Há algum tempo, o setor de Tecnologia da Informação deixou de ser um luxo para as empresas e passou a ser uma área extremamente necessária para as tomadas de decisões acertadas e que contribui com as estratégias do negócio. Mas, para que esse departamento funcione corretamente, é necessário investir em recursos e elaborar orçamentos para otimização dos custos.
Para manter a empresa competitiva no mercado, a área de TI depende de uma boa infraestrutura e de tecnologia eficiente. Os computadores, smartphones e tablets deverão ter boa capacidade de memória e terão que atender às necessidades da companhia. Gerenciar esses gastos e investimentos do setor de TI é de extrema importância para inovar e evoluir o negócio com um bom parque tecnológico e otimizar recursos.
Há dois anos o cenário mundial ficou desafiador e passou uma grande transformação digital. Com isso, as atividades econômicas influenciaram positivamente no crescimento do setor de TI, pois a necessidade de incorporação de soluções tecnológicas e adaptação de estratégias atingiu fortemente as empresas e, as demandas relacionadas à área de TI que ainda não haviam sido colocadas em prática, tiveram de ser implantadas como medida de urgência.
Para garantir o sucesso desses empreendimentos, fazer a revisão do orçamento de TI é de extrema importância para que os gestores consigam visualizar como estão as finanças que envolvem a área. Ao fazer esse procedimento, também será possível pontuar quais são os gastos necessários e os custos que podem ser cortados, além de deixar mais fácil a aprovação de novos projetos pela alta gestão das companhias. É importante, também, envolver pessoas de outros departamentos para realizar as demandas de cada setor e avaliar o que deve ser considerado no centro de custo. Todos os gestores podem opinar sobre as estratégias traçadas e as aplicações de TI que serão necessárias em suas rotinas, não deixando de fora aspectos importantes para manter o crescimento do empreendimento.
E, para colocar a otimização do orçamento de TI em prática, quatro passos são essenciais:
- Levantamento de dados: É preciso fazer um levantamento detalhado de todas as necessidades do departamento de TI como: principais dificuldades, ferramentas necessárias, equipamentos que são pouco usados, estimativa de crescimento da empresa e mudanças na tecnologia. Ter em mãos uma lista com tudo que o setor precisa evita gastos desnecessários. Além disso, é importante estar atento às novas legislações como a LGPD, que afetam diretamente essa área com mudanças tecnológicas e operacionais.
2.Planejamento de gastos: Esse passo possibilita que a empresa seja capaz de programar os investimentos, garantir eficiência no uso de recursos e avaliar possíveis riscos. Isso exige conhecimento profundo de todos os gastos setoriais e empresariais voltados à área de TI como: gastos com consultoria, com suporte de hardware e software, com rede de dados e pagamentos de terceiros. Esses custos podem variar bastante, pois os valores dependem do ramo em que a empresa atua e de sua dinâmica interna. Mesmo assim, é possível categorizá-lo de acordo com a função de cada gasto.
3.Controle e avaliação do desempenho: Esse ponto é essencial. É importante para o bom andamento dos negócios verificar se o cronograma e todas as ações estão sendo realizadas conforme foi planejado, uma vez que pode haver mudança nas orientações caso as atitudes não estiverem sendo tomadas. Pode ser que haja a necessidade de novas aquisições de computadores, tablets, smartphones e outras ferramentas. Se isso for preciso, a compra deve ser feita o quanto antes para não atrasar a entrega dos produtos ou serviços ofertados pela empresa. Por isso, o controle rigoroso do setor de TI dever ser seguido sempre.
4.Elaboração de checklist completa: Essa dica é primordial para conseguir a otimização do setor de TI. Portanto, siga a lista de itens que foi previamente estabelecida para se certificar da realização de todas as etapas ou fases e se foram cumpridas de acordo com o que havia sido programado.
É possível otimizar e fazer com que o impacto do orçamento de TI em sua empresa seja mais efetivo. Existem também empresas que oferecem essas soluções e possibilitam até mesmo locação de equipamentos, gerenciando externamente os processos do setor de TI de outras companhias. É o chamado outsourcing e que contribui muito nesse sentido, pois terceirizar a função de TI para um fornecedor externo evita gastos na hora de gerenciar toda a infraestrutura da área.
Julio Guapo, diretor de Tecnologia da Informação da Positivo Tecnologia.
