A Documentar, empresa mineira com 23 anos atuação no mercado de gestão da informação, lançou nesta semana o primeiro software no modelo ASP (Application Service Provider) aplicado à gestão e organização de documentos eletrônicos para o universo de pequenas e médias empresas: o i4BS – Information for Business Solution. O modelo ASP permite que as empresas hospedarem seus dados e aplicativos em data centers, por meio dos quais os usuários acessam, processam, atualizam e obtém informações dos sistemas pela internet.
Segundo Rosália Paraíso, sócia diretora de negócios da empresa, a solução já está funcionando na Sanofi-Aventis e na Albino Advogados Associados, e em breve deve ser anunciado um novo cliente na área governamental, em Brasília.
De acordo com ela, o i4BS é uma solução de gestão integrada da informação, que oferece para as pequenas e médias empresas os recursos de governança em grau de investimento compatível ao segmento. Com soluções pré-formatadas por segmento e aplicações, o software fornece um serviço automatizado para organização de documentos eletrônicos e físicos, pela rede ou web, disponibilizando ao usuário diversos mecanismos de busca e acesso às informações, como indexação e estrutura de pastas e funcionalidades para a padronização e o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos.
Segundo a executiva, "os próximos anos serão dedicados ao que denominamos como segunda onda, com a aplicação do ECM. A primeira onda foi definida pelo ERP, para organização dos dados; agora, com o ECM, partimos para um conjunto de tecnologias destinadas a capturar, armazenar, gerenciar, preservar e publicar documentos de qualquer natureza".
"A maioria das organizações buscam, nesse momento, soluções que atendam suas inúmeras demandas, que vão desde a manutenção atualizada dos seus processos de negócio até a gestão de informação e do conhecimento produzido, mas enfrentam uma grande dificuldade para entender as ofertas de mercado e adquirir esta prestação de serviços de maneira continuada e principalmente integrada", afirma Rosália.
O produto conta com templates como de taxonomia, de tabela de temporalidade de documentos, de formatação eletrônica de conteúdo, que facilitam a utilização por uma pequena e média empresa.
Modelo SaaS
A empresa também já planeja seus próximos passos para a evolução da solução, como a oferta no modelo de venda de software como serviço (SaaS, na sigla em inglês) para o primeiro semestre do ano que vem. Em parceria com IOB prepara uma nova solução especifica para área jurídica, de modos que os templates do produto sejam atualizados de acordo com as exigências legais de forma dinâmica.
"Pesquisas mostram que 70% do que existe de informação armazenada é lixo, o que significa custos adicionais de armazenamento, espaço físico, etc. As empresas não têm a visão do processo completo, pois quando um documento perde sua validade legal não precisa continuar a ser armazenado", exemplifica Rosália.
A Documentar trabalha também no modelo de BPO – Business Process Outsourcing para grandes clientes como Petrobrás, Vale, Samarco, Gerdau, Açominas e Embratel, entre outras. Tem um quadro de 500 funcionários multidisciplinares, como consultores da empresa, bibliotecários, engenheiros, economistas e profissionais ligados à tecnologia e informação.
