Uma das maiores bolsas de valores do mundo, a BM&F Bovespa escolheu o Microsoft Office 365 para implementar a solução de produtividade em nuvem, com objetivo de reduzir custos, aumentar eficiência, além de melhorar processos e governança. A solução, que permite acesso seguro e em qualquer lugar aos e-mails e calendário já possibilitou ganho de produtividade para a empresa.
Um dos primeiros resultados já obtidos com o Office 365 foi a migração dos dados de uma infraestrutura instalada para a nuvem, que possibilitou que a companhia otimizasse o tempo dispendido pelos funcionários com a gestão das ferramentas de comunicação, melhorando a integração dos sistemas internos e dispositivos de cada colaborador, além de poupar recursos de seus servidores, que passaram a ser dedicados a projetos de inovação e não ao simples suporte de operações de e-mail.
Outro benefício auferido pela entidade foi a ampla rastreabilidade proporcionada pelo Exchange Online que, por oferecer uma capacidade de armazenamento 60 vezes maior do que a disponível na solução anterior, torna os processos de auditoria e governança, tão importantes para uma organização do mercado financeiro, ainda mais eficientes.
O tempo gasto com ações burocráticas, como a limpeza das caixas de e-mails, a necessidade de fazer buscas em arquivos de back-up externos para recuperar históricos mais antigos, a falta da integração dos dispositivos móveis com os calendários e as mensagens em tempo real, entre outros motivos, levaram a instituição a buscar um pacote que lhe conferisse mais agilidade na realização de tarefas cotidianas e tornasse suas equipes mais produtivas também quando remotas.
A migração das mais de duas mil caixas de e-mail, concluída plenamente no início de 2013, contou com a participação da divisão de serviços Microsoft Consulting Services (MCS) durante um período de cerca de seis meses. A implementação seguiu o plano previamente alinhado com a instituição, de que não haveria nenhuma interrupção no serviço durante o processo. Além disso, desde a conclusão da adoção, a equipe de TI da BM&F Bovespa não precisou mais se preocupar com a manutenção de seu serviço de mensageria, liberando os recursos para focarem no corebusiness da instituição, uma vez que todo o trabalho de suporte fica, agora, por conta da Microsoft.
Após a adoção do Office 365, conseguiu aumentar a capacidade de armazenamento das caixas de e-mail de 400 MB para 25 GB, impactando consideravelmente na satisfação dos colaboradores. Também liberou 12 servidores internos para a utilização em outros projetos. Como a solução possui ferramentas de segurança e monitoramento que aumentam a governança corporativa, o Office 365 garantiu que a equipe de TI gerisse com mais eficácia o serviço de mensageria. O controle de acesso de contas, por exemplo, permite que a equipe saiba quais usuários entraram em quais perfis, envia notificações caso um terceiro acesse alguma conta da BM&F Bovespa e rastreia modificações realizadas nas mensagens ao longo das conversas. O armazenamento do histórico de e-mails na nuvem, e não mais nas máquinas, também confere mais segurança, além de oferecer uma capacidade virtualmente infinita. Estas ferramentas facilitam a auditoria sobre as operações financeiras da instituição, que é regulada por normas rígidas do Banco Central e da Comissão de Valores Mobiliários.
Integração de dispositivos
Outro aspecto determinante para a escolha da nuvem Microsoft foi seu caráter interoperável com plataformas de terceiros. O fenômeno da consumerização de TI está cada vez mais presente nas organizações e no ambiente de trabalho da Bolsa já deixou de ser uma tendência para se tornar realidade. Como muitos colaboradores, sobretudo dos cargos executivos, optam por utilizar seus aparelhos pessoais, sejam eles smartphones ou tablets, para seus afazeres profissionais, o time de tecnologia da informação lidava diariamente com o desafio de integrar esses dispositivos de fornecedores distintos e, portanto, plataformas diferentes, como BlackBerry, Android e iOS à estrutura local.
Além da necessidade de compatibilizar hardware e software, existe ainda a questão de segurança e sigilo das informações corporativas, que não podem ser fragilizados nem postos em risco nesse processo. O Office 365 promoveu a integração dos dispositivos pessoais aos sistemas e regras de compliance da BM&F Bovespa e hoje é possível oferecer aos profissionais uma maior mobilidade, já que eles passam a acessar seus documentos e a realizar suas atividades de qualquer dispositivo e em qualquer lugar.
Diante do sucesso da adoção do Exchange Online, a companhia prevê para o futuro próximo a adoção dos demais programas do pacote, como o Lync, para comunicação unificada, e SharePoint, a plataforma de colaboração. No momento, também o sistema operacional Windows 8 está em fase de homologação, assim como as últimas versões do System Center, Windows Server e SQL Server, igualmente utilizados pela Bolsa.
