Servimex automatiza processo de gestão de documentos

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A Servimex, provedora de serviços na área de comércio exterior, automatizou os seus processos internos inerente ao seu ramo de negócio com a adoção do sistema SML e-content, desenvolvida pela SML.

O sistema está em pleno funcionamento desde janeiro deste ano, abrangendo três unidades da empresa, localizadas nas cidades de São Paulo, Santos e Campinas, e um total de 300 colaboradores, o que corresponde a quase 80% do quadro de pessoal.

Ativa desde 1926, a Servimex tem serviços nas áreas de agenciamento de cargas, despacho aduaneiro, administração de logística, transporte rodoviário e armazenagem.

Por conta dessas atividades, lida com uma diversidade e grande volume de documentos em papel, que precisam ser arquivados durante cinco anos, no mínimo, conforme a legislação. Para se ter ideia, são gerados 37 mil processos de 130 clientes, através dos escritórios.

A solução SML e-content foi implantada com módulos de digitalização, indexação e pesquisa de documentos, que operam integrados ao sistema legado de gestão de importação e exportação, permitindo o controle da documento de forma eletrônica.

Todo processo, ao ser iniciado, recebe uma numeração, que é utilizada no modelo físico e digitalizado, facilitando a organização. Esse foi o pulo do gato, avalia Fernando Monteiro, diretor de operações da Servimex.

"Ao integrarmos o SML e-content ao nosso sistema de gestão interno, mantendo a numeração dos processos, agilizamos ainda mais a localização das informações e a disponibilização dos documentos para o cliente, que pode recebê-los e acessá-los via internet, em ambiente restrito e seguro", explica.

Parte de um programa de metas da Servimex, o projeto começou em abril do ano passado, na área operacional. Um dos seus objetivos é reduzir o número de cópias em papel, que atualmente giram em torno de 6 milhões por ano.

Para 2014, Monteiro prevê a evolução do sistema para processos internos e para as áreas de recursos humanos, administrativa e financeira.

A solução foi implementada com a colaboração direta dos departamentos de operações (Importação e Exportação), financeiro e tecnologia da informação (TI), tornando o fluxo dos documentos constante e comum a todas as operações.

Desse modo, após receber os documentos, um grupo de operadores será responsável por realizar a preparação e a digitalização dos arquivos através do módulo de digitalização web, que aproveita a velocidade nominal do scanner e propicia imagens com qualidade pela aplicação, via software e durante a digitalização, de diversos filtros de tratamento de imagem pré-configurados.

O passo seguinte envolve a movimentação desses documentos digitalizados para uma fila de classificação. Nessa etapa, o operador, tomando como base a análise da imagem, preenche os índices manualmente.

Em breve será possível utilizar fontes de dados nos campos de indexação, que serão responsáveis por buscar informações em forma de lista em bases legadas.

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