O uso de ferramentas de gestão de assiduidade dos funcionários começa a fazer parte da realidade de órgãos públicos. Esse é o caso do Uruguai, que adotou o aplicativo SHG 2.0, desenvolvido pela Genexus, com o objetivo de diminuir os prejuízos decorrentes da ausência de pessoal nas repartições públicas.
O sistema está em uso na Oficina Nacional de Serviço Civil (ONSC), unidade executora da Presidência da República, que tem como principal atribuição definir e promover políticas de gestão humana na Administração Central.
A Administração Central é composta pela presidência e mais os 13 ministérios, um total de 121 unidades, que reúnem cerca de 90 mil trabalhadores.
O país vizinho precisava de uma ferramenta dinâmica e escalável, que permitisse automatizar os processos dos trabalhadores, a autogestão de incidentes, consultas, contas correntes e toda a informação derivada de suas jornadas de trabalho.
A implantação do projeto aconteceu em 2012 e já existem melhoras no dia a dia, principalmente na otimização dos processos. "Reduzimos o uso de papel e conseguimos grande agilidade no trâmite de solicitações, autorizações e notificações de incidências", conta Ivonne Barbé, diretora de Recursos Humanos do Ministério da Indústria, Energia e Mineração do Uruguai.
Segundo Celia Tiscornia, chefe da Unidade de Técnicas Aplicadas em Gestão Humana da ONSC, através do SGH 2.0 foi possível uma gestão personalizada, direta e transparente da frequência dos funcionários.
"Essas são três condições essenciais para que quando o sistema estiver consolidado, sejam obtidas a eficiência e a descentralização da tradicional função de 'Registro e Controle' e a consequente liberação de horas de trabalho no Departamento e o direcionamento delas para tarefas dirigidas a uma eficiente gestão humana", explica.
O SHG 2.0 gera dados que ficam à disposição da direção de Recursos Humanos para a avaliação, geração e verificação de políticas de gestão dos funcionários.
Por exemplo, podem trabalhar em uma mudança cultural se assim quiserem a partir da análise de informação sumarizada sobre as incidências que o pessoal utiliza e sobre os critérios de autorização dos chefes.
Funciona da seguinte forma: os usuários carregam as incidências, como horas particulares, licenças, comissões, etc, e é enviado um e-mail ao chefe, que deve autorizar. O sistema agrupa as incidências de cada mês e permite uma visualização dos minutos fora do escritório que não foram justificados ou os minutos trabalhados fora do horário.
Com o SHG 2.0 podem ser obtidos relatórios em tempo real, que permitem trocar informação com outros sistemas mediante planilhas de cálculo ou outros meios.
Essa informação pode alimentar outros bancos de dados e servir, por exemplo, para o carregamento de movimentos nos sistema de liquidação de salário, cruzamentos com informação contável, com sistemas de atenção médica, com sistemas estatísticos, etc.
Além de gerir a assiduidade dos funcionários, este sistema permite estabelecer hierarquia do trabalho do pessoal de Recurso Humanos, que já não precisa se dedicar a tarefas entediantes e repetitivas, como o cálculo dos minutos de atraso na entrada e o tempo não justificado fora do escritório.
Desta forma, podem se dedicar a tarefas inerentes à Gestão Humana, como a planificação de pessoal, seleção e recrutamento, formação e avaliação.
