A Prefeitura Municipal de Cuiabá, o Tribunal de Contas do MT e a Universidade Federal do Mato Grosso estão partindo para a adoção da tecnologia de ECM (Enterprise Content Management – Gerenciamento de Conteúdos Empresariais) para agilizar os processos administrativos e de atendimento ao público, através do uso de documentos digitais e da automação do fluxo de processos.
O objetivo, dos três projetos, é não apenas otimizar os trâmites internos e a organização dos acervos de documentais, mas também desenvolver sistemas automáticos e ágeis para a prestação de serviços aos respectivos públicos externos das instituições envolvidas.
Atualmente em diferentes estágios de implementação, os três projetos do Mato Grosso estão utilizando tecnologia de software e serviços da empresa brasileira Veros Tecnologia.
Com a tecnologia ECM, a prefeitura deverá, por exemplo, disponibilizar, via web, um grande número de informações de interesse dos munícipes, como dívidas do IPTU, vagas em escolas públicas, e regras de loteamento urbano, além de poder acompanhar de forma on-line o andamento de requisições e qualquer tipo de protocolo relacionado à relação dos cidadãos cuiabanos com a prefeitura.
Da mesma forma, o público do Tribunal de contas utiliza o ECM na obtenção de informações sobre processos em andamento e no uso de formulários eletrônicos disponíveis via web para as comunicações oficiais e para a obtenção e envio de documentos de interesse do órgão.
Já na Universidade Federal do Mato Grosso, o sistema deverá levar serviços tanto para a administração acadêmica quanto para os docentes e dicentes, em temas que vão da pesquisa ao acervo documental, até a visualização de notas de desempenho por parte dos alunos.
A solução da Veros integra um sistema de workflow que promete o mapeamento e a organização dos trâmites e procedimentos de arquivamento de todos os tipos de documentos que integram os chamados processos de negócios dos três órgãos.
Além de operar com arquivos-documento comuns, a Veros ECM integra no mesmo fluxo os elementos de menssageria eletrônica que podem ser utilizados como documento de fato. Este é o caso, por exemplo, de e-mails, gravações telefônicas, e registros de seções de atendimento ao cliente via chat ou mensagem eletrônica.
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