Tempo é dinheiro: use a tecnologia para evitar os custos desnecessários da colaboração e trabalho em equipe

O modelo de gestão nas organizações está mudando. Cada vez mais, a colaboração, que deriva dos termos em latim "com e laborare" – trabalho em conjunto – assume o papel de protagonista na forma pela qual as empresas operam. A essência da colaboração é a "articulação de um esforço em comum em direção a um objetivo", segundo Vreede e Briggs (2005).  A colaboração, baseada em 4 aspectos principais (comunicação, coordenação, memória e percepção, que se complementam e integram), é a espinha dorsal no esforço das organizações modernas em melhorar a capacidade de resolver problemas, gerar alternativas, tomar decisões e executar projetos e processos com eficácia.

Baseada em consenso e trabalho em equipe, a jornada colaborativa enfrenta desafios importantes que têm comprometido seus resultados potenciais: lentidão e falta de coordenação na execução das atividades, alto custo na tomada de decisão, dificuldade no compartilhamento do conhecimento além de reuniões frequentes, longas e ineficazes, consumindo recursos caros sem atingir os benefícios desejados.

Estatísticas recentes apontam que as organizações podem perder até 25% do seu tempo com reuniões que poderiam ser evitadas.  E este prejuízo não compromete somente tempo, mas também dinheiro. A perda de produtividade somada a custos de deslocamentos e até hospedagens aumentam significativamente o valor desta conta.  Segundo a Harvard Business Review, reuniões custam, no mínimo, R$ 200,00 podendo chegar até R$ 1.000,00, dependendo do tempo, de onde as pessoas vêm e quem está envolvido. Você já fez a conta de quanto você gasta com isso em uma semana? Em um mês? Em um ano?

Organizações recorrem à colaboração para obter qualidade, produtividade e compartilhamento de conhecimento, mas os esforços são desperdiçados por conta do uso ineficiente do tempo, dos recursos e das competências. A começar, como vimos, pelas reuniões presenciais frequentes e desnecessárias.  A presença física é necessária e justificada. Mas deve ser valorizada e realizada nos momentos onde é realmente requerida. Não em trabalho de rotina, como frequentemente acontece.

É possível que sua empresa – de qualquer tamanho –  gaste muito dinheiro com a colaboração ineficiente, e você nem se da conta. Já está na rotina. Mas há alternativas para resolver isso. Talvez você evite considera-las por não ter como avaliar o retorno sobre o investimento, simplesmente ache caro ou mesmo acredite que não seja para o tamanho de sua empresa. As tecnologias de colaboração, com gerenciamento visual, permitem que a transformação digital agregue valor para a eficiência organizacional, desempenho operacional, gerencial e melhore a qualidade da tomada de decisão.

Não estamos falando das plataformas de videoconferência ou conferências por internet, recursos de mobilidade que permitem realizar reuniões online cuja oferta de soluções se multiplicam no mercado. É mais do que isso. Trata-se de integrar pessoas e processos utilizando metodologias e tecnologias baseadas na gestão visual, que vêm ganhando força e espaço entre profissionais experientes, e conquistando os mais jovens por serem intuitivas, ágeis e flexíveis. A economia e o aumento de produtividade decorrentes desta integração é dramática e o retorno sobre o investimento é obtido diariamente em cada reunião, em cada situação de projeto ou mesmo no relacionamento e experiência do seu cliente.

Encorajamos vocês a colaborar com eficácia. Avalie as soluções de tecnologia que poderão leva-los a outro patamar de produtividade, economizando recursos e dinheiro. Não é somente substituir reuniões presenciais pelas online. É uma mudança no seu modelo de negócios e  processos de trabalho que o tornará mais eficaz e mais competitivo.  O investimento se paga, e rápido. Acredite.

Enio Klein, CEO da Doxa Advisers, Gerente Geral nas operações de vendas da SalesWays no Brasil e professor nas disciplinas de Vendas e Marketing da Business School São Paulo.