Solar Coca-Cola aumenta eficiência operacional após implementar algoritmo que mapeia produtividade

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Com mais de 11 mil colaboradores e nove fábricas por todo o Nordeste e no Mato Grosso (MT), a Solar Coca-Cola, a segunda maior produtora e distribuidora da marca de refrigerante no País, comemora a parceria com a Fhinck, startup de alta tecnologia que ajuda grandes empresas a terem maior desempenho operacional, eficiência, produtividade e qualidade de vida, a partir da geração de dados inteligentes.

A fabricante, que está presente em 20 milhões de lares e tem faturamento anual de mais de R$ 6 bilhões, buscava uma solução capaz de melhorar o fluxo de processos do CSC – Centro de Serviços Compartilhados – núcleo que geralmente agrupa contas a pagar, a receber, folha de pagamento, jurídico, compras, TI nas maiores e principais empresas do País.

Com uma metodologia proprietária, o software foi instalado em fevereiro de 2020, e já é possível mencionar os ganhos. Ao identificar tarefas repetitivas e improdutivas das equipes com planilhas de Excel, a economia de tempo foi de aproximadamente 110h mensais nas 46 unidades da empresa. O profissional gastava, todo os dias, cerca de 6 minutos só para a tarefa de tratamento dos dados, o que consumia cerca de 40 horas mensais.

"O tempo de execução desta rotina foi reduzido para apenas um minuto, sendo importante destacar que, agora, uma única execução por dia é capaz de produzir as informações para todas as unidades, simultaneamente", explica Cláudio Fontes, diretor de Tecnologia da Informação e Serviços Compartilhados da Solar. Ele afirma que o tempo economizado foi realocado e reaplicado em atividades mais analíticas e menos repetitivas.

Além disso, menciona que cerca de 15 dias após a contratação do sistema, a empresa foi surpreendida com a pandemia da Covid-19. "Tivemos uma rápida movimentação de funções que pudessem ser executadas no modelo home office. Com uma gestão pautada em dados, conseguimos acompanhar essa transição, evitando rupturas e assegurando a aderência necessária para a continuidade dos processos transacionais", explica o executivo que está na companhia há mais de sete anos.

Outro ponto destacado por Fontes, em que acredita ser um fator de sucesso é que, logo no início da jornada, a produção em massa de insights revelou que nem todas as ideias resultavam em interpretações óbvias e de forma homogênea para os colaboradores. "Acompanhamos os processos realizados por 300 usuários/colaboradores, garantindo assim uma variedade significativa de análises. Quinzenalmente comparávamos nossas conclusões com as produzidas pela Fhinck, e digo que esses encontros foram essenciais para amadurecer conceitos, ampliar as possibilidades de uso e, principalmente, calibrar as ações a serem tomadas a partir daquelas informações", assegura.

O sistema ajudou a avaliar as rotinas que mais consomem o tempo dos usuários, guiando entrevistas qualificadas de mapeamento dos processos que permitiram então enxugar e padronizar ou até mesmo automatizar a execução. "A visão ´do que se faz´, correlacionada ao 'como´, nos permite simplificar os processos, treinar as pessoas, reduzir retrabalhos e, com isto, redirecionar esforços para atividades com maior valor agregado.", finaliza Fontes.

Por meio da ciência de dados (Data Science) – que é um método multidisciplinar que traz conhecimento estatístico e de programação, a solução mapeia toda a jornada e interação de trabalho dos colaboradores ao identificar perfis de comportamento desses usuários diante das máquinas e de seus processos diários, bem como mapeia rotinas, tarefas, plataformas e sistemas.

Algumas das melhorias notadas:

– Redução de algumas licenças do Sistema de Gestão Integrado (ERP) a partir da identificação de usuários habilitados;

– Treinamento dos operadores da central de atendimento na operação do sistema de maneira padronizada, adotando a sequência mais objetiva, resultando em um menor tempo médio de atendimento aos clientes;

– Melhoria no sistema de pedidos, agrupando informações até então distribuídas em várias telas. Esta visão unificada eliminou a necessidade de alternar telas para consulta de dados necessários para a execução do processo. Ainda que cada "clique" evitado pareça uma economia de pequenas frações de tempo, a intensa frequência de execução por um time muito grande resulta em muitas horas a cada mês;

– Integração de informações entre transações ERP que demandavam ação humana para "copiar e colar" informações entre elas;

– Identificamos rotinas com mais de 6.000 execuções mês que, automatizadas, trouxeram bastante celeridade ao processo.

A Fhinck garante que a solução, após instalada nos computadores, aumenta em 15% o tempo total em treinamentos e multiplicação de conhecimento, até 19% em ganho de padronização de processos e aproximadamente 21% em iniciativas de melhoria de sistemas e ambientes de TI.

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