O Grupo Servopa, rede de concessionárias que atua na região Sul do país, conseguiu otimizar seus processos e centralizar suas informações ao implementar, no ano passado, o sistema de ECM (Enterprise Content Management) desenvolvido pela DocSystem, provedora de soluções para gestão da informação corporativa.
A ferramenta DocSystem CloudDoc foi parametrizada para atender às necessidades do grupo, dentre elas agilidade no processo de recebimento de notas fiscais com aprovação de pagamento em diversas alçadas, o processo de auditoria, tesouraria e recursos humanos, além do controle da documentação de entrada e saída de veículos no fluxo de centralização do faturamento.
Com a automação dos processos e a integração com os sistemas que o grupo utiliza como na área de consórcio e de faturamento, a empresa, de fato, ganhou mais agilidade, padronização e controle sobre as informações, e ainda conseguiu eliminar o trâmite dos documentos físicos gerando também uma considerável redução nos custos com impressão, cópia e armazenamento.
"O fluxo de aprovação digital permite que os gerentes gerais, que estão sempre em campo, aprovem as notas aonde quer que estejam, e isso torna o pagamento mais rápido", aponta Ana Rossi, supervisora administrativa do Grupo. "Outro grande ganho que tivemos foi a centralização do faturamento de várias marcas. Com isso, o padrão de regras do grupo pode ser veemente cobrado, e as margens e rentabilidade estão 100% corretas", completa.
Das 36 filiais da concessionária, 25 possuem o sistema da DocSystem implantado, incluindo o Consórcio. Ainda de acordo com Ana Rossi, as lojas que já utilizam a ferramenta conseguem fechar o fluxo mensal uma semana antes das que ainda não contam com a solução. A previsão é que até junho todas as unidades utilizem a ferramenta.
