6 passos para criar processos de negócios

Se você trabalha em uma startup, em negócios de crescimento acelerado ou negócios de pequeno porte, é bem possível que você entenda de caos. Comumente, é necessário que se troque os pneus com o carro em movimento. É muita coisa acontecendo ao mesmo tempo: você precisa dar conta de atender pessoas e áreas com necessidades distintas (isso quando você não é "uma área da empresa"), falar com cliente, fazer a venda, selecionar as pessoas para trabalhar com você, definir campanhas, desenvolver produtos e… quando você se dá conta, já foi o seu dia, a semana, o mês e o ano.

Esse looping é desgastante e suga a energia. Quando seu negócio começa a aumentar de tamanho, ninguém está ali para te avisar quando será necessário se afastar um pouco do tático e operacional e se concentrar na parte estratégica. E mais: tudo o que acontece na operação do negócio está na cabeça das pessoas que iniciaram com você. E é nesse momento que esse looping acontece.

Para sair dessa espiral, é importante que você desenvolva processos claros e tudo o que for feito na operação da sua empresa, no dia a dia dos times, nos pontos de contato com os clientes e na parte de gestão do negócio, seja documentado.

Imaginando que você vai criar processos do zero, elegi alguns tópicos que auxiliam na criação e desenvolvimento de processos:

1. Identifique de 3 a 5 processos que são os pilares da sua empresa

Em uma startup, por exemplo, pode ser que um dos processos mais importantes seja a criação, desenvolvimento e melhorias de produtos. Em empresas tradicionais, que vendem produtos de terceiros, talvez o processo mais importante seja o de comercialização desses produtos e a jornada até chegar no consumidor final. Independentemente do perfil do seu negócio, comece identificando esses processos que são os mais importantes para o seu negócio funcionar, e coloque tudo no papel.

2. Definir quem são os responsáveis por cada processo
Esse é um ponto muito importante no desenvolvimento de processos: é necessário que você delegue a tarefa e a responsabilidade pelo desenvolvimento para essa pessoa. É ela quem será cobrada pelo andamento do processo. Por mais que sua empresa adote o modelo colaborativo, uma pessoa deverá responder por ele.

3. Definir quais dados serão acompanhados
Ao criar os processos, é necessário que você crie os parâmetros que irão sinalizar se você e seu time estão no caminho certo, quais as mudanças de rota e quais ajustes deverão ser realizados. Aqui, você terá que definir os indicadores de sucesso. Lembrando que é importante analisar os cenários internos (como, por exemplo: time, áreas, investimentos etc) mas, também considerar os impactos externos (momento econômico, concorrentes, tendências do setor etc).

4. Desenhar o processo
Aqui é o momento da documentação, quando você irá tirar da sua cabeça tudo o que aprendeu ao longo dos meses e anos à frente do negócio ou de uma área e criar a documentação que será usada como registro dessa jornada e que também servirá de histórico e de material de apoio para as novas pessoas que entrarem na sua empresa ou na sua área. Como dito anteriormente, essa documentação pode – e deveria – ser feita em conjunto com seu time ou pessoas que exercem cargos de liderança na sua empresa.

5. Garantir a execução
Crie um mantra para o seu time ou para o negócio: disciplina de execução. Não tem outro caminho. Depois que o processo foi criado e o responsável definido, é preciso fazer a máquina girar. Uma coisa muito comum nos inícios de execução de processos é que eles podem se perder. Garanta que o time de executores tenha feedbacks constantes, que o responsável consiga abrir esses caminhos e vencer essa etapa extremamente difícil, fazer com que o processo se torne um hábito para a equipe.

6. Aprendizado e melhorias

Processos em movimento, é hora de checar os indicadores definidos no item 3 desse passo a passo, fazer os ajustes necessários, alterar a rota sem medo das tomadas de decisões que possam parecer difíceis ou até mesmo mudar toda a jornada – quando necessário. Essas rotas de correção farão com que o seu negócio e o time ganhem envergadura. Esse processo é constante e não acontece apenas no fim de um processo.