Em apenas um ano desde o lançamento, o Microsoft 365 Copilot já é considerado um avanço significativo para corporações que buscam eficiência operacional nas equipes. Baseado em inteligência artificial (IA), essa inovação integra as funcionalidades de aplicativos como Word, Excel, PowerPoint e Outlook para auxiliar desde tarefas mais simples à complexa, como criação de conteúdo, análise de dados e elaboração de relatórios. Diferentemente dos comandos tradicionais, o Copilot responde de forma intuitiva e natural aos pedidos dos usuários, oferecendo insights em tempo real e otimizando o fluxo de trabalho.
Os números comprovam
No ano passado, um estudo conduzido pela Microsoft com 1,3 mil trabalhadores demonstrou que a adoção diária do Copilot pode economizar até 11 minutos por dia, proporcionando um real valor no uso. Embora isso pareça uma quantidade pequena, representa mais de 40 horas de produtividade extra a cada ano para cada colaborador. É importante notar que esse é apenas o início do potencial da IA; os benefícios podem aumentar significativamente com o tempo. Esses números destacam como a inteligência artificial não apenas simplifica processos, mas também devolve um tempo valioso aos funcionários, refletindo diretamente nos resultados dos negócios.
O uso inteligente do Copilot nas empresas
Apesar da interface acessível e intuitiva, a integração de uma inovação disruptiva como o Copilot requer uma preparação muito mais cultural do que técnica, afinal ela está pronta para uso. Por isso, a importância de uma estratégia de adoção – a própria Microsoft sugere que os gestores de TI e as equipes de adoção implementem uma abordagem estruturada, com a participação ativa de todos os públicos-alvo, líderes e colaboradores da empresa.
O segredo está em promover a transparência e mostrar as possibilidades do recurso com o máximo de clareza. Para isso, workshops e treinamentos práticos são essenciais para que todos os envolvidos entendam como a inovação pode ser integrada à rotina de cada um ou de cada área, aumentando a confiança e eficácia no uso da IA.
É natural que essas mudanças enfrentem barreiras internas, até porque a introdução da inteligência artificial pode desencadear dúvidas quanto à segurança de dados e o impacto no trabalho humano. Mas, para mitigar esses receios, a Microsoft adotou padrões rigorosos de segurança e privacidade, protegendo informações corporativas e garantindo que o Copilot respeite permissões de acesso aos dados.
A velocidade das atualizações da IA também exige que o treinamento vá além da aula inicial. Treinar uma única turma e esperar semanas para ensinar a próxima pode estimular problemas de compreensão, já que as ferramentas evoluem com rapidez. Portanto, programas contínuos de reciclagem e capacitação são indispensáveis para aproveitar o máximo potencial do recurso.
Começando pelo básico
Para identificar as diferenças de produtividade do Microsoft 365 Copilot desde os primeiros dias de uso, é fundamental entender como aplicá-lo não apenas em tarefas cotidianas, mas também de forma estratégica em atividades mais complexas. Inicialmente, isso pode ser feito por meio de estratégias de adoção e uso bem definidas.
Algumas orientações para o uso simples do Copilot incluem usar o assistente para planejar reuniões com base em dados e encontros anteriores, solicitar a redação e edição de e-mails, relatórios e apresentações, criar gráficos e planilhas, analisar dados de forma eficiente, gerar resumos e relatórios das demandas realizadas e configurar lembretes e respostas automáticas para e-mails e mensagens. Essas simples práticas podem otimizar o fluxo de trabalho e já aumentar a produtividade dos times.
Quando bem adotado no dia a dia dos usuários, o Copilot revoluciona a forma como as equipes colaboram e produzem. Ele auxilia nas tarefas rotineiras e operacionais, permitindo que os colaboradores dediquem mais tempo a atividades criativas e analíticas. Além de aumentar a eficiência, o Copilot fomenta um ambiente de trabalho mais inovador e sustentável. Com uma implementação gradual e um compromisso a longo prazo, as empresas podem alcançar benefícios significativos e mensuráveis.
João Labre, especialista em Microsoft 365 e Diretor de Modern Work & Security da Beyondsoft Brasil.
