como uma aliada para auxiliar no cumprimento do e-Social.
Diante deste panorama, as fornecedoras de software têm um grande desafio para adequar suas soluções de modo a atender a essas demandas. Para cumprir com as exigências de forma eficiente, é ideal que as empresas de soluções de gestão empresarial tenham uma equipe completa dedicada inteiramente ao projeto, para desenvolver processos de rotina que permitirão gerar os arquivos e-Social.
Acho que muitas empresas ainda não compreenderam a exata dimensão das mudanças que estão por vir e que afetarão profundamente a área de Recursos Humanos. Mas, a tendência é que no médio e longo prazo, haverá um panorama mais padronizado e desburocratizado para todos os processos da área trabalhista e previdenciária, o que será melhor para toda a sociedade.
Ricardo Knychala Segger, especialista em Recursos Humanos e gerente de Produtos de RH na Sankhya.
