Como atingir excelência com RPA

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A estimativa do Gartner e de outros institutos de pesquisa revelam uma redução expressiva no número de empregos e até eliminação de algumas atividades nos próximos anos por conta da robotização. Muitas funções deixarão de existir porque são simplesmente repetitivas e não são estratégicas para os negócios. No entanto, é preciso cautela na implementação de projetos de RPA nas organizações, uma vez que muitas delas já testaram sem êxito.

O Gartner recomenda seguir um roteiro que contempla aspirar pela geração de receita, mas atingir resultados de curto prazo rapidamente; formalizar o envolvimento das equipes de TI para maximizar os resultados de negócios; criar um RPA conjunto de TI e negócios; e obter ajuda externa ou criar habilidades para RPA.

Danilo Santos

Essa foi a lição de casa aprendida por Danilo Santos, gerente de inovação da Endered. "Você deve compor um time de TI e de negócios para automatizar os processos, sem que tenha que contratar qualquer tipo de tecnologia proprietária. Além disso, comece pequeno. Quanto menor o nível de maturidade nos processos, maior a aderência de tecnologias de robotização. Ataque em pequenas vitórias e documente tudo com as áreas de negócios e tecnologia. Formalize o desenvolvimento com os times de TI com os times de negócios. E, finalmente, tenha um time de desenvolvedores interno e externo porque eles irão ajuda-lo a resolver os problemas que devem ser corrigidos de maneira mais rápida".

Daniel Wenzel

Algumas empresas iniciaram o processo de RPA já pensando grande e o resultado não foi como esperado.  No entanto, se o board da companhia entender e estiver envolvido nos projetos, a chance de vitória aumenta. Foi o que aconteceu na Nextel, hoje com mais de 100 processos automatizados e mais de 370 robôs operando.  "No começo não foi bem assim. Começamos em 2017 com uma grande ambição. Para isso subimos uma fábrica com 35 pessoas em 1.5 meses para entregar 100 robôs", diz Daniel Wenzel, líder da área de Automation Office da Nextel, quando afirma ter dado errado.

Entre os problemas identificados, Wenzel diz que a complexidade foi subestimada; o mapeamento dos processos não adicionou valor inicialmente; além da mudança de requisitos, falta de entendimento do solicitante. E, o mais comum, o RPA estava totalmente plugado em sistemas gerenciados pela TI e ninguém combinou o jogo com eles. Diante desses problemas, o executivo da Nextel comenta algumas lições aprendidas:  começar pequeno, novo modelo de gestão dentro da estrutura do Digital + Cofre de Senhas; Controle do processo (As Is) + cliente fazendo parte da Squad; Novo processo para requisição de solicitação/ requerimentos; estabelecer acordos e abrir as portas para demandas de robotização para toda a corporação. Segundo ele, hoje a cada 15 dias, oito novos processos são robotizados.

Tiago Machado

A CPFL iniciou o seu processo de robotização em maio de 2017 com a definição de tecnologia de RPA, passando para a definição de um POC de seis processos em setembro do ano passado e finalmente, em dezembro de 2017, partiu para a escolha do parceiro. Nesse ano, a companhia iniciou efetivamente o projeto em janeiro, em março o Centro de Excelência Operacional já estava estabilizado com o primeiro ciclo de robôs em execução e, recentemente, em agosto desse ano, já obteve um case corporativo numa unidade de negócios. "Atualmente, estamos expandindo a transformação digital para todo o Grupo", diz Tiago Machado, líder do COE RPA do Grupo CPFL Energia. Para o sucesso do projeto, o COE conta com dois times: um de negócios (BPM – Business Process Management) e outro de TI, ambos integrados.

Para abrir as portas para todo o Grupo, Machado também fez a lição de casa. E, entre os aprendizados, ele destaca: "definimos um caso de uso corporativo, analisamos e definimos corretamente os processos aptos à robotização, estruturamos uma abordagem de gestão de mudança organizacional, fortalecemos a parceria entre times de TI e BPM corporativo, formamos time e parceiros, além de ter local dedicado para o COE e não robotizamos processos grandes.

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