No mês de agosto, o Hospital Cema e o Hospital Villa-Lobos receberam a aprovação da Organização Nacional de Acreditação (ONA) para certificação de qualidade nível 2, ou seja, pleno. A ONA é uma organização não governamental que tem o intuito de certificar a qualidade dos serviços de saúde. Entre os critérios para isso, há a avaliação da melhoria contínua da estrutura de novas tecnologias, e o gerente de TI do Hospital Villa-Lobos e Cema, Cristiano de Souza Guacelli, destacou uma solução crucial sobre as novidades do setor tecnológico que auxiliaram na conquista do reconhecimento: a rastreabilidade de materiais e medicamentos. A medida gerou praticidade, agilidade e segurança para as duas instituições.
Os hospitais estão localizados no bairro da Mooca, em São Paulo, e são controlados pelo Grupo Inal. Os dois, juntos, faturam R$ 200 milhões por ano, com a realização de 18 mil cirurgias, 72 mil consultas ambulatoriais, 13 mil consultas de pronto socorro e 35mil exames diagnósticos, e têm 1,2 mil empregados.
Os números expressivos, porém, carregavam um entrave logístico. Os materiais e medicamentos tinham códigos de barra linear, ou seja, só contavam com o próprio código do produto. Com isso, as informações rastreáveis ficavam fora do sistema de gestão hospitalar — exceto no caso das orteses, próteses e materiais especiais e dos medicamentos de grandes volumes. “Por conta disso, era necessário a conferência visual da data de validade e lote de fabricação a cada etapa da movimentação (daqueles materiais e medicamentos que não constavam no ERP)”, explica Guacelli.
No entanto, essa prática de registrar as informações de forma manual, antes de conferi-las visualmente, eram tarefas, segundo Guacelli, repetitivas. E ele ainda salienta que a função exigia "alto poder de concentração", o que acabava por resultar em fadiga e stress da equipe responsável por isso, já que buscavam "evitar toda e qualquer falha na movimentação de produtos", comenta.
Por fim, o processo, por ser longo, resultava em perda de produtividade, pois "a conferência se estendia desde a entrada do produto, transferência e dispensação para o paciente", conforme explica Guacelli.
Mudança de planos
Diante dessa situação, os profissionais da Instituição decidiram por realizarem um projeto que aprimorasse as práticas desse trabalho, não só a fim de tornar a movimentação dos produtos hospitalares mais eficientes, como mais segura, dentro dos padrões preconizados pela ONA.
Outra razão que levou à mudança foi o "aumento substancial do volume das movimentações de produtos", o que fez com que a equipe dos hospitais entendesse que a possibilidade de falhas seria cada vez mais significativa, caso os processos de controle dessa dinâmica não fossem otimizados. “Nesse contexto, após a equipe de TI demonstrar as vantagens do novo método para o diretor executivo e os conselheiros dos hospitais, houve imediata liberação de investimentos para adoção da solução", conta Guacelli.
As Instituições, então, escolheram a adoção do padrão GS1/Datamatrix nas etiquetas de códigos de barras, o que permite, além do próprio código do produto, a inclusão da data de validade e do lote de fabricação. "Este padrão é baseado em código de barras bidimensional, que possibilita a impressão numa área ínfima (0.9 cm2), eliminando o grande obstáculo do código de barras linear quanto ao tamanho da impressão do código de barras com tantas informações", explica Guacelli. Ele ainda comenta outra vantagem: alguns fabricantes já adotam a solução em seus produtos, e isso dispensa nova etiquetação dos produtos, quando chegam aos hospitais. "Esta prática (de nova etiquetação) só se torna obrigatória em casos de ausência do padrão GS1", comemora.
O gerente de TI explica, portanto, que o foco do processo de rastreabilidade concentra-se no monitoramento de toda a cadeia de abastecimento e utilização de materiais e medicamentos, visando garantir "a segurança da terapia fármaco-medicamentosa do paciente, e facilitando a aplicação dos conceitos da farmacovigilância e tecnovigilância."
O processo
O início dos treinamentos aconteceu na primeira quinzena de julho, e a solução já entrou em produção na segunda quinzena do mesmo mês. Guacelli diz, no entanto, que antes disso foram necessários dois meses destinados para a concretização das alterações no sistema do hospital e para a "adequação das rotinas de movimentação de produtos, novos relatórios gerenciais, documentação de sistema e manual de utilização", detalha. Simultaneamente a esse processo, os equipamentos (impressoras e leitoras de código de barras, equipamentos de unitarização) foram homologados.
Ele observa que não foi necessário a aquisição ou atualização de servidores para implantação da solução, mas apenas a substituição de impressora e leitores de código de barras.
A troca foi auxiliada pelas empresas Trixtec, que contribui com o fornecimento das impressoras de código de barras modelos Citizen CPL 621 e CP-s700; Hardstand, responsável pelas leitoras de código de barras modelo Honeywell Xenon 1900. "Adotamos também a unitarizadora Opus 30, da Opuspac", completa Guacelli.
A partir dessas ferramentas, foi possível, enfim, diminuir o impacto na operação do sistema, "impondo poucas alterações nas rotinas diárias de movimentação de produtos", considera o gerente de TI, alertando tratar-se do diferencial da solução.
Retorno qualitativo
"Foram investidos R$ 150 mil na aquisição de equipamento e adequação de sistemas informatizados", revela Guacelli. Sobre o retorno desse investimento, o profissional é contundente. "Na área de saúde, quando se fala em melhorias focadas na segurança do paciente, o retorno é imensurável, e sem dúvida infinitamente maior que o investimento", explica.
A solução dinamiza o trabalho de todos os colaboradores que participam da cadeia de movimentação dos produtos, representados pelas equipes de almoxarifado, composta pelo total de 50 colaboradores, além dos profissionais da farmácia, que contabilizam 332 no Hospital Villa-Lobos e 122, no Hospital Cema. Portanto, são 504 profissionais que a utilizam.
E no que se refere à tecnologia, as Instituições não pretendem cessar os planos de aumentar a qualidade. Segundo Guacelli, entre os projetos prioritários do departamento de TI, está, por exemplo, o agendamento de consultas e exames por meio da internet.
