Sabe quando alguém da sua família lhe pergunta com o que você trabalha? Você gentilmente responde que trabalha com gestão de projetos e tenta explicar o que é isto. Normalmente utilizamos termos usuais do nosso meio profissional, assim como os advogados (ex: data vênia), os médicos com seus termos técnicos (ex. cefaleia), o pessoal de Informática com as suas siglas (ex. ERP, BI, CRM, ASP, SAAS, etc.) e outras profissões, cada qual utilizando suas "gravatas" nas palavras para demonstrar que somos especialistas naquilo e passar um pouco de poder, para não dizer uma pitada de arrogância.
E quanto à preocupação de saber se quem perguntou entendeu alguma coisa, deixa pra lá. Como o pessoal é da família e a intimidade é maior, normalmente recebemos o feedback assim: a tá, entendi! E fazem aquela expressão que não entenderam nada e para não perder a amizade, mudam de assunto rapidamente.
E na próxima festa ou confraternização da família a pergunta volta a se repetir, e a mesma pessoa que já lhe perguntou pelo menos umas três vezes, repete a pergunta: ei, fulano, você trabalha com o quê mesmo, estes dias fui falar para um amigo e não lembrava mais, pode me explicar novamente? Ou quando o seu filho vem lhe perguntar dizendo que tem que contar para os amigos no colégio com o quê você trabalha. Ai você para, pensa e vê que a comunicação não está legal.
Pois é, depois de passar por estas situações algumas vezes, e verificar que da forma que estava tentando me comunicar não estava funcionando muito bem, resolvi pensar em situações reais que vivenciamos no dia-a-dia para explicar os conceitos de gestão de projetos, evitando usar "gravatas" nas palavras.
O que quero dizer com o termo "gravatas" nas palavras é que muitas vezes usamos uma linguagem usual do nosso meio profissional para explicar coisas para pessoas que não são do mesmo ambiente, ou seja, a linguagem e a forma não estão adequadas para o público que estamos transmitindo a mensagem, fazendo com que a comunicação não fique na mesma sintonia.
Para conseguir explicar com o que trabalho, pensei no exemplo abaixo para explicar o conceito de gestão de projetos que usamos nas empresas, traduzindo para nossa vida pessoal.
Gestão de Projetos: Sabe aquela viagem de férias que você está planejamento há um bom tempo para a Disney nos EUA, onde pretende ficar 10 dias conhecendo pelo menos 5 parques, ficar num hotel da própria rede com a família e tirar alguns dias de compras, pois é, isto é um projeto, por que?
• É temporário – tem início, meio e fim;
• A experiência vai ser única, mesmo que você volte outras vezes, nunca será a mesma coisa;
• Tem que definir o que se quer na viagem (qual tipo de hotel e padrão de qualidade, quantas pessoas irão viajar, que parques visitar, quanto tempo para cada atividade de lazer e compras, que lugares conhecer, etc. – Gestão do Escopo e do Tempo;
• Vai definir quanto pretende gastar na viagem – Gestão de Custo;
• Terá que pensar nos riscos desta viagem (Ex. E se alguém não conseguir o visto americano, quais os brinquedos mais perigosos para crianças para evitar acidentes, e se alguém ficar doente, o que fazer etc.) – Gestão de Riscos;
• Qual a agência de viagem deve contratar, considerando o preço, serviços, atendimento e que lhe dê o suporte para qualquer imprevisto – Gestão de Aquisições;
• Quem da família irá à viagem e se alguém conhece o idioma inglês para facilitar a comunicação, caso não, como deverá se preparar para isto, fazendo aula particular ou um curso em alguma escola de idiomas, etc. – Gestão de Recursos Humanos;
• Qual a forma e meio que será utilizado para comunicar todas as informações da viagem, de forma que todos entendam claramente o seu papel neste projeto, evitando usar "gravatas" nesta comunicação – Gestão da Comunicação;
• Definir o padrão de qualidade que se espera durante a viagem, como por exemplo, qual a categoria do hotel (quantas estrelas), companhia aérea da viagem e tipo de classe do assento (Econômica, Executiva ou Primeira Classe), consulta a sites especializados para ver a pesquisa de satisfação de outros hospedes. – Gestão da Qualidade;
• E após todas estas definições, verificar se tudo que foi previsto e se espera na viagem está integrado e coerente com o planejamento do todo, pois não faz sentido dizer que se espera gastar USD 2.000,00 por pessoa neste projeto e planejar viajar em classe Executiva e ficar em hotel 5 estrelas, que irá gastar muito mais que o valor previsto – Gestão da Integração.
Quem já viajou sabe que devemos pensar em tudo isto que foi colocado e em mais coisas ainda, e para que a viagem corra tudo bem e seja bem proveitosa, sabe que este projeto de férias deve ser bem planejado para evitar surpresas indesejáveis que podem estragar o passeio, antes, durante e depois da viagem, quando chegar a fatura do cartão de crédito, por exemplo.
Pois é, se você já foi a pessoa responsável por cuidar de todo este planejamento e gerenciar estas atividades para que tudo aconteça no prazo, no orçamento e dentro das expectativas dos envolvidos, parabéns, você foi o Gerente de Projeto deste projeto.
Podemos fazer a mesma analogia com o projeto para a construção, compra ou reforma da casa, o projeto da Pós Graduação, o Projeto do Intercâmbio de estudos, Projeto da Construção do Skate, Projeto da Reeducação alimentar, etc.
Vejam que os projetos fazem parte da nossa vida pessoal também, e se não forem gerenciados da forma adequada, podemos perder muito com isto: tempo, dinheiro, saúde e até amigos em situações mais extremas (quem já viajou em grupo sabe o que isto significa, alinhar as expectativas de todos não é fácil, em gestão de projetos chamamos isto de gestão das partes interessadas ou gestão de stakeholders, se preferir usar uma "gravata").
Claudio Roberto da Costa Júnior, bacharel em Direito, MBA Executivo Empresarial na Fundação Dom Cabral-MG, Pós-Graduado em Processamento de Dados, possui mais de 20 anos de experiência profissional participando em projetos de Consultoria Empresarial nas áreas de Manufatura, Logística, Serviços e Comercial, e em mais de 30 projetos de implantação de sistemas ERP em empresas de vários segmentos de mercado e porte. É sócio e diretor de Negócios da Euax, atuando também como diretor de Projetos, instrutor e palestrante em eventos do PMI. Possui certificação PMP. Já atuou em empresas como Datasul S.A, Logocenter, Embraco e Cônsul
Legal. Parabéns