A Unisinos, renomada instituição de ensino instalada no sul do país, depois da pandemia decidiu redefinir as suas estratégias, aproveitando o momento de mudança ocasionada pela transformação digital, promovendo a reorganizar da Universidade diante dessa nova realidade.
Com um volume grande de contratos e aditivos de locação e de outras finalidades, a transformação digital, no caso uma plataforma de assinatura digital e eletrônica, foi a propulsora que resultou em números relevantes, como: aumento de 72% de agilidade, 80% de economia de gastos, sem contar os números relevantes que contribuem para o meio ambiente. Antes, com os processos de formalização de documentos na modalidade manual, essas métricas não seriam alcançadas.
Para escolher o fornecedor ideal, a Unisinos fez uma seleção e avaliou os seguintes critérios: segurança da informação, credibilidade, validade jurídica, custo e integração com outros sistemas. "A QualiSign, empresa com quase três décadas no mercado, especializada em serviços de formalização digital, foi a escolhida como a mais adequada para a nossa estrutura", explica Mirian Almeida Ribeiro, analista de sistemas da instituição.
Considerando o prazo médio de formalização de documentos físicos, que girava em torno de 35 dias, e comparando com as tramitações dos documentos digitais via Portal QualiSign, que leva uma média de 10 dias, o ganho de agilidade teve um aumento de 72%. "Não há dúvidas que este é o maior benefício da assinatura digital, o aumento significativo de velocidade, tornando o processo mais eficaz. É possível melhorar ainda mais este prazo. Com ajustes no processo e na integração dos sistemas, isso será possível", comentou Mirian.
Redução de Custos e Ganho de Produtividade
A redução do papel automaticamente traz outros benefícios tangíveis. Milhares de folhas de papel deixaram de ser utilizados. Estima-se que cerca de 45mil folhas do tamanho A4 são economizadas por ano. A redução dos custos de impressão, somado às postagens via correio, proporcionaram uma economia de 80% dos gastos.
"Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%, pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos documentos físicos", disse Luciana Barros, Analista Administrativa da Procuradoria, área que apoia e aprova os principais contratos da Universidade.
O ganho de produtividade garante ainda a melhoria na gestão e controle de documentos. É simples imaginarmos que no lugar de pilhas de papéis há um controle unificado, que dá as informações sobre o documento, qual o seu status e se ainda falta alguém para assinar. Estas respostas para um único documento no mundo físico requer um esforço significativo, imagine o esforço para todos os documentos.
Planeta Verde
A transformação digital é um passo importante para a contribuição à sustentabilidade. Na Unisinos a economia de 45000 folhas A4 por ano corresponde à economia de 4,5 árvores, 1125 KW de energia elétrica e 11.250 litros de água utilizados na fabricação de papel. Além desta economia verde, não se pode esquecer da emissão de CO2. A economia do papel evita a emissão de 0,332 Ton de CO2 na atmosfera por ano.
A implementação da assinatura digital e eletrônica, gerou maior percepção de conveniência e tranquilidade, por parte da Unisinos, de que os processos não iriam atrasar em virtude das burocracias e lentidão da tramitação de papel físico. Nesse contexto, a instituição entendeu que depois da experiência de assinar documentos no mundo digital, de forma segura, as pessoas já começam a ver os papéis como algo do passado.
Ampliação
A Universidade ainda está com o projeto em andamento. As assinaturas eletrônicas já estão integradas ao sistema de gestão de contratos, com dez setores já participando da tramitação dos documentos com a chancela da Procuradoria Unisinos. Outros sete setores utilizam exclusivamente o portal QualiSign para encaminhamento e assinatura de laudos digitais.
"Na sequência, iremos implantar o processo de assinatura eletrônica de documentos sem chancela em outros setores da universidade e iremos ampliar também a utilização dos laudos digitais para outros setores", concluiu Luciana.
