A Carvalho Hosken, especializada em desenvolvimento urbano e comercialização de imóveis, identificou a quantidade de papeis esquecidos nas bandejas das impressoras como um grande vilão dos custos em sua operação e detectou a necessidade do gerenciamento dessas operações. Para auxiliá-la nessa missão, buscou o apoio da Simpress, que assumiu, em um contrato de outsourcing, a gestão dos serviços de impressão, implementando 16 equipamentos de média produção.
Os equipamentos passaram a atender toda a companhia, tanto nas demandas preto e branco, como nas coloridas. A fim de garantir ainda mais a segurança e agilidade de suas informações, também foi necessária a implantação do software de bilhetagem com a função Siga-me, a qual permite que o colaborador envie um documento para impressão e possa retirá-lo em qualquer um dos equipamentos distribuídos pela empresa.
Antes do projeto qualquer pessoa podia retirar um documento da impressora e muitas vezes eles se perdiam, visto que se misturavam com o restante da empresa ou eram esquecidos. Após a instalação do software de bilhetagem, os colaboradores receberam um crachá e só conseguem liberar as impressões ao aproximá-lo do equipamento. O modelo, além de otimizar os gastos com papel e energia elétrica, aumentou a eficiência do processo de impressão.
Outras necessidades mapeadas pela organização eram melhorias nos processos de escaner e uma solução que auxiliasse na compactação de arquivos. Para otimizar o processo de escaneamento, o recurso encontrado foi a digitalização de passada única, a qual permite que em uma única vez a imagem do documento seja capturado frente e verso. Com esta aplicação, o tempo de leitura das informações foi reduzido em até 50%.
Já a falta de regras de impressão também ocasionava problemas com o tráfego de imagens, assim, a Simpress garantiu que os arquivos pudessem ser salvos em PDF na própria impressora e também fossem compactados de modo que passou a ser possível reduzir em até oito vezes o tamanho do arquivo original.
O cliente ainda destaca as melhorias na gestão proativa de suprimentos e dos processos internos da empresa. "Não precisamos mais nos preocupar com a falta de materiais. A Simpress fica responsável por todo o nosso armazenamento e ainda realiza manutenções preventivas. Quando precisamos solicitar um reparo, temos a resolução em tempo muito satisfatório para nós", destaca o executivo. "Além disso, o gerenciamento das impressões e nosso fluxo de trabalhos internos também vem melhorando a cada dia com esses resultados", conclui.
