Com o objetivo de melhorar os processos administrativos e reduzir custos em seu faturamento, o Hospital San Paolo implantou o outsourcing de impressão num período de apenas três semanas, incluindo desde a análise das necessidades até a realização dos treinamentos.
A tecnologia escolhida pela Compushop, responsável pelo serviço, prevê o uso de duas plataformas de software. A primeira colhe as informações sobre as impressões feitas. A outra faz o total gerenciamento dos dados colhidos por meio do software Printer Billing, que permite o gerenciamento da atividade on-line.
Esse último é capaz de ratear os custos por impressão de cada acesso (com senhas específicas) realizado neste sistema. Todas as impressões são armazenadas em contas específicas, além de centralizar as necessidades de cada departamento e retirar permissões indevidas às impressões. O acesso ao portal foi restrito às áreas gerenciais como administrativas, comercial, faturamento, TI e diretoria.
Desse modo, o hospital consegue visualizar todo o volume de impressão dentro de um determinado período, comparar com outros meses, montar gráficos de uma determinada área, saber quais são os setores ?top? em termos de quantidade de material impresso dentro da empresa, permitindo, inclusive, monitorar desperdícios de material.
O diagnóstico do Hospital San Paolo apresentava mais de 60 impressoras jato de tinta, com uma necessidade de manutenção constante. Com o trabalho de outsourcing esse número foi reduzido para 22 impressoras de alta capacidade, todas com impressão a laser, com uma qualidade muito melhor.
A solução em si não consiste somente na redução de custos, mas também o gerenciamento e a disponibilidade a todos os usuários, sem tantos problemas de manutenção. Segundo a empresa, ?a utilização consciente de cópias em papel protege o meio ambiente, combate ao desmatamento e diminui o lançamento de produtos não-recicláveis no ambiente (cartuchos de impressão), uma estratégia inteligente que além de aperfeiçoar estruturas de trabalho, garante o desenvolvimento sustentável?.
?Antes o hospital imprimia cerca de 200 mil páginas por mês e o controle era feito pela análise do volume de insumos adquiridos e demanda de atendimento, portanto, não retratava a realidade. Após a implantação, chegamos a 120 mil páginas no primeiro mês. Nos meses seguintes, acompanhamos um crescimento, mas que existiu apenas em decorrência do aumento do volume de atendimento do hospital?, explica o diretor administrativo do Hospital San Paolo, Jociliano Leonel.
