Todas as companhias, independentemente da área de atuação, já podem armazenar e organizar documentos e ativos digitais com segurança e ainda assim garantir a facilidade de localização dessas informações. Para isso, a captura, digitalização e indexação de documentos, sejam eles físicos ou os que já foram criados digitalmente, são os primeiros passos do processo que podem apoiar as empresas no desafio da gestão da informação a serviço do negócio.
Existem ferramentas, como o ECM (Enterprise Content Management), que dão suporte às empresas nestes desafios, pois garantem agilidade na recuperação de documentos, localização e manuseio rápido de dados e segurança por conta de controle de acesso por usuários. E o gerenciamento dessas informações, atualmente, é um processo fundamental para a tomada de decisões.
Com isso, mais do que a digitalização de documentos, o entendimento das reais necessidades do mercado, a gestão da informação e o uso da tecnologia têm papel fundamental atualmente. A tecnologia, quando é utilizada corretamente, traz inovação e faz com que as informações relevantes que constam no papel gerem inteligência e melhorem a experiência do usuário
Cinco elementos imprescindíveis para que se tenha uma gestão da informação completa e assertiva:
Captura, digitalização e indexação da informação
Para os documentos em papel o processo inclui a captura, digitalização e indexação. Já os documentos que já nasceram digitais, partem da indexação. Daí em diante, os dados são gravados em servidores que permitem que os dados fiquem armezenados com alta segurança e disponibilidade além da facilidade da nuvem.
Software customizado que atende às necessidades de áreas como RH, Logística e Contabilidade
Ter um software específico que atenda às necessidades de cada segmento é imprescindível para que a gestão da informação se torne parte do cotidiano de uma companhia e seja um agente facilitador. Este sistema pode ser desenvolvido, de acordo com o desafio de negócio de cada empresa atenda as áreas como RH, Logística e Contabilidade, com facilidades como agregar Folha de Pagamento e Inventário, integração com sistema ERP e controle de notas e operação, bem como captura de notas fiscais e recibos.
Guarda física dos documentos
Apesar da crescente digitalização, no Brasil ainda existe uma série de transações que exigem documentos em papel e que precisam ser armazenados. Levando em conta este cenário, é fundamental contar com uma solução que faça com que todas as informações estejam armazenadas com segurança e respeitando as regras de compliance.
Guarda digital
Mas onde guardar todo esse volume de dados? O armazenamento digitalizado, seja em uma nuvem ou data center, por exemplo, é necessário para assegurar o sigilo e a segurança das informações. Neste caso, é imprescindível contar com um parceiro com uma infraestrutura robusta que garanta segurança, alta disponibilidade e flexibilidade de uso, caso não tenha uma própria.
Auditoria, inventário e organização
O primeiro tópico para o gerenciamento completo dos dados documentais de uma empresa é a organização deste material. Mas não apenas ordená-los, é preciso torná-los localizáveis com agilidade e segurança. Neste caso, uma política de compliance aliada a uma solução de segurança assegura que não será um ponto fraco de seu negócio.
Além de metodologia e soluções que permeiem as necessidades, é preciso encontrar um parceiro que possua soluções de ponta a ponta no processo como um todo. Desta forma, não será preciso gerenciar muitas empresas para fazer a gestão da informação.
Norberto Tomasini, diretor de Negócios Digitais da TIVIT.
