O Instituto do Câncer do Estado de São Paulo Octavio Frias de Oliveira (Icesp), unidade do governo paulista, já colhe os frutos de ser o pioneiro na agregação da certificação digital ao prontuário eletrônico do paciente (PEP). A solução trouxe produtividade, redução de custos e maior qualidade no atendimento aos pacientes. E, adicionalmente, o hospital passou a ser o primeiro da rede pública de saúde brasileira integralmente digital.
O processo de Certificação de Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde tem reconhecimento do Conselho Federal de Medicina (CFM) e da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). A partir da solução, o médico fica independente do corpo de enfermagem para prescrever uma medicação. O pedido eletrônico é válido e de acesso simultâneo a todas as áreas envolvidas.
Segundo a gerente de tecnologia da informação do Icesp, Sandra Nitta, o ERP utilizado no hospital é o Tasy, da Wheb Sistemas, empresa comprada pela Philips no ano passado, implantado desde 2010 e concluída no dia 16 de dezembro de 2011. Os resultados já são aparentes. Anteriormente, conta Sandra, era necessário imprimir, assinar e carimbar o PEP. "Isso acabava deixando o processo um pouco moroso, tinha um pouco de retrabalho", diz. Segundo ela, a falta de produtividade acontecia em algumas situações, como quando o médico modificava a prescrição, tornando necessária a repetição do procedimento de imprimir, assinar e carimbar.
A partir da certificação, foi possível, então, eliminar o retrabalho, comum nos processos de prontuário eletrônico sem assinatura. "Observemos uma maior agilidade no atendimento", explica Sandra.
A tecnologia ainda elimina a necessidade de guardar o prontuário em papel, o que reduz volume de impressões, diminuindo, assim, os custos. Além disso, Sandra acrescenta que a solução exerce maior controle e barreiras mais rigorosas para garantir a segurança dos dados nas etapas de atendimento ao paciente.
Outra vantagem do sistema é eliminar as possibilidades de falsificação de assinaturas. "Diferente de um carimbo médico, que pode ser facilmente replicado, cada assinatura digital é única", garante o diretor de operações e tecnologia da informação do Icesp, Kaio Bin.
Para Sandra, o projeto contribuiu de forma expressiva para o crescimento físico, qualitativo e produtivo do hospital. Hoje, o Icesp, cujo orçamento total é de R$ 350 milhões por ano, conta com 381 leitos, sendo que, no ano passado, foram contabilizados 561 mil atendimentos. "Tudo isso precisa ter um embasamento, tem que ter uma infraestrutura que dê apoio a todas essas rotinas e, com certeza, o processo de informatização ajudou a dar o alicerce a esse crescimento", opina Sandra.
Os 3,4 mil colaboradores do hospital já utilizam o novo sistema e Sandra avalia que o novo ambiente "ampliou a capacidade de crescimento com segurança do Icesp. "O hospital aumentou sua capacidade de atendimento", completa.
Frutos do pioneirismo
Segundo Sandra, o fato de serem os primeiros a adotar a certificação digital no prontuário eletrônico na rede pública de saúde tornou o processo relativamente complexo. Isso porque a equipe de TI não tinha paralelos no mercado. "Do processo de certificação, não tinha o mesmo modelo que gostaríamos de implantar aqui", conta Sandra.
A instituição fez pesquisa de mercado, analisou o que existia como referência e concluiu que era preciso fazer uma renegociação com os fornecedores envolvidos para que eles adaptassem o método de certificação que havia – de acordo com as normas da segurança da Sociedade Brasileira de Informática e Saúde e do Conselho Federal de Medicina – para atender as necessidades do Icesp.
Dessa forma, o método de certificação foi reconstruído pelo fornecedor, que integrou a assinatura eletrônica ao prontuário. Os responsáveis pelo processo de certificação digital são a Certisign e a E-Val. Segundo Sandra, as empresas ajudaram também, por exemplo, nas resoluções técnicas da solução, o que envolveu as equipes de infraestrutura, sistemas e banco de dados do hospital.
A E-Val ganhou destaque no auxílio ao processo de ativação do servidor. "Tivemos uma parceria bem importante com essas empresas durante todo o trabalho de implantação, principalmente nas customizações", explica Sandra.
Dificuldades do projeto
O processo, no entanto, apresentou alguns entraves. Entre os principais, Sandra cita questões técnicas de investimento em novos servidores, a necessidade de aumento da capacidade de servidores no data center e da equipe adquirir conhecimento. "Era algo novo, todos precisaram acompanhar essa movimentação no hospital", explica.
Já na fase de utilização, o desafio era fazer essa implantação mudar a forma de trabalho dos departamentos sem gerar retardos no atendimento, como explica Sandra. "Foi um mudança de cultura, mudança tecnológica e mudança de processo, mas que precisou ser absorvida pelo fluxo assistencial da forma mais transparente possível para o paciente", acrescenta Sandra.
O cálculo do investimento, segundo ela, foi dificultado porque, à época em que implantaram a certificação digital, entre 2010 e 2011, o hospital passava por uma expansão de sistemas, reforma e ativação de setor de TI. "As contas ficaram um pouco misturadas", explica Sandra. Ainda assim, ela consegue passar um valor médio. "Por ordem de grandeza, temos registrado algo em torno de R$ 5 milhões, no que diz respeito a TI", informa. O número abrange mão de obra, servidores, equipamentos e licenças do ERP agregado à certificação.
Apesar de afirmar não ter previsão de quando haverá o retorno do investimento (ROI) desse projeto, "hoje, não temos isso tangível", ela informa que já visualiza mudanças na rotina do hospital. "Todo esse investimento resulta na agilidade que traz o atendimento ao paciente, a qualidade, a segurança de todo esse processo assistencial", salienta.
Ela também destaca a alta adesão de todo o corpo assistencial e administrativo envolvido no projeto. "São fatores que a gente observa como positivos no dia a dia, mas numericamente não temos isso dimensionado", reitera.
Ao longo deste ano até 2013, as prioridades de TI do Icesp são melhorias nas áreas que já estão informatizadas, como o centro cirúrgico e a área de atendimento emergencial. A intenção, segundo Sandra, é revisitar e melhorar os processos, "porque foram as primeiras áreas informatizadas e hoje requerem outro ciclo de revisão", justifica.
De acordo com a executiva, trata-se de um processo de evolução contínua. "Sentimos a necessidade de revisitar essas áreas e fazer melhorias com o próprio amadurecimento do processo", conclui.
