A Empresa de Pesquisa Agropecuária e Extensão Rural (EPAGRI) de Santa Catarina está conectando suas unidades por todo o estado através da plataforma de vídeo colaboração, l projeto que visa o fortalecimento da agricultura familiar, uma atividade muito presente na economia da população catarinense alcançando 100 mil famílias em todo o estado.
Com equipes em 31 instalações próprias em diversas localidades, bem como as equipes de convênios firmados com prefeituras, sindicatos e associações de Santa Catarina com as quais mantém constante interação, a EPAGRI enfrentava o desafio de ter de expandir suas atividades intensificadas pelo crescimento do desenvolvimento de agricultura familiar. Por isso, a necessidade de uma comunicação eficiente, que possibilitasse a disseminação das orientações e o compartilhamento de conteúdo para que o projeto alcançasse os resultados esperados pela instituição, foi o que impulsionou a EPAGRI a adotar soluções colaborativas fornecidas pela Polycom.
Os meios de comunicação que a EPAGRI utilizava até então consistiam em trocas de e-mails e a utilização do aplicativo hangouts. Porém, a limitação técnica dessas ferramentas tornava ineficiente a interação de todas as equipes envolvidas nos projetos da instituição. Outra dificuldade enfrentada era ampliar a possibilidade de acesso às discussões sobre a produção técnico-científica, gerando artigos e pesquisas voltadas à eliminação de pragas e ao desenvolvimento de tecnologia para a agricultura familiar.
A partir de um mapeamento das necessidades de uma comunicação que promovesse tomadas de decisões mais eficientes e colaborativas fez com que ela abrisse uma concorrência pública para aquisição de soluções de videoconferência. O objetivo era derrubar as barreiras da comunicação e, principalmente, encurtar distâncias que separavam os colaboradores e beneficiados da EPAGRI.
"Nosso projeto de desenvolvimento de agricultura familiar é muito amplo e bem engajado na população catarinense. Nossas ferramentas de comunicação não atendiam à demanda do rápido e constante crescimento de nossos projetos, de modo que vimos a necessidade de inovar a comunicação para que a nossa mensagem chegasse de maneira mais rápida a todos os envolvidos", relata Fábio Lunardi, gerente estadual de informações da EPAGRI.
Pela licitação realizada, a Polycom foi a empresa vencedora para implementar as soluções colaborativas e fazer com que todos os envolvidos nos projetos que excedessem a distância de até 900 quilômetros entre as cidades para conectarem-se através da plataforma de vídeo colaboração.
Mudança cultural
A implementação da plataforma foi iniciada em novembro de 2015 e as operações começaram em janeiro de 2016. Em pouco tempo de utilização das soluções colaborativas, os benefícios foram significativos na execução dos trabalhos, sendo a principal delas a economia nas despesas de combustível e com viagens dos colaboradores, as quais tinham uma duração média de três dias.
Hoje, a demanda pode ser resolvida, em alguns casos, em até meia hora nas reuniões por vídeo colaboração e com muito mais pessoas envolvidas. Recentemente, na apresentação de novos planos de cargos e salários, programação de treinamentos, sistema de avaliação e de um processo de protocolo eletrônico para todo o estado, cerca de 150 pessoas participaram via videoconferência. Essa facilidade da comunicação ao promover maior integração das equipes nas discussões também levou a uma interação próxima a reuniões presenciais, em razão da alta qualidade em áudio e vídeo.
Inicialmente, a instalação da plataforma de vídeo colaboração contou com dez estações experimentais para os centros de treinamentos e administração de gerências regionais. Em abril de 2016, mais 12 novos pontos foram adquiridos pela EPAGRI, com usabilidade de 100%, interligados à rede corporativa acessada pelos 1.720 funcionários. Em menos de um ano, 77% dos funcionários participam de uma reunião por videoconferência ao mês. As áreas que mais se utilizam da plataforma de vídeo colaboração são o setor de Pesquisa Agropecuária e Extensão Rural e a área de Recursos Humanos.
Embora sem ter uma mensuração dos resultados alcançados com a vídeo colaboração, outros benefícios foram bastante perceptíveis, que vão desde a agilização das tomadas de decisões pela diretoria, passando pela melhoria no fluxo de trabalho, redução na emissão de carbono, redução de turn over, aumento de produtividade até a melhoria na qualidade de vida dos colaboradores.
"A adoção da plataforma de vídeo colaboração mudou radicalmente as nossas operações, pois anteriormente tudo dependia de viagens e de grandes deslocamentos e, agora, praticamente todas as interações são feitas por videoconferência", diz Lunardi.
A plataforma de vídeo colaboração inclui soluções Polycom RealPresence Group 300/ 500/ 700, Polycom RealPresence Collaboration Server 1500/ 1800/ 2000/ 400, Polycom RealPresence Media Manager e o Polycom RealPresence Capture Server, um aplicativo centralizado que permite a gravação e o streaming de vídeos.
Sobre a EPAGRI
A EPAGRI é uma empresa pública, vinculada ao Governo do Estado de Santa Catarina por meio da Secretaria de Estado da Agricultura e da Pesca. A criação da Empresa, em 1991, uniu os trabalhos de pesquisa e extensão rural e pesqueira, somando décadas de experiência em diferentes áreas e fortalecendo ainda mais o setor.
Suas ações de pesquisa e extensão rural buscam a geração de renda nas propriedades rurais, através do aumento da produtividade, da redução de custos, da diversificação e da agregação de valor à produção.
