Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Hospital Albert Einstein, que conta com aproximadamente 10 mil funcionários, acaba de colocar em operação uma solução cujo principal objetivo é agilizar o trabalho de higienização dos leitos. Desde o início de maio, o processo se tornou inteiramente informatizado em um sistema de gestão centralizado.
A gerente de projetos de gestão hospitalar do hospital, Kátia Gontarzik, conta que antes da mplatação da solução, além do preenchimento manual de planilhas, era necessário consultar diversos sistemas para a visualização da situação dos leitos, para, então, ser possível fazer a abertura de chamados de manutenção, entreposto e telefonia. O contato com a equipe da limpeza, por exemplo, era realizado via telefone (ramal móvel). As informações eram repassadas a um determinado funcionário, responsável por alterar o status do leito no sistema. “Todos os relatórios gerenciais eram elaborados manualmente e registrados em planilha Excel”, lembra Kátia.
Nessas condições, ela afirma que era impossível acompanhar todas as etapas do processo de higiene, como o tempo de espera para direcionamento da equipe, de chegada do camareiro no apartamento após o devido direcionamento, além da própria duração da higiene completa do apartamento. A falta desse controle, portanto, era responsável pela perda de produtividade do setor. “Não havia informações precisas e online para direcionar melhor o fluxo de limpeza dos leitos, e a conseqüente liberação do leito para internação”, explica.
Para aumentar a agilidade e maximizar a qualidade na execução do serviço de higienização, contribuindo diretamente no giro do leito, foi decidido, então, implantar o sistema informatizado na gestão deste serviço. Kátia declara que “a solução proporciona a liberação do leito higienizado em tempo hábil, garantindo a alocação de pacientes de acordo com a demanda e a especialidade”. A medida, segundo ela, teve sucesso e alcançou as expectativas elencadas. O projeto efetivamente acelerou o giro de leitos. Além disso, possibilitou a visualização de indicadores precisos, que conseguem direcionar as tomadas de decisões relativas ao processo.
No entanto, por ser uma solução muito recente, ainda não há números que comprovem a produtividade gerada. Mas Kátia assegura: “Os pacientes e seus acompanhantes estão mais satisfeitos com a agilidade de liberação de leitos para a internação”.
Ela também diz que os próprios profissionais que trabalham diretamente no processo compartilham desse mesmo contentamento, e acrescenta que o projeto contou com a ativa participação dos funcionários-usuários. “Um projeto não é realizado apenas tecnicamente pela TI, e sim por pessoas que identificam e acreditam nos ganhos que isso trará em seus processos”, opina.
Uma das preocupações do grupo de TI do hospital era a dificuldade de treinar uma grande equipe de camareiras terceirizadas, que não tinham experiência na utilização de sistemas informatizados. Todavia, a reação das profissionais não foi de estranhamento. “A possibilidade de utilização de um sistema como esse foi encarado como desafio e motivação em seu trabalho (da equipe responsável pela higienização)”, diz.
Processo planejado
O projeto foi planejado no orçamento de 2011. O tempo necessário para a implantação – desde a concepção, estudos técnico e financeiro, desenho da solução, aprovação, análise, contratação, desenvolvimento, homologação e treinamento dos funcionários – foi de um ano.
A solução é fornecida pelas empresas NEC e Voice Technology, integradora da solução. “O apoio dos fornecedores durante o processo foi fundamental”, informa Kátia. Ela afirma ainda que as empresas contribuíram transferindo conhecimento para a equipe da instituição, que utiliza o sistema em toda a parte que se refere ao escopo do projeto, ou seja, configurações e montagem do ambiente técnico.
Ela reitera que o sistema da solução foi adaptado às plataformas de hardware e software do próprio hospital, não interferindo nas estruturas já existentes. “A princípio, o banco de dados não era na mesma plataforma padrão que utilizamos em nosso ambiente. Então, solicitamos a conversão para nosso padrão”, diz.
O hospital opta por não divulgar a quantia investida na solução. No entanto, estima-se que dentro de onze meses haja o retorno do investimento. “Ainda não temos mensuradas as métricas positivas e negativas do projeto, mas a expectativa é de uma melhoria de 20% no tempo de liberação (dos leitos)”, explica Katia. Hoje, a solução dinamiza o trabalho de mais de 100 funcionários.
Neste ano, a prioridade de TI do Albert Einstein é a atualização dos principais sistemas e a implantação de projetos alinhados às estratégias do hospital, como “excelência na qualidade e segurança dos pacientes, eficiência no atendimento hospitalar, redução dos desperdícios e aumento da produtividade”, finaliza Kátia.
