Com o avanço das restrições durante o ano de 2020, muitas empresas no segmento de serviços precisaram acelerar o uso de tecnologias e se reinventar. O isolamento social e as proibições para conter a proliferação do COVID-19 motivou alguns setores da economia a buscarem novas soluções para que pudessem se manter ativos, e dessa forma, darem continuidade na venda de seus produtos e serviços. No segmento contábil, não foi diferente. A tecnologia também se fez presente e foi essencial para que milhares de empresas em todo o mundo evitassem fechar as portas.
Com uso da tecnologia e com a capacidade criativa do empreendedor, novas formas de consumir foram criadas e se consolidaram, como o e-commerce, que ganhou força e se estabeleceu como um dos principais mercados do mundo. Os modelos tradicionais de trabalho também mudaram, e atualmente, estão muito mais adaptados ao cenário online através da adoção do modelo de trabalho home office. Em todo o mundo, aceleraram-se as transformações para um novo momento corporativo e de venda de produtos e serviços, tanto para empresários quanto para consumidores.
Automatização contábil: a importância da tecnologia e os desafios para o setor
As empresas se adaptaram e precisaram buscar soluções inovadoras para resolver algumas demandas, e a automatização dos processos contábeis entra nesta lista. Neste período, empresas e profissionais de fato se atentaram para a importância do uso da tecnologia dentro do segmento e o quanto isso poderia ajudar a desenvolver o mercado de maneira eficiente, assertiva e segura. Proporcionando assim, um trabalho com maior monitoramento das ações, com redução de custos e despesas fixas.
Os profissionais do setor também viram a necessidade de encontrar novas estratégias e utilizar a tecnologia a seu favor para que pudessem oferecer serviços novos e mais alinhados com o atual momento do mercado. Eles entenderam a importância de terem à disposição ferramentas que proporcionem facilidade para simplificar a operação, agilidade na troca de dados e documentos de maneira automática, assertividade na entrega de obrigações com redução de retrabalho, credibilidade ao evitar multas por atrasos ou esquecimentos, e claro, mantendo um elevado padrão de segurança da informação em conformidade com a LGPD.
Dentro do mercado da contabilidade como um todo, além da comunicação com o cliente ter ganhado um rumo mais digital, e ferramentas como WhatsApp se tornarem essenciais, outro grande desafio enfrentado por empresas e profissionais, foi o acesso aos dados em um ambiente local. Viu-se a necessidade de que os escritórios pudessem usar os dados no sistema contábil e manter-se ativos. Para solucionar isso uma das maneiras foi a migração para a nuvem.
A migração para a nuvem, em muitos dos casos, acaba sendo mais do mesmo, já que diversas soluções entregam um acesso remoto ao sistema contábil, e não um serviço em nuvem de verdade. O uso de um sistema para contabilidade construído nativamente web, oferece muitos benefícios que valem o destaque, como mais segurança, configurações de serviços e parametrizações prontas, tornando a ferramenta pronta para uso e criando uma independência do contador em relação a ter um usuário de sistema chave para realizar essas rotinas sempre que a necessidade surgir. Outro ponto que vale salientar é a mobilidade, pois fica acessível de qualquer dispositivo móvel, por ser responsivo e acessível de qualquer navegador web.
Muitos escritórios contábeis se preocupam com o aumento do custo para manter essa nova estrutura, pois tudo estará em um ambiente protegido e fora do escritório. No entanto, isso não é um ponto negativo, e sim positivo, pois esse investimento vai reduzir o investimento com T.I, estrutura de cabos, servidores locais e outros. Basta se preocupar inicialmente com a contratação de internet.
Soluções inovadoras para um novo momento do mercado
As empresas contábeis passaram a entender que, por meio de soluções inovadoras, é possível prestar serviços cada vez mais eficientes e que de fato atendem as necessidades dos clientes. Com isso, é possível agregar mais valor aos serviços oferecidos. Para se ter uma ideia do quão fundamental a tecnologia se tornou dentro das empresas, trago dados divulgados pela International Data Corporation (IDC), que revelaram que é possível prever um crescimento anual de 15,5% no investimento em transformação digital até 2023 e que a automatização de processos foi uma das metas atingidas em 2022.
Neste contexto de mudanças e automatização, observamos que no mercado contábil, o termo cloud passou a ser muito utilizado, principalmente no ano de 2020 por empresas que buscam ofertar serviços que sejam capazes de rodar a nova geração de sistemas contábeis. Apesar da ampla divulgação, até então não havia uma solução nativamente web, capaz de rodar via navegador e que de fato pudesse suprir todas as demandas de uma organização contábil.
Em fevereiro de 2022, foi entregue o Questor Cloud em primeira mão aos seus clientes, e em agosto para o mercado. Uma tecnologia 100% web, permitindo migrar toda a operação contábil de forma completa. Essa plataforma conta com o processamento de todos os regimes tributários, obrigações acessórias de todos os estados e a folha de pagamento, inclusive com incidência de verbas variáveis.
Ao utilizar um software contábil da nova geração, além do que já falamos anteriormente sobre um sistema totalmente web de verdade, é possível ainda manter os principais benefícios de uma infraestrutura em nuvem, garantindo a segurança nos dados, backups e atualizações automáticas. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que com o Questor Cloud é possível evitar gastos, pois não exige um usuário chave responsável pelas automatizações e parametrizações.
Automatizações e integrações entre cliente e contabilidade fazem a diferença
Em crescente uso no mercado ao longo dos anos, a automatização é um conceito que tornou-se uma realidade nos escritórios contábeis e demanda atenção por parte dos gestores. Por meio do uso de tecnologia de ponta e de processos automatizados, é possível que as organizações possam se desenvolver de forma acelerada, afinal, a rotina contábil terá uma considerável otimização de tempo, gestão de resultados e controle de demandas. Somados a isso, relatórios, gráficos e dashboards gerados a partir da movimentação diária permitem uma visão completa das empresas atendidas, tornando o trabalho muito mais estratégico.
Considerando ainda o avanço tecnológico, algo que não pode faltar é a possibilidade de conectar os sistemas contábeis às diversas soluções de gestão empresarial, registro de ponto, gestão de pessoas e outros. Essa integração passa a fornecer os dados para a contabilidade de forma nativa, tornando o contador mais autônomo em relação à busca de dados dos seus clientes, tanto na área fiscal, folha de pagamento, como também inventário, patrimonial, financeiro, contábil e outros.
Todas as informações que precisam ser entregues ao contador para geração de guias, folhas de pagamento, registro de abonos, cálculos específicos, podem chegar diretamente no sistema. Desta forma, concentra-se uma redução significativa de erros na digitação, lentidão na recepção por falta de entrega do cliente e ganha-se em produtividade do time, perdendo menos tempo em buscar dados que já estão inseridos no sistema.
A nova geração de sistemas contábeis trazem recursos e vantagens que tornam o escritório cada vez mais automático, simples de operar e colabora com o desenvolvimento do cenário empresarial, pois o contador poderá estar cada vez mais próximo do seu cliente, mostrando dados e guiando com as melhores estratégias tributárias, financeiras e de gestão de pessoas.
Guilherme Pellegrini, Gerente de Operações da Questor.
