Cerca de 76,2% das empresas do país já implementaram ou estão desenvolvendo planos de transformação digital, segundo pesquisa feita pela Samba Digital. Em muitos casos, o DP faz parte desse movimento.
Com isso, não quero falar apenas da digitalização do DP da sua empresa, mas de como contar com a tecnologia pode favorecer a capacidade de retenção de talentos, além de outros benefícios.
O uso de dados por parte do DP
Você deve saber que as relações trabalhistas presumem trocas. Quando criamos postos de emprego, esperamos a contrapartida de quem tem expertise para nos oferecer. É uma via de mão dupla.
Nessa via de mão dupla, é importante que quem trabalha também se sinta confortável e não somente quem emprega. É considerando isso que a transparência de dados ganha destaque.
Observando tudo o que o DP faz, longo entende-se que o setor está envolto com questões burocráticas rotineiramente.
Na admissão e na rescisão contratual, o DP cuida da documentação das pessoas que passam pela empresa. Mensalmente, confere dados sobre a jornada de trabalho para fechar a folha de pagamento ? espera-se, sem erros de cálculo.
Tudo isso gera expectativa. Quem trabalha pode querer saber se os dados lançados em sua Carteira de Trabalho estão corretos e pode se interessar por conferir se suas horas extras foram devidamente consideradas para a remuneração, por exemplo.
A tecnologia, que reúne dados sobre essas e outras questões que fazem parte da rotina do DP, tem tudo para responder bem a isso.
Digitalização de documentos e processos
Considere, por exemplo, que CTPS Digital pode ser acessada a qualquer momento por meio de um aplicativo e que todos os dados da admissão, promoção e detalhes contratuais de quem trabalha podem ser consultados em um instante.
Agora, entrando ainda mais na rotina do setor, existem softwares de gestão de controle de ponto e de folha de pagamentos que, sobretudo quando integrados, asseguram o máximo de transparência e confiança entre as partes.
A solução de controle de ponto impede que fraudes aconteçam e os dados podem ser consultados em tempo real pelo DP, gestores ou por colaboradores. Assim, qualquer erro de marcação ou inconsistência pode ser sinalizada e corrigida o quanto antes, sem dar brecha para suspeição.
Na hora do cálculo da folha de pagamentos, havendo a integração de dados, o trabalho do DP passa a ser tão somente conferir o que foi feito pelo sistema para verificar que o valor definido está correto.
Há chances infinitamente menores de erros que podem, eventualmente, desgastar a relação do setor, e da própria empresa, com seus colaboradores e gerar desconfiança.
Ninguém vai ter base para se perguntar se alguém "errou cálculos de propósito" para reduzir a despesa com o pagamento de horas extras, por exemplo.
Diferente disso, se uma falha ainda ocorrer, o DP pode facilmente identificar e mostrar às pessoas envolvidas qual foi o problema, corrigindo-o com igual facilidade.
A relação entre a transparência e o turnover
A falta de transparência pode gerar desconfiança, mal-estar e desentendimentos. Vejamos a situação do DP por uma ótica que encara um setor desprovido de tecnologias modernas e voltemos à marcação manual de ponto.
Uma das principais queixas relacionadas a esse sistema arcaico é sua falta de segurança. Embora não seja o comportamento esperado em hipótese alguma, uma pessoa mal-intencionada poderia rasurar as marcações feitas na folha de controle.
Essa pessoa poderia ser o próprio trabalhador, um colega tentando ajudar ou atrapalhar, ou alguém do DP, por exemplo. Todas essas hipóteses levam a uma situação de insegurança que pode gerar impasse, ruptura de relações trabalhistas e até processos legais.
Se alguém sugere que há um erro nos cálculos de remuneração feitos pelo DP e, ao solicitar a folha de controle de ponto, encontra uma rasura, a situação passa a ser a palavra de um contra a do outro. Isso gera um desgaste grande mesmo quando a empresa consegue, ao final, provar que estava certa.
Sistemas mais modernos de controle de ponto não são passíveis de fraude, independentemente de quem tente cometê-las. Por isso, erros que eventualmente surjam são apenas… erros. E convém lembrar que são raros e não costumam levar a um cenário tão grave quanto o que acabei de hipotetizar.
É por isso que a transparência de dados entre o DP e os colaboradores cria um ambiente mais seguro e amigável, e menos favorável a um turnover elevado.
Considerando questões assim, conseguimos entender os benefícios da tecnologia na relação com as pessoas que compõem a empresa, indo além do entendimento de que softwares otimizam rotinas.
Transparência de dados e a eficiência do DP
Entretanto, eu não poderia deixar de mencionar como a transparência de dados favorece o DP como um todo, inclusive no cumprimento da parte burocrática de suas rotinas.
Como indiquei antes, o setor pode usar e integrar diferentes tecnologias para contar com a automação e o machine learning para cumprir algumas funções. O cálculo da folha de pagamento ? que se torna mais complexo à medida que diferentes variáveis precisam ser consideradas ? é uma delas.
O ganho de tempo vem em decorrência da melhoria nos fluxos operacionais. Para o setor, além do benefício atrelado a um melhor relacionamento com os funcionários da empresa, destaca-se a possibilidade de atuar mais estrategicamente.
Você já deve ter ouvido falar ou lido em algum lugar que as pessoas são o ativo mais importante de uma empresa. Há uma infinidade de conteúdos que versam sobre a valorização do capital humano e nada disso é sem motivo.
As pessoas são o coração de uma organização e depende delas ? do seu engajamento, desempenho e bem-estar ? o sucesso do empreendimento. Por isso, nota-se uma demanda crescente para que o DP consiga contribuir mais de modo a alinhar o lado humano da empresa aos objetivos de negócios traçados.
A tecnologia que favorece a transparência de dados é a mesma que dá espaço para o DP atuar em outras frentes além de documentações e cálculos.
E é essa transparência, que contribui para a relação do DP com os colaboradores, que favorece uma atuação mais estratégica do setor junto às pessoas que compõem o quadro de funcionários da sua organização.
Essa atuação estratégica pode ter relação com a redução do turnover e com outras demandas atreladas à gestão de pessoas, como a análise dos dados coletados para gerar insights para o RH e as lideranças.
Por sua vez, esses mesmos insights nos levam de volta a entender como criar um ambiente que, para além da transparência na relação com o DP, contribui para que os profissionais de sua empresa queiram ficar.
Isabella Furbino, Head de Gente & Gestão no Tangerino.
