A operação do Hotel Urbano cresce de forma expressiva apesar do seu curto período de existência, o que exigiu a implantação de um sistema para automatizar os processos financeiros que estão por trás dos serviços que oferece.
A empresa, que atua como agência de viagens online, implementou a plataforma SAP Business One. O projeto, desenvolvido em cinco meses, contou com o apoio da Artsoft Sistemas, parceira de integração da SAP.
Fundado em janeiro de 2011, o Hotel Urbano oferece diariamente mais de 3 mil opções de viagens para os principais destinos turísticos do Brasil e do exterior em seu site, além de mais de 180 mil opções de hospedagens em todo o mundo.
No ano passado, o Hotel Urbano comercializou 1,6 milhão de diárias e, para 2013, a expectativa é superar a marca de 2,5 milhões de diárias vendidas.
Com a adoção da solução SAP, o Hotel Urbano ganhou fôlego para seguir crescendo rapidamente. Assim, o faturamento pode atingir o patamar de R$ 450 milhões em 2013, ante a receita de R$ 280 milhões contabilizada no exercício passado.
O Hotel Urbano tem sede no Rio de Janeiro, escritório em São Paulo, uma carteira com mais de 15 milhões de clientes cadastrados e mais de 2 milhões de diárias de hospedagem vendidas dentro do Brasil e também no exterior.
As transações são realizadas por meio de uma plataforma online chamada Admin, desenvolvida internamente pela equipe de tecnologia da informação (TI) do Hotel Urbano.
Através desse sistema, a agência publica todas as suas ofertas, que mudam diariamente, e administra e gerencia as vendas das diárias e pacotes via site.
Apesar da capacidade de o sistema Admin em lidar com o grande volume de vendas, os controles financeiros que seguem as vendas, que eram realizados manualmente através de planilhas, ficaram muito difíceis de gerenciar.
"O volume de vendas cresceu muito e começamos a não mais dar conta de seguir com processos manuais para fechamento financeiro", conta Eduardo Sampaio, gerente financeiro de projetos do Hotel Urbano.
No início de 2012, o Hotel Urbano entendeu que era hora de implementar uma solução de gestão corporativa para automatizar os processos financeiros por trás de seus serviços.
"O Admin lida muito bem com os processos peculiares do Hotel Urbano, bem como com o grande volume de vendas realizadas diariamente através do nosso site. Por isso mesmo queríamos uma solução que pudesse ser facilmente integrada a ele, ao invés de substituí-lo", diz Sampaio.
Hoje o SAP Business One cuida de toda a parte financeira do Hotel Urbano, enquanto o sistema Admin realiza as vendas e envia para o novo sistema de gestão as informações sobre valores, formas de pagamento, validade do pacote e números de pedido de cada compra.
A partir daí o SAP Business One cuida de todo o processo, até a emissão das notas fiscais para o cliente. "As informações são passadas à área de contas a pagar, que faz a comunicação bancária e, então, emite as notas fiscais de serviços", detalha Sampaio.
Faz parte das atribuições da plataforma SAP Business One os processos de fechamento financeiro do Hotel Urbano.
A avaliação é que o Hotel Urbano ganhou muito mais velocidade em suas rotinas contábeis e fechamento financeiro a partir do projeto. Além disso, passou a contar com relatórios detalhados sobre os seus negócios.
O SAP Business One gera dashboards que permitem aos executivos do Hotel Urbano identificar as regiões para as quais mais vendem, bem como os destinos turísticos mais procurados.
Também é possível saber quais os tipos de produtos, parceiros de hospedagem ou companhias aéreas mais rentáveis. "Isso nos permite oferecer os melhores pacotes ao mercado, com a certeza de lucratividade para a empresa também", afirma Sampaio.
