Cuidar da educação, mas sem deixar de lado as necessidades de atualizações tecnológicas. Foi assim que a Cultura Inglesa, escola que idiomas que atua no Brasil há mais de 70 anos e só no Estado de São Paulo conta com 17 unidades e cerca de 50 mil alunos, decidiu terceirizar todo o seu ambiente de TI. A escolha do prestador aconteceu em 2002 e recaiu sobre a YKP, integradora de sistemas, que desenvolveu e implementou o Sistema Easy, solução que engloba todos os processos de atendimento aos alunos da instituição e permite o gerenciamento das informações acadêmicas e financeiras via web.
Na época a YKP ainda dividia o outsourcing com a Unisys, responsável pelo help desk e impressão dos boletos. No entanto, com o contrato vencido este ano, a Cultura Inglesa decidiu renovar até 2012 e entregar todo o ambiente de TI para a integradora, que ficará responsável pelo full outsourcing.
Pelo novo acordo, a fornecedora passa a responder não só pela aderência do sistema aos processos da escola e por seus upgrades, como também pela hospedagem, links de comunicação, serviços de impressão (boletos bancários, boletins, relatórios, etiquetas) e serviços de suporte com equipe de help desk 100% dedicada.
Waldir Lorenzetti Jr, gerente de TI da Cultura Inglesa, conta que a decisão do full outsourcing simplificou a gestão. ?É mais fácil gerar apenas um fornecedor, mesmo que este quarteirize com vários parceiros, nós passamos a contar com a apenas um interlocutor?, afirma.
A solução adotada, Easy, segundo o gerente de TI, automatizou todo o processo da instituição. ?Hoje conseguimos acompanhar o histórico do aluno como notas, faltas, professores, turmas, salas e demais ocorrências, além dos processos financeiros (de controle de inadimplência à comunicação com bancos para checagem de pagamentos)?, diz. Segundo ele, os resultados têm sido tão positivos que a Cultura Inglesa já estuda a implementação do sistema em outras 14 unidades.
Desenvolvido em linguagem web e plataforma Windows, o sistema se integra a outros da Cultura Inglesa, como o ERP JD Edwards e o Portal de Ensino online E-Campus. As áreas financeira, acadêmica e a diretoria executiva agora têm integração real-time.
Lorenzetti conta que a estrutura interna de TI é pequena. ?Somos apenas quatro profissionais internos responsáveis pelas unidades de São Paulo e Santa Catarina. Com o outsourcing, temos a tranqüilidade para nos dedicarmos mais às nossas atividades-fim?, justifica.
