Certamente você conhece aquele tipo que aparece do nada na reunião (marcada de última hora) para falar dos problemas que estão impactando o projeto e, de repente, como se fosse o maior conhecedor do assunto, começa, sem pedir licença nem se identificar, a fazer perguntas do tipo: “Porque vocês utilizaram esta metodologia? Não seria melhor ter feito com outra?” ou “Seu cronograma está perfeito, mas poderia ter ficado melhor”.
É incrível! Ele passa a maior parte da reunião como um verdadeiro inquisitor, critica tudo, aponta outras maneiras “tão boas” como a que você escolheu de conduzir o projeto e pontua que os resultados seriam sempre melhores se a maneira da condução fosse aquela recomendada por ele.
No final da reunião ele desaparece e, quando você menos espera, ele reaparece na reunião com o cliente, contemporiza que tudo o que o cliente pede será feito e que a sua empresa está absolutamente engajada e comprometida com os resultados desse projeto.
Ele novamente desaparece e reaparece apenas na reunião de resultados com o CFO, argumenta que o que você esta fazendo está perfeito, mas poderia ter sido feito diferente com resultados mais satisfatórios.
Situação como esta ninguém aguenta por muito tempo. Quando a indignação e a paciência se esgotam, você decide descobrir quem é o cidadão e a surpresa é sempre a mesma em todas as empresas: ele é “assessor para assuntos aleatórios” em projetos de grande complexidade.
Este é o melhor cargo do mundo (também conhecido como “engenheiro de obras prontas”). Ele não faz nada, não se compromete com nada, tem solução para tudo, aparece sempre em momentos de crise e depois de analisar o óbvio, sugere ações que, na maioria das vezes, são impraticáveis. É incrível, mas mesmo assim, ele acaba sendo reconhecido pela alta administração como Guru. Infelizmente isso acontece porque, na maioria das vezes, o board das empresas possui pouca visibilidade dos projetos e acaba ficando sempre com a primeira história que ouve.
Como um bom Gerente de Projetos, aprende-se no dia a dia que tudo sempre tem o lado bom e o lado ruim. O bom desta história é conseguir utilizar a influência do assessor em favor próprio e elaborar um plano de ação exequível colocando o projeto novamente nos trilhos.
A missão é quase impossível. Além da propriedade da invisibilidade, o assessor tem uma armadura que escorrega mais que bagre ensaboado em sopa de quiabo.
O primeiro passo é cultuar e venerar as suas sugestões (você duvida que a vaidade do cidadão transcenda a qualquer divindade?). A aproximação pelo culto sempre dá resultado. Mas cuidado: não exagere! Ele tende a utilizar a veneração para colocar a culpa dos erros nos discípulos.
O próximo passo é fazê-lo acreditar que as ações necessárias para colocar o projeto nos trilhos nasceram da cabeça dele. Você é apenas um compilador das informações captadas durante as infindáveis conversas que mantiveram.
Ainda vivo? Pergunto, pois não é raro alguém ser sacrificado para justificar os erros e normalmente é o Gerente de Projetos.
Se você conseguiu sobreviver e mantiver o assessor por perto pode considerar-se um Gerente de Projetos de sucesso.
Próximo de reverter, em definitivo, a situação, restam duas ações para se livrar do assessor e colocar definitivamente o projeto em ordem: apresentar o plano de ação para o responsável pelo assessor (ou você acha que o “engenheiro de obras prontas” tem esta posição por pura competência?). Conseguir o apoio da alta administração é fundamental para o sucesso do projeto.
A segunda e a mais difícil é, com a participação do criador e da criatura (entenda-se assessor e o responsável por ele), apresentar e receber a aprovação do cliente para o plano de ação proposto e sair da reunião com a garantia de que você é a pessoa mais recomendada para continuar a conduzir o projeto.
Como eu disse, uma missão quase impossível, mas nada de novo na vida de quem tem no seu dia a dia a missão de Gerenciar Projetos.
Alberto Marcelo Parada, formado em administração de empresas e análise de sistemas, com especializações em Gestão de Projetos pela FIAP. Já atuou em empresas como IBM, CPM-Braxis, Fidelity, Banespa, entre outras, e atualmente integra o quadro docente nos cursos de MBA da FIAP. Diretor de Projetos Sustentáveis da Sucesu-SP.
