Os projetos de transmissão de energia elétrica da asiática State Grid nas usinas de Belo Monte e Xingu e o segundo circuito da linha de transmissão da usina de Teles Pires (TP2) geram um grande fluxo de documentos que são emitidos em diversos pontos e por colaboradores de diferentes áreas, como engenharia, gestão de projetos, canteiro de obras, planejamento e fornecedores. Mesmo sendo uma administração centralizada, o processo é todo compartilhado, já que os documentos precisam estar disponíveis para diversas pessoas e em locais diferentes.
Ao considerar a importância de manter toda essa documentação sob controle, dispondo desses arquivos de uma forma totalmente rápida e descomplicada para todos os envolvidos, a empresa descontinuou o uso do e-mail e de planilhas, que tornavam o processo moroso, e adotou o software de colaboração em nuvem do Construtivo, empresa de TI com expertise em engenharia.
A solução, fornecida no modelo SaaS (Software as a Service), está sendo utilizada em todo o relacionamento dos colaboradores, desde a elaboração do projeto até execução da obra. A principal importância de ter os documentos em nuvem e com controle de versão, segundo a State Grid, é a confiabilidade e a rastreabilidade da informação, ou seja, com a ferramenta é possível saber quem está gerando a informação dentro do sistema e para quem será direcionado cada documento.
"O Colaborativo vai além da gestão eletrônica de documentos tradicional porque não é somente um repositório de documentos na nuvem, mas sim uma ferramenta de gestão, que fornece inteligência por meio do recurso de workflow com alertas e perfis de acesso que permitem dar sequência a cada projeto, tal como a análise, a revisão, a aprovação e a execução", acrescenta o responsável de planejamento do projeto TP2, Vinícius Cruz.
A ferramenta simplificou e trouxe maior eficiência e produtividade. Entre os exemplos, os processos e as rotinas da gestão de projetos, que apresentavam dificuldades de controle das diferentes versões, o que resultava em demora na elaboração dos projetos e, consequentemente, gerava prejuízo.
Já o gerenciamento das informações é obtido por meio de indicadores e dashboards automáticos, que fornecem dados de evolução do projeto, produtividade e assertividade dos fornecedores. "É uma alternativa aos relatórios, já que precisamos ter uma maneira mais efetiva e rápida de controlarmos os processos vindos do grande volume de documentos em circulação na ferramenta, que incluem projeto executivo, relatórios de obra, inclusão de contrato e anexos, medições, notas fiscais, entre outros", pontua Cruz.
O Colaborativo, que foi utilizado desde a construção de Belo Monte, permite a otimização do processo a partir de um ambiente seguro e único, que dá condições de armazenar, consultar e organizar documentos que estão completos ou em andamento. "O tempo que seria utilizado para gerenciar todos os processos é gasto com produtividade da equipe", finaliza Marcus Granadeiro, presidente do Construtivo.
