Irani Papel e Embalagem ganha agilidade na implantação do RH Digital

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Post content – Como uma empresa que fabrica papel também pode contribuir com o meio ambiente? A resposta é a adoção de práticas sustentáveis, com inovação e melhorias em seus processos ou renovação deles por meio de novas tecnologias, com as quais é possível contribuir substancialmente com meio ambiente.

Nesse contexto, ao longo de seus 80 anos de história, a Irani Papel e Embalagem implementou processos em sua linha de produção e de extração, que obedecem aos princípios de sustentabilidade de forma a trazer impactos positivos para a natureza. A prova disso é que a companhia catarinense já conquistou mais de 50 prêmios na área de sustentabilidade.

Atualmente, a Irani conta com cinco unidades fabris em quatro estados brasileiros, 2.200 colaboradores e 34 mil hectares de terras para atender a sua produção de papel para embalagem, caixas e chapas de papelão ondulado e resinas.

Início da transformação digital do RH

Alinhada ao processo de evolução da companhia, a transformação digital está acontecendo a passos largos. Novas tecnologias estão sendo implementadas e a área de Desenvolvimento de Pessoas (DES) não poderia ficar de fora deste processo. "A área jurídica já havia implementado a assinatura digital em contratos com fornecedores e fomos conhecer melhor como essa tecnologia poderia ser aplicada no DES. Com a pandemia e alteração do nosso modelo de trabalho para remoto, percebemos que esse processo poderia ser também utilizado no DES, assim teríamos mais agilidade nas assinaturas de documentos de admissão", comentou Bianca Souza Salatino, Coordenadora de Atração, Retenção e Administração Pessoal da Irani.

Processo de avaliação de solução e implementação

Bianca explicou que logo que o serviço foi contratado, a plataforma foi colocada em testes. Ela lembra que a primeira assinatura foi um contrato de prestação de serviço conduzido pelo jurídico. Como o resultado foi favorável, a área do jurídico incluiu em suas metas individuais o aumento gradativo de assinaturas eletrônicas.

Após a criação de um tutorial simples e um vídeo explicativo para orientar quanto às assinaturas, o time de DES passou a experimentar a ferramenta também, utilizando inicialmente para os documentos de admissão de novos colaboradores. Foram instalados ainda computadores e internet para que o pessoal do chão de fábrica também pudesse assinar documentos.

"Avaliamos 3 fornecedores e a QualiSign se mostrou mais acessível para apresentar a ferramenta e aplicabilidades, nos passando bastante segurança com relação ao processo de implantação. Além disso, o portifólio de empresas que já utilizavam o serviço foi um dos fatores de segurança para a escolha", completa a Coordenadora de Atração, Retenção e Administração Pessoal da Irani.

Resistência natural ao que é novo

Uma nova tecnologia gera mudança de hábitos e, como consequência, pode trazer alguma resistência para a mudança, que muitas vezes é cultural. Bianca disse que na área de DES houve um pouco de resistência das analistas que desempenham os processos operacionais, mas em pouco tempo o time se adaptou. "Por estarem acostumadas com o modelo manual, demoraram um pouco para entender o quanto esse o processo digital nos proporcionaria agilidade de entregas. Com o tempo, foram agregando valor ao processo e hoje estamos muito bem adaptados e buscando ampliar cada vez mais os documentos nesse novo formato. Optamos por centralizar no corporativo as inclusões dos documentos, ficando com as unidades a orientação com relação às assinaturas", comentou.

Quando utilizar a Assinatura Digital ou Eletrônica

Na Irani o critério adotado para utilizar a assinatura digital (com certificado digital) e assinatura sem certificado digital (eletrônica) foi com base no tipo de documento a ser assinado. "Para assinatura digital utilizamos documentos únicos e individuais que exijam assinatura dos procuradores, para assinatura eletrônica todos os documentos de admissão, férias e rescisão (quando aplicável)", explicou Bianca.

Os principais documentos que foram convertidos para o digital foram:

Formulários relacionados ao processo de admissão de novos colaboradores, Contrato de Trabalho, Ficha de Registro, Inclusão, alteração ou exclusão de Benefícios, Aviso de Férias, Aviso de Desligamento, Termo de rescisão de contrato de trabalho.

Exceção: Demissão sem justa causa, por conta de os órgãos competentes ainda não estarem aceitando documentos com a assinatura digital e eletrônica. Não por conta da validade jurídica da assinatura, mas por conta da capacidade operacional do órgão em aceitar documentos digitais.

De 10 dias para 48 horas

A maior vantagem do processo digital é o ganho de velocidade na formalização do documento. Ao implementar a assinatura digital e eletrônica em documentos, o processo anterior feito em papel será rapidamente esquecido, devido a agilidade e comodidade: "Entendemos que esse foi o nosso maior ganho, temos alguns períodos do ano que as admissões são em grande escala. O que levávamos cerca de 10 dias para coletar todas as assinaturas (procuradores, colaborador e testemunhas), agora estamos finalizando em até 48 horas. Em alguns casos utilizávamos os serviços de correio ou motoboy para a coleta de assinaturas, agora não se faz mais necessário."

Redução de Custos e ganho de produtividade

Fica claro que a mudança do processo em papel para o digital, elimina uma série de etapas e consequentemente custos operacionais, como destacou Bianca: "Avaliamos os itens considerados e entendemos que o ganho em redução de custo para a área do DES foi de 60%, tendo em vista que nossos documentos não estão 100% em formato digital, o que ainda nos exige manter os custos de aluguel de impressora e, em alguns casos mais pontuais, documentos físicos e a necessidade do seu armazenamento".

Outra vantagem percebida no uso do mundo digital é a concentração de todos os documentos em um só lugar, na plataforma digital, facilitando o controle de quem precisa assinar e de quem já assinou. A possibilidade de ajuste do workflow de documentos ou mesmo recolocar um documento que ainda não foi assinado, dá agilidade operacional. "Em nossos cálculos, verificamos que houve economia de 3 dias por mês por colaborador. Estes recursos ganharam 13,1% de produtividade, o que permitiu que eles pudessem focar em outras atividades mais relevantes ao DES", explicou Bianca.

Sustentabilidade – Um dos pilares da Irani

Falar em ganho de economia de papel em uma empresa que fabrica papel destinado à fabricação de embalagens (papel kraft), parece ser incoerente, mas não é. A mudança do papel para o digital se faz por uma necessidade de ganhar agilidade, produtividade e simplificação dos processos no mundo administrativo. Isto também contribui com a economia de energia, água, e redução de emissão de CO2 que seriam gastos na produção do papel.

Essa é apenas uma das muitas ações da Irani, que possui um programa robusto de gestão ambiental com ações sustentáveis desde o processo de extração da madeira até os seus produtos finais, indo de encontro aos seus valores: "O compromisso com a sustentabilidade está em toda a nossa cadeia de negócios: nasce a partir das florestas e se completa com a atuação nas comunidades próximas, o que promove a busca por uma vida socialmente justa".

Intangíveis

O digital nos leva para uma mudança de comportamento e de hábito. Agora a companhia tem a disponibilidade e acesso a um documento que pode ser assinado em qualquer lugar e a qualquer hora, inclusive pelo seu dispositivo móvel. "Diretores e procuradores ficaram muito satisfeitos, pois recebiam pilhas de papeis para assinatura e agora conseguem até assinar em lote, com um único clique. Nossa percepção agora é de mais organização e tempo para as pessoas analisarem os documentos", disse Bianca, que completou com dicas para a implementação da tecnologia: "No início temos receio de que algo não funcione bem. Experimente, ouse, inove. Esteja alinhado ao seu jurídico. Eles vão te dar o respaldo legal necessário para que tenhamos mais segurança. Obtenha também todo apoio do seu fornecedor. Escolha alguns documentos. Nós escolhemos os documentos de admissão, pois se tivéssemos algum problema o impacto não seria tão grande. À medida que vai dando certo, amplie para outros documentos e assim você vai ganhando mais segurança. O resultado é muito positivo e seguro", concluiu.

Sobre a Irani

Fundada em 1941 e controlada desde 1994 pelo Grupo Habitasul, tradicional grupo empresarial da Região Sul do País, a Irani Papel e Embalagem é hoje uma das líderes do setor de embalagens de papelão ondulado no Brasil, além de ser referência no setor de papel para embalagens (rígidas e flexíveis). Com produção integrada, florestas próprias, energia autogerada e máquinas e equipamentos constantemente atualizados, a Irani produz papéis para embalagens, chapas e caixas de papelão ondulado, resinas de pinus, breu e terebintina, assegurando o fornecimento de produtos de matéria-prima renovável com alta qualidade e competitividade.  A Irani possui 5 unidades produtivas: duas em Vargem Bonita (SC), uma em Santa Luzia (MG), uma em Indaiatuba (SP) e uma em Balneário Pinhal (RS), além de florestas em Santa Catarina e Rio Grande do Sul, e escritórios em Porto Alegre (RS) e Joaçaba (SC), e conta com mais de 2.200 colaboradores.

Sobre a QualiSign  

QualiSign é uma empresa 100% nacional, com mais de 26 anos de experiência no mercado. É o maior portal de serviços de formalização digital e eletrônica da Internet brasileira. Possui uma gama de diversos serviços de formalização digital, como: Assinatura Digital e Eletrônica, Laudo Digital, Aceite Digital, além de serviço de envio de notificações por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada e Carimbo de Tempo.

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