Enfrentando o coronavírus com adoção de home office e plano de continuidade

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A medida que o coronavírus continua a se espalhar progressão geométrica (com exceção da China agora) em alguns países e, considerando que no Brasil há mortes e grande número de infectados em 19 estados, as empresas precisam urgentemente avaliar sua capacidade de realizar e continuar seus negócios.

A avaliação adequada disso exige a revisão dos planos de continuidade de negócios associados com a adoção de home offices, além de planos específicos de pandemia já alertados pelas autoridades. Vale salientar que, esses esforços conjuntos das empresas, governo e sociedade.

O home office já é realidade para milhões de pessoas no mundo todo, mas para muitas empresas e profissionais ainda é uma novidade. Neste momento de pandemia do coronavírus, trabalhar em casa (home office) passou a ser uma necessidade para todos e para quem não tem experiência pode gerar ansiedade, dúvidas uma grande dor de cabeça.

As regras como preparar a família – em especial, os filhos, para a mudança, estabelecer o local de trabalho, lidar com a autonomia e solucionar problemas comuns, podem garantir o sucesso dessa nova experiência.

Para ajudá-los nesse momento de transição, seguem algumas dicas para contribuir com a sua adaptação nesse novo formato de trabalho.

Você no home office

Trabalhando em home office

As características essenciais para trabalhar de casa são: disciplina, concentração e organização. Sem elas, é muito difícil tocar um trabalho em casa. Outras características importantes são: gerenciar seu tempo e seus trabalhos sem a presença do seu superior imediato, cumprir prazos, ser focado em resultados, ter determinação e autoconfiança, e saber lidar com a tecnologia. Caso você tenha dificuldade em algum desses pontos, compartilhe com o seu líder e peça ajuda.

Importância da disciplina

O primeiro passo para manter a disciplina é criar uma rotina. Sem ela, o home office pode ser um tanto estressante. Agora você é "dono" do seu horário e isso, ao mesmo tempo em que lhe dá total liberdade, traz junto muita responsabilidade. Leve em conta o número de horas que você deve se dedicar ao trabalho diariamente.

Instituir horários, como se estivesse trabalhando dentro da empresa, pode ser útil. Lembre-se que é importante ter hora para acordar, almoçar e encerrar o expediente.

Vestimentas

A maneira que você se veste poderá impactar no seu comportamento e disposição para o trabalho. Procure usar uma roupa confortável, mas apropriada.

Alimentação e descanso

Se possível, mantenha os horários das refeições e dos descansos, tente não alterar essas rotinas. Seja disciplinado para manter uma alimentação saudável.

Foco na produtividade

Para manter o foco na produtividade uma dica interessante pode ser montar um plano de ação do dia. Defina o que tem para fazer, como vai fazer, o prazo para entrega e o horário do dia que vai se dedicar a cada uma das atividades, inclusive contatos com outras pessoas.

Distração é o que não falta. A TV logo ali, a cozinha também, o vizinho apareceu e eu tinha que dar uma palavrinha com ele, enfim, é preciso (mais uma vez) ter disciplina para se concentrar no trabalho. Se começar a prestar atenção a cada pequena coisa que lhe tire do trabalho, a sua produtividade vai ficar seriamente comprometida.

Aproveite a flexibilidade e autonomia do escritório em casa, mas não esqueça o compromisso com os prazos e cuidado com os excessos.

Faça pausas

Trabalhando em casa ou não, fato é que sempre existirão dias mais estressantes que outros. Muita calma nessa hora! Quando esse dia chegar, faça uma pausa de 5 minutos. Parece pouco, mas quando você espairece, as perspectivas melhoram.

Administre o seu tempo

Administre bem o seu tempo, cumpra os prazos e compromissos que firmar. Apesar de estar trabalhando em casa, você será avaliado pelo seu desempenho e entrega como se estivesse trabalhando dentro da Companhia.

Seu papel profissional x outros papéis

Prepare o terreno

Prepare a sua família (e amigos ou vizinhos) para esta nova realidade, pois eles podem confundir a sua autonomia/presença em casa, com disposição em tempo integral. Informe que apesar de estar em casa, você não está disponível, pois ali é seu escritório e você está em um dia normal de trabalho.

Acordos com a família

Estabeleça em quais situações e horários é permitido ou não interromper, definindo através de exemplos quais situações podem ser consideradas emergências e quais podem esperar para mais tarde.

Crie uma sinalização para pendurar na porta do seu escritório indicando que naquele momento não pode ser incomodado.

Deixe claro que você terá sim mais tempo para a família, pois não precisará mais se deslocar até o trabalho. Mas este tempo não acontece durante o horário de trabalho.

Separar problemas pessoais dos profissionais

Enquanto estiver em horário de trabalho, evite resolver conflitos familiares ou assuntos domésticos. Coloque limite desde o início. Você terá hora para resolver tudo no tempo certo.

Cuidado com a culpa…

É bem comum que pais que trabalham em casa sintam-se culpados por não estar com os filhos o tempo todo. Afinal de contas, eles estão bem ali, na sala ao lado. Outro tipo de culpa é a de não estar trabalhando nos momentos em que brincam com seus filhos.

Para lidar com estas culpas, tão contraditórias, procure conscientizar-se do seguinte: Ao trabalhar de casa você presenteia seus filhos com uma quantidade e qualidade de tempo e divertimento que eles não teriam se você trabalhasse na empresa. E nesta equação entra também o tempo ganho por não precisar se deslocar até o trabalho. Conclusão: relaxe, pois você tem crédito com seus filhos e a empresa.

Algumas regras para os filhos

Se seus filhos já têm idade suficiente para entender e seguir regras, defina uma lista curta, simples e clara de atitudes que você espera deles:

• Estabeleça em quais situações e horários é permitido ou não interromper. Por exemplo: quando estiver ao telefone, é proibido interromper.

• Permita ser interrompido somente em caso de emergência, definindo através de exemplos quais situações podem ser consideradas emergências e quais podem esperar para mais tarde.

• Crie uma sinalização para pendurar na porta do seu escritório indicando que naquele momento não pode ser incomodado. Peça aos seus filhos que ajudem a criar e desenhar a sinalização para envolvê-los ainda mais no processo.

• Não permita que seus filhos atendam a linha do escritório ou a utilizem para ligações pessoais. Eles deverão utilizar somente a linha telefônica residencial.

Regras podem não funcionar tão bem com crianças pequenas, principalmente que não permitem interrupções. Neste caso, vale a pena mostrar alguma flexibilidade e compreensão, e implementar as regras gradativamente.

Sua relação com a Empresa

Crie uma rotina para você e para a empresa

Para que a sua produtividade seja ainda maior, estipule uma rotina de horários para você e para a empresa, alinhando previamente com seu gestor, colegas, clientes. Comente com as pessoas que horário você está trabalhando e se condicione a estar disponível sempre naquele mesmo período.

Utilize as ferramentas de comunicação para alinhamento e integração com a equipe

Nesse novo cenário, que você está em home office e parte dos colegas estão no escritório, é preciso encontrar alternativas para manter o alinhamento e integração com a equipe, como por exemplo: reuniões v ia confe rence call, troca de ideias via chat, whatsapp, etc…

Estabeleça relações de confiança

Confiança é o cumprimento de acordos / atender o previsto.

É importante se atentar a relação de confiança que você estabelece com o seu líder e mesmo com seus pares e colegas de trabalho de outras áreas. Essa confiança consiste em: Credibilidade – estabelecer segurança ao agir e ao transmitir orientação, demonstrando experiência, serenidade e conduta ética; Apoio – demonstrar atenção, mostrando que você se preocupa com seus colegas e que tem interesse genuíno em ajudá-los; Afinidade – buscar conhecer o outro e a si mesmo para compartilhar os objetivos e reconhecer as dificuldades , procur ando encontrar soluções.

Comunicação

Trabalhando em home office, a comunicação com seu líder e colegas, será mais frequente de forma escrita e via telefone, ambas sem contato visual. Por isso o cuidado com as palavras na escrita e na ligação é de fundamental importância para garantir o entendimento da mensagem, evitando interpretações erradas e respostas inadequadas.

Contato

Devemos manter endereço e telefones de contato permanentemente atualizados e ativos, consultar diariamente seu e-mail, informar o gestor o andamento dos trabalhos e apontar eventual dificuldade, dúvida ou informação que possa atrasar ou prejudicar a entrega do trabalho, bem como avisar de imprevistos e ausências.

Contato com colegas

Tente manter o contato com os colegas de trabalho. Uma ideia pode ser montar um grupo no e-mail para debater assuntos cotidianos e tirar dúvidas, no qual todos os "copiados" poderão contribuir, compartilhando comentários e informações. Essa rotina ajuda a não se distanciar dos colegas e a manter experiências para o desenvolvimento.

Informe onde estará

Informe sempre os seus colegas e o seu líder, formalmente por e-mail, onde estará caso, por exemplo, precisar sair cedo para fazer um exame, compromissos particulares, etc… avise que não estará disponível em determinado horário / período.

Tecnologia

Para realizar em casa as mesmas atividades que realiza hoje na empresa, verifique a empresa disponibiliza e quais são as suas necessidades: Ex: notebook, mouse, sistema de telefonia que funciona através da internet, ou celular, etc….

A Internet poderá ser uma questão a ser negociada em casa, pois dependendo da sua atividade e se tiver muitas pessoas utilizando, assistindo filmes, jogos, etc…. a lentidão poderá ocorrer. A conversa e combinados nestes casos pode evitar dor de cabeça e queda na produtividade.

Considerando todos os elementos acima abordados em forma de orientações, dicas, conceitos e alternativas, entendemos que o profissional em home office terá uma atuação assertiva, contudo não podemos esquecer que estamos falando de pessoas, a maneira mais assertiva nasce da experiência de cada um, da vivência plena do processo, dos erros e acertos e da possibilidade de aprender e crescer juntos.

Álvaro Melo, fundador e sócio-diretor da BECA, fundador e ex-presidente da SOBRATT – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades.

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