A maneira como as empresas trabalham está em constante transformação. Desde a chegada dos millennials ao mercado de trabalho, os empreendedores estão focando em colaboração e comunicação, pensando na mobilidade e buscando o máximo de produtividade, mesmo para quem trabalha remotamente.
Para entender o que estas mudanças significaram para a força de trabalho, a Plantronics encomendou à Factworks uma pesquisa com mais de 4.000 participantes de Estados Unidos, Alemanha, França, Suécia, Índia, China, México e Brasil.
Neste novo cenário, foram removidas as baias que dividiam o espaço pelo número de funcionários, de modo que cada um tinha sua própria estação de trabalho. Estas divisórias deram espaço a um conceito aberto, conhecido como Smarter Working, que trouxe enormes estações de trabalho, que deixam os funcionários à vontade para se sentarem onde se sentirem mais confortáveis.
Diante disso, seria natural concluir que nem todos são amigáveis a este novo modelo e que a nova concepção de trabalho pode causar diversos inconvenientes dentro de uma empresa que tenha uma equipe heterogênea no que tange às gerações. Entretanto, a pesquisa aponta que há de 1% a 2% de diferenças entre a demografia da força de trabalho e psicográficos.
Personas
Os resultados da pesquisa apontaram uma clara segmentação de cinco personas, que compõem 82% do ambiente de uma empresa típica. "Os outros 18% correspondem a um perfil adicional que não foi coberto na pesquisa. Trata-se de um perfil que nós chamamos de "O profissional individual convencional". É alguém que tem muito pouca comunicação como parte de seu estilo ou escopo de trabalho, não é altamente colaborativo, tem um foco muito preciso na tarefa e trabalha de maneira bastante individualizada. Como realmente não tínhamos muitos pontos problemáticos de comunicação para resolver nesse caso, não fazia sentido ter uma persona dedicada a esse grupo", comenta Vera Thomaz, gerente de território da Plantronics do Brasil.
Importante entender que há alguns estilos de trabalho que ficam mais no ambiente de trabalho que os demais. O Comunicador do escritório e o Colaborador do escritório ficam 100% do tempo no escritório e isso compõe cerca de 33% da empresa que está em colaboração:
• O Comunicador do escritório é alguém que se comunica bastante interna e externamente e tem pontos problemáticos bem específicos. Perfil corresponde a 12% dos entrevistados;
• O Colaborador do escritório é alguém que tem um estilo de trabalho um pouco mais variado em relação a como faz o trabalho em vários dispositivos. Perfil corresponde a 21% dos entrevistados;
• O Profissional flexível tem o desafio de trabalhar em vários locais diferentes. Geralmente é alguém que frequentemente trabalha de casa. Perfil corresponde a 23% dos entrevistados;
• O Profissional "da estrada" é altamente móvel. É uma porcentagem pequena da empresa, mas eles têm pontos problemáticos muito específicos relacionados a sempre estarem em movimento. Perfil corresponde a 8% dos entrevistados;
• O Executivo conectado. Este é realmente o executivo do futuro, muito promissor. Ele é muito multimodal, viaja bastante, tem muitos pontos problemáticos relacionados a transições entre locais e seu trabalho é muito valorizado pela organização e, portanto, as empresas se preocupam com a retenção e em estimular a produtividade deste executivo. Perfil corresponde a 18% dos entrevistados;
Dispositivos e ambientes de comunicação
A pesquisa aponta que os colaboradores utilizam em média sete dispositivos de comunicação no trabalho entre smartphones, tablets, headsets, telefones de mesa, PC, etc.
• O comunicador do escritório passa a maior parte do dia se comunicando e depende bastante de e-mail, correio de voz, chamadas inesperadas e agendadas. Tende a preferir modos de comunicação mais tradicionais e tem dificuldade para adotar novas tecnologias. Em média, utilizam 5,9 dispositivos no trabalho, sendo 80% da frequência de uso com um telefone de mesa, 10% com PC e 10% com smartphone. Apenas 31% destes profissionais afirmaram usar fones de ouvido para chamadas no trabalho. Seu ambiente de comunicação é 100% em uma mesa individual no escritório;
• O colaborador do escritório tem muita familiaridade com tecnologia e é fã de aplicativos de colaboração que o ajudem a ser mais produtivo. Na maior parte do tempo, ele trabalha na sua mesa, mas alterna entre dispositivos conforme o necessário para gerenciar a comunicação. Ele geralmente usa música para isolar o ruído ambiente dos colegas de escritório. Em média, este perfil utiliza 7,3 dispositivos no trabalho, dividindo o tempo em 66% com um telefone de mesa, 18% com um smartphone e 16% com PC. 35% alegam usar fones de ouvido para chamadas de trabalho. Seu ambiente de comunicação é 100% em uma mesa individual no escritório;
• O profissional flexível se preocupa muito com estilo e percebe que seu uso de tecnologia revela sua inteligência, cultura, modernidade e elegância. Usa todos os canais de comunicação e é uma entusiasta de mídias sociais. Em média, este perfil utiliza 8 dispositivos no trabalho, dividindo o tempo de uso em 54% por telefone de mesa, 30% pelo smartphone e 16% pelo PC. 43% destes profissionais utilizam fones de ouvido para chamadas de trabalho. Seus ambientes de comunicação são 58% em uma mesa individual no escritório e 26% viajando ou em trânsito;
• O profissional da estrada está sempre conectado e nunca fica off-line. Seu cargo exige que ele se comunique com interessados internos e clientes por meio de chamadas agendadas e reuniões de negócios. Seu smartphone e seu computador são suas ferramentas de trabalho mais críticas. Gosta de se comunicar por bate-papo e vídeo, mas, quando está em trânsito, precisa ficar conectado e sempre parecer profissional. Em média, este perfil utiliza 8,1 dispositivos no trabalho, dividindo o tempo de uso em 49% com telefone de mesa, 34% com smartphone e 20% com PC. 49% utilizam fones de ouvido para chamadas de trabalho. Seus ambientes de comunicação são 48% em uma mesa individual no escritório, 17% em outros locais do escritório e 33% viajando ou em trânsito;
• O Executivo conectado tem muita experiência com tecnologia, uma mente criativa e é respeitado por colegas e executivos. Comunica-se o tempo todo e em qualquer condição, e valoriza a capacidade de transicionar com desenvoltura de uma tarefa para a outra. Em média, este perfil utiliza 9,2 dispositivos no trabalho, dividindo o tempo de uso em 49% com telefones de mesa, 30% com smartphones e 21% com PC. 53% utilizam fones de ouvido para chamadas de trabalho. Seus ambientes de comunicação são 48% em uma mesa individual no escritório, 28% em outros locais do escritório e 15% viajando ou em trânsito;
Queixas dos profissionais
As principais queixas dos colaboradores são sobre distrações frequentes no ambiente de trabalho. "O que é nativo para um grupo de pessoas pode ser inadequado para outras. Este conceito aberto, traz uma dificuldade de concentração, uma vez que todos podem interagir com todos", afirma Vera Thomaz.
• Sobre pontos problemáticos de comunicação para o comunicador do escritório, 52% alegaram que são afetados por ruídos no ambiente. Destes, 28% consideraram que os ruídos causam muitas distrações no trabalho, 22% afirmam que levam muito tempo para conseguir as informações por conta dos ruídos e 22% afirmam não ter privacidade suficiente;
• 68% dos Colaboradores do escritório são afetados por ruídos no ambiente. Destes, 27% alegam que são muito distraídos pelos mesmos, 23% dizem que levam muito tempo para conseguir as informações e 22% afirmam não ter privacidade suficiente;
• 59% dos profissionais flexíveis são afetados por ruídos no ambiente. Destes, 23% consideraram que os ruídos causam muitas distrações no trabalho, 18% afirmam que os principais parceiros de comunicação estão em locais diferente, e 14% alegaram que perdem informações importantes enquanto estão trabalhando remotamente;
• 51% dos profissional da estrada são afetados por ruídos no ambiente. 27% consideraram que os ruídos causam muitas distrações no trabalho, 22% disseram que levam muito tempo para conseguir as informações e 26% ressaltaram a dificuldade para acessar remotamente arquivos da empresa;
• 69% dos executivos conectados são afetados por ruídos no ambiente. 25% afirmam que os ruídos causam muitas distrações no trabalho, 24% alegam levar muito tempo para conseguir as informações e 20% dizem que os e-mails a causam falhas de comunicação;
A pesquisa conclui que o espaço de trabalho flexível estimula a comunicação, a colaboração, a criatividade e o compartilhamento de ideias. A ideia de todos terem seu próprio escritório particular está começando a ser cada vez menos popular. Muitos desses escritórios particulares estão sendo convertidos em salas improvisadas, em que até cinco pessoas podem ter uma conversa rápida e não programada sobre algo.
"Os ambientes de escritório aberto em que as pessoas trabalham juntas e colaboram em tempo real são realmente a grande tendência. Vemos muitos espaços ou salas de reunião em que a tecnologia pode facilitar o uso de vídeo e permitir a incorporação de pessoas em chamadas remotas. Para garantir a colaboração no nível máximo, é importante encontrar os dispositivos certos para cada estilo de trabalhador. Só desta forma será possível garantir o foco ideal e a melhor experiência de colaboração entre os funcionários", conclui Thomaz.
