A CEB – Companhia Energética de Brasília – contratou os serviços da Paradigma Business Solutions, empresa especializada em desenvolver modelos e soluções de processos de negócios e relacionamentos eletrônicos, para desenvolver uma plataforma de gestão visando modernizar e agilizar os processos de compra de energia.
O projeto, iniciado em 2009, priorizava o desenvolvimento de um Sistema de Gestão de Comercialização de Energia Elétrica para permitir que a superintendência de mercado da companhia tivesse maior controle sobre os mais de 180 contratos que estão em vigor atualmente.
Gilmar Marra Gulart, coordenador do projeto, explica que, além da gestão comercial de energia, a plataforma também irá realizar a gestão dos contratos de compras de energia, gestão de encargos setoriais, checar pagamento das faturas, realizar os reajustes dos contratos, entre outras funções.
A pedido da CEB foi desenvolvido um módulo de cadastro para facilitar a geração de documentos para a participação de leilões. O módulo contará com documentos institucionais essenciais, além de informações detalhadas sobre os processos de obtenção de documentos específicos para leilões, isso tudo para agilizar a participação da empresa e garantir o cumprimento de todas as normas pré-estabelecidas pelos órgãos competentes.
Outra vantagem operacional proporcionada pela plataforma será a unificação dos dados em um único local. Gulart explica que cada colaborador era responsável pela posse de determinados dados, o que muitas vezes acarretava em informações duplicadas ou desencontradas, além da dificuldade em filtrar e reunir dados para a elaboração de relatórios. "Com os dados reunidos e organizados no mesmo local a elaboração dos relatórios deve ser feita em apenas um quinto do tempo utilizado anteriormente". Ele acrescenta que, com o grande volume de contratos, era muito difícil conferir os dados das compras manualmente, o que ocasionava erros nos pagamentos, e que "com a gestão dos dados feita pela plataforma a margem de erro será praticamente zero".
Para melhorar a comunicação entre diferentes áreas da empresa foi desenvolvida também interface com o sistema de gestão utilizado em outros setores para garantir o compartilhamento das informações. Gulart afirma que os benefícios trazidos pelo novo sistema são muitos. Além de precisão e agilidade, haverá mais transparência nos processos, pois como as informações estão disponíveis em plataforma web, os dados podem ser acessados por qualquer pessoa em qualquer lugar, o que facilita muito na tomada de decisões.
A CEB também terá otimização de custos pela eliminação de gastos com papel, impressão e ambientes de rede, já que tudo será digitalizado e disponível via web. "Contratos, faturas, boletos, tudo será digitalizado. Além de eliminar o papel dos processos, essa medida também vai ajudar muito nas auditorias e fiscalizações, pois disponibilizará dados precisos de forma prática e ágil", diz Gulart.
A complexidade do projeto exigiu 24 meses para customizar e integrar a plataforma Paradigma WBC Energy aos sistemas da CEB, incluindo a revisão de processos e práticas. As próximas etapas serão a migração dos dados para a nova plataforma, que deve ser finalizada até outubro, e o treinamento dos colaboradores para as mudanças operacionais relacionadas à nova solução.
"Criamos a ferramenta ideal para nossas necessidades. Com a diminuição dos processos manuais teremos mais tempo para investir no estudo do mercado, queremos apurar melhor os processos, acompanhar de perto a evolução do setor e as audiências públicas, enfim, abrir horizontes e mudar a cultura interna da empresa para que possamos pensar adiante e estar a frente do nosso tempo", finaliza Gulart.
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